电子文件接收归档管理现状及问题的思考

马梁

【摘要】随着信息化建设的快速推进，计算机网络已经渗透到社会的方方面面，在单位教学、科研、生产、经营、管理等各项活动中都发挥着重要作用。计算机网络的广泛应用，产生了数不胜数的电子文件，但由于种种原因，单位各部门产生的电子文件多，而归档的电子文件极少。本文从电子文件工作的实际出发，深入分析电子文件接收归档管理工作的现状及问题。

【关键词】电子文件;接收归档;现状问题

随着信息化的不断深入，各种信息化系统的推行，电子文件的数量越来越多，电子文件的接收、归档等问题成为档案工作人员面临的重要课题。近年来，我国档案界如火如荼地开展了电子文件的研究。然而，与理论发展相比，实践的进展却比较滞后，理论在天上飞，实践在地上爬。理论与实践脱节、法规与执行脱节的情况比较严重。基层档案人员对于电子文件归档管理不同程度地存在“不想管”“不敢管”“不会管”的现象，造成电子文件管理失控。

我国制定实施了《电子文件归档与管理规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档数据储存技术要求》《电子档案移交与接收办法》等一系列标准、规范，档案部门也进行了电子文件归档管理的实践，总体讲电子文件管理得到了逐步加强，但是还普遍存在着很多问题。

一、对电子文件重要性认识不足

多数单位对于电子文件的认识和理解仍然停留于传统纸质文件管理的范畴，尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值以及电子文件管理的重要性和特殊性，重纸质轻电子，只有极少数的电子文件，如数码照片、数码录音录像等归档，文书类电子文件几乎都没有归档，电子文件处于自生自灭状态。以河南大学为例，截止2017年底，归档电子档案（数码照片、数码录音录像等）只占0.28%。有的单位虽然开展了电子文件归档工作，也只是档案部门从信息系统下载、只能用来查看信息、无法律效用的电子文本，对电子文件也没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在U盘、硬盘、光盘等介质内，这样，即使不会丢失，日积月累，也会成灾。

二、电子文件归档程序不够完善

目前，大多数信息化系统在设计时没有档案部门参与，对电子文件的归档考虑不周，一般没考虑物理归档功能，最多只设计了逻辑归档功能（也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未改变），而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。多数实行电子文件逻辑归档的单位，由于系统设计未充分考虑电子档案长期保存问题，应归档的电子文件不能脱离信息系统完整独立存储，电子档案资源存在丢失隐患。

三、电子文件数据转换集成困难

随着信息化系统推广应用快速发展，也快速形成了复杂的电子文件使用格局，主要有word、pdf、tiff、jpg、excel、xml、ced、wps等多达20几种，其它的网络会议电子记录、录音记录的格式则更为复杂。这些文件格式相互间需要转换数次才能达到完全的数据共享。电子文件格式五花八门，使得档案部门面对系统各自独立、数据格式各异的电子文件，很难开展数据格式转换，数据信息无法同步，档案部门事实上被排除在电子档案管理体系之外，难以将电子档案信息集成到档案管理系统，难以保证《电子文件管理暂行办法》规定的接收、保管电子档案的职能履行到位，给电子档案信息传输、接收和整编带来重重困难。

四、“双套制”造成的资源浪费和不完整性

“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。单位制发的文件，除将一套电子文本上传到单位的办公自动化系统中，供业务部门办理使用，还要再印发一套纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费;而一些特殊类型的电子文件，诸如视频、音频、多媒体、超文本、数据库等许多种类、格式的电子文件并不能彻底还原成纸质文件输出，造成“双套制”的不完整性。

五、重办公系统轻其它系统

随着信息化的发展，单位各个部门都相继使用了信息化系统，包括办公自动化系统、财务电算化系统、物资管理系统、科技管理系统、人力资源管理系统、合同管理系统、设备管理系统以及各职能处室网站等，这些系统在方便办公的同时，也都产生了很多的电子文件。从河南大学现有电子文件的归档情况来看，已归档的也只有办公自动化系统产生的一小部分电子文件——俗称的“红头文件”，其它大量有保存价值的信息，如各种简报、安全动态、参考资料、政策导读等都没有归档保存，而其它信息系统产生的电子文件如会计电算化档案的归档更是一片空白，造成了电子文件的严重流失。

六、电子档案保管技术手段缺位

长期以来，由于档案室存档案都以纸质占绝对优势，习惯了纸质档案的保管方法，档案防护技术方法和设备都是针对和适用于紙质档案的，而对于电子档案的保管方法、技术、意识、手段相对落后和不足，电子档案库房和电子档案柜的配备缺失或不足，好多单位都把为数不多的电子档案存放在普通的档案库房和档案柜中，不符合电子档案的保存条件，不利于电子档案的长久保存，不能保证电子档案的安全保管。

七、小结

现在，已进入电子时代，人们对文件的管理，不能只停留在对纸质文件的管理意识和管理方法上。要使人类活动的真实记录得以继续和完整保存，只有迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，保管保存好电子档案，使之为单位各项管理工作服务。

【参考文献】

[1]赵冬梅.谈企业电子档案的归档与管理[J].秘书之友， 2010（4）.

[2]李向前.浅谈办公自动化环境与文档一体化管理[J].求实，2006（S2）.

[3]于瑛甫.电子文件的归档、接收与保管[J].西安档案， 2005（5）：25-26.