企业档案管理社会化问题的探讨

王妍

【摘要】随着经济与科技的不断发展，企业的档案管理工作已经成为当前我国非常重视的问题之一。现如今我国的经济水平正处于高速增长的状态，市场中的企业数量随之不断增多，企业之间的竞争也同样变得越来越激烈。为了尽可能缩减成本，企业通常会将内部的档案交由相關机构进行统一管理，如此不仅能够减少管理投入，而且还能加强管理质量。然而，现如今企业的档案管理逐渐出现社会化趋势，从而产生了各种各样的问题。为此，企业管理人员必须提高重视，对其展开相应的研究。

【关键词】企业档案管理;社会化;可行性;必然性

一、企业内部档案社会化的基本内容

企业的档案主要记录了企业自身发展过程中的全部资料，因此其管理工作对企业自身的发展有着非常重要的意义。不仅能够提供管理效率，而且还能为管理人员在后期工作的决策提供重要的参考依据。社会化则是近些年出现的全新名词，其代表着工作模式方面的转变。档案社会化管理主要是指将企业的档案资料进行外包，提升其开放性价值，促使企业的工作模式发生改变。

二、企业内部档案社会化的重要意义

（一）改善管理模式。我国的社会经济形势正处于高速变化的状态中，尽管对于企业的改革工作带来了诸多益出，但同时也有许多不足，这其中影响最为严重的便是缺少相关管理模式。而采取企业档案管理社会化的方式可以有效解决这一问题，大幅度提升资料的利用率，将档案本身的价值全部表现出来，进而促使企业自身的经济效益有所增长。

（二）节约管理成本。另外，采取档案管理社会化的方式还能有效减少企业经济成本的投入，促使整个管理工作更具科学性特点。同时还能保证所有资料实现透明化，相关人员随时可以调取自己需要的资料，以此加强监督和控制。从经营的角度而言，虽然不能带来直接性的效益，但是能够将工作内容逐步细化，为更多的人提供就业机会，促进了整个行业的发展与进步。

（三）提高资源利用率。采取档案管理社会化的方式还可以提升资源本身的利用率，减少前期成本的投入，满足企业发展的实际需求，这也是促进社会发展的重要趋势。不仅如此，有档案管理机构在这一方面具有较强的专业优势，能够充分利用所有资源，确保每一份档案的价值都能够有效发挥出来，如此便提升了管理工作的质量，因此是所有企业的必然选择。

三、企业档案社会化的可行性

（一）技术发展对管理工作提供了相关条件。现如今已经进入了信息时代，档案管理工作的模式也发生了较大的改变，利用信息技术之后，其传播和交流的效率大幅度提升。然而，企业内部人员在这方面掌握的知识内容十分有限，因此很难完成管理工作。而采用档案社会化的方式，相关机构利用最新的技术种类，促使服务质量得到全面提升，从而使得企业能够第一时间掌握管理工作的实际状态。

（二）依靠业务外包满足需要。随着企业的经营规模不断扩大，其自身需求的内容也变得越来越多，企业的工作种类也变得更具多样性，传统的工作模式显然已经无法满足企业目前的需要。因此，在资源有限的背景下如何提升管理效率是所有企业必须考虑的问题。而档案管理机构的出现，为企业的工作提供了足够的便利，不仅能够增强企业对于资料内容本身的需求，而且大幅度提升了工作效率。

（三）健全的市场提供了基础保障。对于档案管理机构自身来说，法律对于所有规章制度的内容提出了相应的要求，并且对于机构本身的权利及义务也作出了明确的规定。因此，管理机构在进行档案管理工作的时候，其具体执行的操作都有相关法律内容进行引导，促使整个市场不断完善，为企业的发展提供了有力的帮助。

四、完善内部档案社会化的主要策略

（一）技术层面的支撑。为了能够做好企业档案社会化的管理工作，必须将技术种类作为一切活动开展的重要基础，一般主要包括技术层面的支撑以及市场经济层面的支撑。技术层面的支撑通常主要是指档案管理结构和企业之间在进行沟通和交流的时候，其提供的技术种类支撑。而随着网络技术以及无线技术的诞生和发展，使得档案管理机构在了解企业目前档案信息的时候，不再受到空间和时间层面的限制，随时随地可以进行了解，并且依靠相关反馈机制与企业展开实时交流的工作。对于企业自身而言，如果自主进行档案管理工作，无疑需要浪费大量资源，而采取这种方式便可以有效解决所有问题，因此从某种程度上可以算是最为直接也是最具效用的方案。市场经济层面的支撑通常是指政府针对当前市场环境中存在的问题提供一些管理政策，以此为档案管理工作提供良好的市场条件。

（二）内部档案的统一化管理。企业内部档案的集中管理工作可以有效推动档案社会化管理工作的开展，同时也是该管理工作最为重要的特点。为了保障资料内容能够完成统一管理，企业通常会将内部员工的所有资料交由机构负责，从而可以改善原本十分混乱的管理局面。同时在实际管理的时候，还需要将新型技术引入其中，促使所有资料能够完成信息化管理，相关人员能够随时进行资料搜索和查找，提取自己需要的信息资源。而且这种方法还能大幅度提升资料的安全性，不再会有由于人为失误导致资料丢失的情况发生。除此之外，企业还需要防止内部自带档案的情况出现，这种方式很容易导致档案遗失，并且还会加大工作人员的工作难度。尤其是一些对于档案管理缺乏重视的企业，这种情况非常普遍。而采取社会化管理方式便可以有效解决这一问题，确保员工的利益不受影响，从而推动企业持续发展。

五、结束语

综上所述，企业的档案管理工作对于企业目前的市场经营有着非常重要的意义。为此，管理人员必须提高重视程度，采取档案管理社会化的方式，提升管理的质量和效率。

【参考文献】

[1]赵振英.企业档案管理社会化问题研究[J].工业，2017.