数字化信息在医院人事档案管理中的应用分析

李欣

【摘要】随着社会的发展和科技的进步，数字化信息在医院人事档案管理中的应用越来越广泛。本文结合工作实际，论述了当前医院人事档案管理的重要性，重点分析了数据化信息在医院人事档案中的应用。

【关键词】数字化信息;医院人事档案管理;应用

近年来，在医院的发展中，人事档案管理具有重要作用和地位，人事档案的数据化信息管理已成为一项重要举措。随着医疗卫生事业的不断发展，传统模式的人事档案管理方法已不能满足时代发展的需求。为实现医院管理的规范性，就必须结合数字化信息创设出新的管理模式，从而更好地满足医院人事档案管理的需求，本文就数字化信息在医院人事档案管理中的应用与作用提出分析探讨。

一、当前医院人事档案管理的重要性

（一）人工操作效率低。医院的人事档案主要记录医院内工作人员的个人情况，如个人学历、社会关系、工作情况、思想品德、当下职務、个人性格及在职期间的各种奖罚等信息，是个人参与社会活动的记载以及个人情况的真实反映，是医院了解院内职工的重要途径。在对人事档案进行管理时，通常采用人工管理的方法，对个人档案中的资料进行人工手写记录。不仅工作效率低，还容易出现抄写错误，对于抄写中出现的错误修改起来也比较困难，费时费力。同时，在后期查找时也有诸多不便，很难快速查找工作人员的个人档案，不利于管理的科学化、系统化与标准化。而数字化信息技术的推行，避免了上述问题的出现，使得医院认识档案的管理更加规范与高效。

（二）人事档案管理的资料利用率低。大多数医院对于人事档案的管理并不重视，只注重对档案的保管，却不能充分的利用，这样不仅占用大量的空间场地，无形中也加大了医院的开支，使医院在此方面的开支大幅提高。同时，纸质版的档案在进行翻阅与查找时容易造成磨损与损坏。

（三）档案管理信息化水平较低。就目前来看，我国很多医院对自身的人事档案管理的过程中，基础设施与设备条件都不够完善，相对落后于其他科室，信息技术较薄弱，跟不上现代技术的发展。

二、数据化信息在医院人事档案中的优点

（一）提高了医院人事档案管理的工作效率。与传统的档案管理方式相比，数据化信息管理不仅运算速度快，且数据存储量较大，可以方便人事档案管理人员进行资料的编辑、查找与检索。同时，数字化信息的应用可以在短时间内为档案管理人员提供各种人事资料。并且数据化信息在录入时，可减少手工操作带来的问题，提高工作效率和质量。

（二）数字化信息的储存更全面，储存时间更长。数字化信息档案记录方式不需要太多的空间，在计算机上记录即可，且储存空间大，使得储存信息更全面。数字化信息档案以电子文档的格式储存在电脑或优盘等电子储存器中，可以保留很长时间，不会像纸质版的有所磨损。

（三）促进了医院考核的公平性。在医院的考核中，由于纸质版档案在查阅时耗费一定的时间和精力，考核人员在查阅时往往会一带而过，这对于考核而言缺乏一定的公平性。而信息化档案可以避免这一现象出现，工作人员可以迅速查找考核者的档案资料，减少查找资料的时间，同时，可将数字化电子档案公开，使考核数据公开透明，员工可以一目了然了解情况，使考核过程公平、公正、公开。

三、数据化信息在医院人事档案中的应用

（一）建立电子版的人事档案。随着信息时代的不断发展，医院对人事档案管理工作的发展中，应首先建立电子版的人事档案。1.在对相关人员的信息进行记录整理时，通过计算机将人事信息记录到计算机系统中，不仅可以减少手工抄写的失误，同时使档案更加美观整洁。2.在需要相关人员的信息资料时可通过计算机的搜索功能直接找出来，连接打印设备进行打印，用时较短。3.传统的人事档案建立需要较大的档案室来储存，而电子版档案的储存可直接在计算机上进行，不仅占空间小，还具有极强的保密性。4.对于电子档案中的相关信息应该及时更新，通过区域网与电子档案之间的联系，对干部的工作作风有更全面的了解，为医院的干部选拔做好准备。

（二）构建网络化人事档案管理。要保障数字化信息的安全规范，必须建立一定的规章制度，从而保障网络的安全与稳定。通过数字化信息对网络化人事档案的建立，将临床科室、档案管理部门与医院管理部门连接起来，达到人事档案资源共享。实行数据化信息档案管理的岗位责任制，分工明确，建立并完善科学的用户权限管理制度。

（三）强化数字化信息的安全防护措施。数据化信息技术在医院人事档案管理中的应用，为医院档案管理工作带来许多方便，但同时也受到网络信息安全方面的隐患。人事档案资料记录着医院工作人员的很多信息，一旦丢失或泄露，会造成很多严重后果。因此，应不断提高档案管理人员的安全意识，加强相应的防护工作，增强网络安全隐患的防护意识，通过设立防火墙、安装杀毒软件等实现计算机的安全防护工作。同时，在重要人事档案的储存时进行加密处理，确保档案的安全性。

四、结束语

总之，医院要想快速健康发展，就必须利用好数字化信息档案的管理方式，使其发挥最大作用，提升档案管理水平，推动医院实现现代化管理与发展。

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