提高高校人事档案管理信息化路径选择

杨琪

【摘要】高校人事档案管理工作是高校实施“人才强校”战略的重要信息资源。我国高校档案管理工作普遍存在着管理手段落后、人事档案收集工作力度不够和档案资源利用效率不高等诸多问题。通过对高校人事档案管理工作在信息化社会的发展研究，可以不断改进高校人事档案管理的手段，创新人事档案管理工作方法，完善人事档案管理的体制和机制，进一步提高人事档案管理的规范化、科学化和信息化水平。从而实现高校人事档案资源更好地服务于广大教职工、服务于高校人事管理工作和服务于高校整体实力快速提升的目的。

【关键词】人事档案;信息化;高校;数字化

高校人事档案管理工作是高校人事管理与服务的核心内容，也是高校人事工作的基础性工程。与其他档案管理相比，高校人事档案管理呈现出专业性和复杂性的特点，具有一定的特殊性。随着我国高等教育管理体制的创新和高校人事管理制度改革的不断推进，国家有关部门对新常态下高校的人事档案管理工作提出了新的、更高的目标和要求，这给高校的人事档案管理工作带来了新挑战。目前，我们处于信息化新时代，社会竞争日渐加剧，利用信息化社会的资源，建设信息化人事档案管理平台，是高校深化人事制度改革，提高人事档案管理和服务水平的一项先进方式。

一、新时代高校人事档案管理面临的机遇

（一）信息化保护纸质档案。到档案室翻阅纸质档案，摘抄相关信息和复印部分档案是当前高校利用人事档案的常用方式。通过调查某高校利用人事档案的人员数据显示，高校职能部门人员占需要查阅档案人员总数的75%，其中包括人事部门、组织部门、外交部门、办公室、教务部门等，另外教师、社会其他机构人员占需要查阅档案人员总数的25%，由于不同的人员查阅人事档案的目的和用途不同，同样的信息经常会重复查找，出现同一份人事档案翻阅多次的现象，这种利用档案的方式费时费劲效率低，还会损坏原始的纸质档案材料。高校人事档案的利用率很高，日常工作中要经常查阅，特别是在每年职称评定、工资调整时;在岗位竞聘需要确认工作年限、职称等信息时;在报考博士需要确认或复印成绩单等情况，有时要多次翻阅人事档案，加上反复拆装，都会损坏纸质档案材料。档案管理信息化的实现，各种信息都可以通过计算机数据库查询，无需翻阅纸质档案，很大程度上延长了人事档案材料的寿命。

（二）信息化提高工作效率。目前，高校的人事档案管理主要以实体档案为主，工作人员主要工作是收集、整理、分类、归档、查阅等，这些工作都是手工操作，工作量大，需要花费大量的时间和精力。通过调查某高校查阅人事档案的方式数据显示，由于人事档案的保密性和政治性等原因，到档案部门查阅是高校人事档案查阅的主要方式。而在提供查阅服务时，工作人员通过各分类目录查找需要查阅的人事档案，再从人事档案目录中翻阅需要查找的信息，费时费劲。人事档案管理实现信息化后，建立相应的档案数据库，一次录用可以重复使用，还可以在一定范围内实现人事档案资源共享。通过建立人事档案信息共享平台，档案利用人員只要登录校园网等网络系统，就可以快速及时地查询相关信息，足不出户找到想要的信息，非常便利。档案管理员在进行各种数据统计时，不需要进行人工测算，只要人事档案信息录入计算机系统，计算机就能进行自动整合、统计、筛选等功能，大大提高了档案利用的效率，人事档案信息也得到很好的利用，为高校作出各项决策提高准确的数据。

（三）信息化提高管理员业务水平。信息化管理后，人事档案管理人员能够从繁重的收集、整理、归类、归档等琐碎的工作中解脱出来，不用长时间在库房中逗留，免受档案防虫产品、防潮产品对档案管理人员身体的影响，充分保护档案管理人员的身心健康，体现以教职工为本的新时代人性化管理理念。还可以通过网络系统控制库房的温度、湿度等，不用进入库房就可以进行相关工作，手工工作时间大大减少，档案管理人员能够抽出足够的时间进行档案管理新业务、新知识的学习和钻研，创新工作方式、方法，提高人事档案管理水平。管理人员还可以通过网络在线学习，方便快捷，方式灵活，效率高。

二、新时代高校人事档案管理面临的挑战

（一）技术方面的挑战。国家的方针政策和法律法规是高校人事档案管理工作的原则和基础，各项工作都要围绕这些原则和基础来开展。高校人事档案管理具有系统性、完整性、真实性、政治性、保密性等特征，严密的管理制度和管理程序是传统高校人事档案管理的特点，便于保管好档案和严防档案泄密。信息化时代，信息飞速传送，人事档案信息一旦泄露，以当下的传播速度，在几秒钟之内就能造成不可挽回的损失。在高校人事档案信息化道路的过程中，要妥善处理好信息的开发、利用和保密三者之间的关系，在确保高校人事档案信息安全性、保密性的前提下，对人事档案信息进行开发。为防止档案信息被盗取、被篡改、被破坏等，要采用访问和管理权限设置、安装防火墙、登陆认证、口令认证等方式，选用科学的安保系统，在网络管理技术方面保证人事档案信息的安全，这些给人事档案信息化管理带来了更高的挑战。

（二）工作人员业务能力挑战。传统模式下的高校人事档案管理，依靠的是人工对档案进行分类、整理、归档，提供的服务主要是通过人工查找的方式来满足利用者的需求。而在信息时代，高校人事档案工作人员要掌握新时代档案信息管理的有关技术和设备的运用，才能适应新时代的发展需求，为档案利用者提供更加优越的服务。信息时代，人工智能、自动化信息处理、声像处理技术、网络通信技术、微缩技术、计算机技术等在人事档案管理工作领域的运用越来越广泛，对高校人事档案工作人员的素质要求也越来越高，对工作人员业务能力的挑战前所未有，高校人事档案工作人员仅仅熟识传统的人事档案管理知识、方式方法远远跟不上形式的发展。高校的人事档案工作人员，要不断进行培训学习，接受继续教育，掌握新设备的使用方法，掌握网络紧急情况的应急能力和处理办法，具备信息化时代人事档案网络建设、数字化建设的能力，开发优质高效的服务方式。

（三）管理投入方面的挑战。伴随着电子图片、文档、表格、视频等电子档案的出现，以及档案的读取、查阅对电子计算机的要求越来越高，高校人事档案的管理越来越离不开计算机、高速扫描仪等现代化的硬件设备。要实现现代化的人事档案服务，档案信息的开发和整合、档案数据库的建设、档案服务系统和平台的建设、纸质档案的数字化等，都需要配套的软件设施，这些相应的软硬件设施以及与之相关的技术应用，都需要投资大量的经费。另外，由于高校长期对人事档案管理的投入不足，部分高校的档案库房还是融办公、阅档、仓库为一间，空调、除湿机等温湿度控制设备，防火、防盗等设备不足，对工作人员的档案信息管理、服务的技术培训不足，只有管理者加强高校人事档案管理的投入，才能为实现高校人事档案信息化提供有利保障。

三、新时代高校人事档案管理信息化路径

（一）树立主动服务理念，形成创新工作思维。在传统的人事档案管理模式中，档案利用者有需要则到档案部门查阅，提供的是被动式的服务，这种服务理念直接阻碍了高校人事档案信息的创新发展。在信息化建设的进程中，要改变高校人事档案管理工作者的理念和思维，变被动服务为主动服务，以档案利用者为中心，主动将人事档案工作与网络信息相结合，利用电子计算机、网络、微信、微博、客户端等平台提高服务质量。创新高校人事档案工作方式，人事档案工作者要主动应用网络技术开发档案资源，将使用频率高的人事档案信息进行统计、总结、分析、凝炼、整合，以备档案利用者提高档案利用效率;主动建立功能丰富、安全便捷的检索工具、档案管理系统或网站，通过电话、网络、微信等线上、线下的方式主动与档案利用者交流，及时回复、解答档案利用者提出的问题，与档案利用者展开有效的互动。总之，高校人事档案工作人员要树立新型的服务理念，主动服务，以档案利用者需求为中心，主动服务、热情服务。

（二）提高人员业务素质，培养新型人才队伍。提高高校人事档案管理信息化水平，要提升档案管理人员的综合素质。加大人才培训力度，定期组织档案管理工作人员进行多媒体技术、通信技术、计算机网络技术等知识的培训，使他们能熟练操作现代化的信息管理设备，提高档案管理人员掌握现代化信息技术的水平。实施业务能力提升工程，营造终身学习的良好氛围，鼓励档案工作人员通过参观考察、会议交流、学术研讨、进修学习、学历提升等方式提高业务素质，不断更新工作人员的档案知识。建立科学有效的激励机制，提升档案工作人员培训学习和工作的积极性，鼓励档案工作进行业务创新，不断提高档案管理工作效率。对积极主动学习，掌握新技术能力强、进步快的高校人事档案管理工作人员进行精神或物质奖励，提高员工学习新知识和掌握新知识的自信心。建立公平公正的绩效考核体制，公正地评价每一位员工。建立科学合理的人事档案人才引进机制，将良好的道德素质，过硬的专业知识、实践能力作为选用人才的标准，建立和培养一支有效促进高校人事档案管理信息化的新型人才队伍。

（三）加快档案数字化进程，整合档案数字资源。计算机技术的快速发展促使高校人事档案信息载体的形式、人事档案管理与服务方式发生了重大变化，档案利用者对档案服务也提出了更高的要求。目前，高校人事档案工作人员越来越重视纸质档案的数字化，但是对电子人事档案的收集、整理和归档的意识还不够强。要加大投入，利用电子计算机技术建立高校人事档案数据库，整合人事档案资源，为档案利用者提供便捷、丰富、准确、系统的档案信息。积极应对信息时代对高校人事档案管理的挑战，在学校门户网或档案部门网页的基础之上，建立数字档案馆和移动通信服务平台。各高校档案部门应联合协作，建立高校档案信息资源平台，将高校人事档案与互联网真正融合，整合高校人事档案数字资源，促进人事档案服务内容的丰富化、服务交流的双向化、服务方式的快捷化，促进高校人事档案信息资源的共享度。

（四）做好信息安全防范，保证档案信息安全。在信息化时代，高校人事档案的安全防范工作不仅要保护好纸质档案，做好防火、防水、防潮、防虫、防盗等工作，还要确保电子档案的安全，确保人事档案信息不被盗取、不泄露。高校档案管理信息化进程中，要想在网络环境大背景下人事档案的利用方便快捷，人事档案信息就存在一定的风险，人事档案利用的便利性和档案信息的安全性形成了一对矛盾。为保障档案信息安全，对人事档案使用人员的身份进行认证和设置使用权限是关键，可以设置账号登陆系统，利用公民身份证、指纹认证、脸部标识等方式实现人事档案信息利用的实名制，还可以根据档案使用人员的身份信息，根据岗位与人事档案所有者的关系等信息设置访问权限，哪些人员可以查询档案人员具体详细资料、哪些人员可以查询总目录、子目录等，防止人事档案信息被复制、损坏或者改动，确保人事档案不被非法使用和访问。确保人事档案使用人员身份的真实性并将权限进行准确设置，确保档案信息的安全。还要为网络安装高级别防火墙，定期备份数据库信息和访问日志，减轻恶意访问对数据库的破坏。

（五）拓宽档案服务范围，保障高效查询利用。高校人事档案部门要创新工作方式方法，充分发挥人事档案应有的价值，拓宽档案服务范围，根据实际需要增加服务项目，采取线上、线下相结合的方式，重点挖掘线上服务方式，以进一步提高人事档案服务水平。通过总结分析，可以根据不同用户的需求开发差异化的服务方式，为档案利用人员提供个性化的服务，充分利用网上预约、手机APP、微信公众号等载体，使人事档案可以直接在互联网上查询，消除空间和时间上的限制，实现人事档案管理的开放化、网络化，切切实实将高校人事档案管理信息化水平提高到一个新的台阶。

四、结语

加快高校人事档案管理信息化进程，要根据社会发展，对高校人事档案面临的机遇和挑战进行科学全面的分析研判，不断更新工作人员知识，树立主动服务理念，以档案利用者需求为中心，利用信息技术逐步形成创新工作思维;要提高人员业务素质，加大人才培训力度，实施业务能力提升工程，建立和培养一支有效促进高校人事档案管理信息化的新型人才队伍。要加大投入，利用电子计算机技术建立高校人事档案数据库，整合人事档案数字资源;做好信息安全防范，对访问人员进行身份认证和设置使用权限，保证档案信息安全;拓宽档案服务范围，达到高效查询利用，充分利用信息科技，提高高校人事档案管理工作效率和服务质量，使人事档案更好地为建设一流高校工作作出应有的贡献。

【基金项目：广西科技师范学院校级科研基金项目（GXKS2017YB001）】

【参考文献】

[1]王灿荣.公共档案馆档案信息服务社会化绩效评价内涵探析[J].档案学研究，2014（3）：58.

[2]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75.

[3]王璠.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].改革与开放，2015（10）：124-125.

[4]湯焰，王磊，徐楠，等.西部贫困地区新升本院校师资队伍建设的SWOT分析——以昭通学院为例[J].安徽农业科学，2014，42（31）：96-98.

[5]武云.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].档案与建设，2015，36（01）：34-36.

[6]孙序.高校档案管理信息化建设研究[J].科技传播，2016，8（14）：90+118.

[7]谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯，2015，13（11）：144.

[8]张小枝.《劳动合同法》视角下的高校教师人事制度改革[J].安徽农业科学，2016，44（7）：281-282+289.

[9]吴振国.新时代背景下高校档案管理信息化建设路径研究[J].办公室业务，2016（5）：44.

[10]郑彩云，向少华.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].开封教育学院学报，2016，36（8）：215-216.

[11]汤焰，欧阳书品，张丽辉，等.大关县精准扶贫中档案管理的问题和解决途径[J].安徽农业科学，2018，46（7）：197-198+202.

[12]刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究[J].兰台世界，2017（17）：53-55.