科研院所材料采购问题及对策分析

肖万春 叶雪萍 曾鹏 黄忠 蒲树和

摘  要  介绍了科研院所材料采购现状，指出了材料采购业务流程不明晰、材料实物管理环节不规范、供应商管理机制不健全、材料采购人员业务能力有待提高等方面存在的问题，提出了相应的对策：一是加强材料采购制度建设;二是加强材料采购实物环节的管控;三是建立供应商筛选考核机制;四是加强采购人员队伍建设。

关键词  材料采购 ;现状 ;问题 ;对策建议

中图分类号  F253.2

Analysis on the Problems and Countermeasures of Material Procurement

in the Scientific Research Institutes

XIAO Wanchun  YE Xueping  ZENG Peng  HUANG Zhong  PU Shuhe

（Chinese Academy of Tropical Agricultural Sciences， CATAS， Haikou， Hainan 571101）

Abstract  The current status of material procurement in the scientific research institutes was introduced. Some problems were discussed such as：the unclear material procurement business process， the non-standard material physical management， the imperfect supplier management mechanism， and the improvement of the personal ability. Some suggestions were put forward： the construction of material procurement system should be strengthened， the physical control of material procurement should be improved， the supplier selection assessment mechanism should be established and the the procurement staff should be raised.

Key words  material procurement ; status ; problems ; suggestions

近年來，我国持续加大科研经费投入力度，科研院所科技经费紧张的状况得到持续改善。随着科研经费的增加，各科研单位材料采购日益增多，涉及数量金额逐年增大。由于采购涉及流程多，手续复杂，加之材料采购业务制度不完善，监管难度大，导致材料采购领域不规范或违规问题时有发生。如何应对新形势下材料采购业务监管要求，如何最大限度的提醒教育保护相关从业人员，推进廉政风险防控，防止采购腐败发生，更好服务科研，是科研院所监督执纪部门面临的一个重大课题。

1  科研院所材料采购现状

近年来，国家加大了政府采购的立法力度，大大规范了政府采购行为。《中华人民共和国政府采购法》、《中央单位政府采购管理实施办法》、《中央单位政府集中采购管理实施办法》等法律法规相继出台，各部委更是加大对本系统内政府采购行为的指导，财政部于2016年陆续出台《财政部关于加强政府采购活动内部管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）及《财政部办公厅关于对中央预算单位政府采购执行情况实行动态监管的通知》（财办库〔2016〕413号），农业农村部也制定了《政府采购管理办法》（农财发〔2017〕4号）等规章制度，进一步规范了政府采购行为[1]。中国热带农业科学院依据上级部门的相关规定，制定了《中国热带农业科学院预算单位货物和服务政府采购管理实施办法（试行）》、《物资采购管理办法（试行）》、《实验室仪器设备管理制度》、《实验材料管理细则（试行）》、《办公用品管理细则（试行）》等采购类制度，设备、实验材料、办公用品的采购、执行和管理行为得到进一步规范。同时，热科院加大了科研经费监管力度，每年都组建由监察审计、财务、资产等职能部门组成的专项检查组，加强对科研经费特别是材料采购业务的制度执行、内部控制、账务处理等方面进行监督检查，及时查找问题，堵塞漏洞，实现监督关口前移，进一步防范了风险。总体上，各科研单位材料采购制度日趋完善，采购活动逐步规范。但是，在实际操作执行过程中，依然存在着不少问题。

2  科研院所材料采购存在的问题

2.1  材料采购业务流程不明晰

材料采购业务是一项专业性非常强的业务，涉及流程多，手续复杂。各研究所大多制订了政府采购相关管理办法，但集中采购目录外、限额以下的一般材料采购则缺乏相关的制度规范，导致该类材料采购流程随意性大，责任依据不清晰。首先，材料采购计划不明确。各研究所虽然在编制经费预算时，对材料采购做了经费预算，但预算中对购买的数量、质量和时间要求都没详细列明。大多数情况下，各研究所没有明确材料采购计划，往往是项目经费到账后，在实际开展科研活动过程中，发现缺什么材料就购买什么材料或边实验边采购材料，导致材料采购随意性较大，监管难度高[2]。其次，“零星采购”机构和岗位配置不健全。科研院所限于机构、职数的限制，大多没有设置专门的采购机构和岗位，“零星采购”往往以研究室为单位，采购人员一般由科研人员兼任。“谁需要谁购买”，采购权非常分散，存在着采购人员与供应商串谋，虚构交易或吃回扣，发生廉政风险的可能。再次，材料采购的流程管理、合同审批不规范。尤其是有的单位合同审批不严，材料采购合同中，合同的签订人没有法人签章，而是研究室主任签名。这样会导致材料采购脱离单位的监管，发生舞弊的法律风险较大。

2.2  材料实物管理环节不规范

长期以来，各科研院所只重视科研产出，而忽视了对专用材料的实物管理。一是材料采购申请不规范，常常先斩后奏。如某研究所报购买试剂耗材1.4万元，材料采购申请日期为2017年7月20日，销售发货单日期分别为2017年7月12日和7月15日，存在先采购，后补采购申请行为。二是材料验收环节不规范。如某研究所在材料验收时入库单上采购人员、验收人均为同一人签字，没有做到采购、验收岗位职责相互分离，容易造成虚假采购的廉政风险。三是材料领用环节不规范。如某研究所在材料领用环节，财务部门没有设辅助账，各课题组、实验室虽有台账记录，但记录不完整，存在整批入库、整批出库的现象。四是材料盘点制度不健全。有的研究所没有制定材料物资的盘点制度，部分研究所虽制定材料的盘点制度，但制度执行不严，没有按要求定期对库存的材料进行盘点，有些存在材料验收入库后竟然一直未进行盘点。

2.3  供应商管理机制不健全

对供应商进行适当的筛选和甄别，既有利于科研院所购买到合适的材料，又有利于减少采购人员与供应商窜谋的风险。首先，对供应商的选择管理存在认识误区。不少单位对供应商的管理认识不够深刻，或者根本就没有对供应商进行规范管理的意识，导致供应商管理非常粗放，资质良莠不齐。其次，未建立对供应商进行必要的筛选和审核机制。在对供应商进行选择之前，对供应商的资质审核应是必不可少的一项工作。但在实际采购过程中，供应商多由课题采购人员自行联系，由于制度缺失和监管不到位，供应商的审核权限不明确，导致各单位对供应商的资质缺乏必要的审查。再次，缺乏对供应商进行相应的履约评价，也未建立起供应商的诚信档案。供应商提供完材料后，部分研究所未建立履约评价机制，未及时对供应商的供货质量，供货速度，售后服务等进行评价考核，不利于及时区分供应商的优劣，及时发现和淘汰不合格供应商[3]。

2.4  材料采购人员业务能力有待提高

构建职业化、规范化的采购人员队伍，有利于规范采购行为，提高采购效率。现阶段来看，大部分科研院所专职的采购人员非常稀缺，采购人员队伍建设成了一大难题。首先，采购人员的专业化程度低。科研院所以科研业务为主，无专门的采购机构和采购人员，采购人员一般为科研人员兼任，普遍缺乏采购业务知识和相关工作经验，不熟悉采购的工作方法和流程，导致采购队伍的专业化程度低。其次，采购人员的廉洁从业意识有待加强。从个人价值观的层面来看，采购人员手握“采购大权”，很容易受到拜金主义的侵蚀，一旦外部监督不到位，部分丧失职业道德和缺乏法律意识的采购人员可能会铤而走险，暗地里以权谋私、做出权钱交换的腐败行为[4]。再次，对采购人员教育培训不足。由于科研院所大多无专门的采购机构，集中组织采购人员进行业务知识、法律法规、廉洁从业方面的培训机会少。

3  解决科研院所材料采购问题对策建议

3.1  加强材料采购制度建设，规范采购流程

建立体系完备的材料采购制度，有利于强化对材料采购各环节的管控，使各业务流程做到有据可依，有章可循。首先，科研院所应加紧完善材料采购管理办法，对政府采购限额以下的，目录以外的一般采购，要单独出台相应的管理办法，对不明晰的环节进行规范。如材料采购是否要签订合同，多少限额必须签订合同，合同签订主体是谁，多大金额需要询价，数量是否合适等都应予以明确。其次，完善材料采购内控机制，建立不相容岗位分离制度。应明确材料的申请与审批，询价与选择供应商，采购与验收，采购、验收与账务处理等不相容岗位相互分离，逐步形成相互监督、相互制约的内控机制。再次，规范采购流程。加强对材料采购的计划管理，严格执行采购预算，做到无计划不采购，严禁超预算采购;强化采购合同的管理，严格材料采购合同审核和签订，完善合同审批程序;明确材料采购责任部门和人员，建立相应的考核机制。针对科研院所无专门采购部门的实际，可以考虑跨部门组织科技、财务、研究室等部门人员组成材料采购领导小组，负责大宗材料采购业务审核和监督。

3.2  加强材料实物环节的管控，确保账实相符

加强对材料采购的实物管理，确保采购的真实性和账实相符。一是严格材料采购的申请审核。材料采购前，必须填制采购申请审批单。申请审批单应详细注明经办人、材料使用部门、数量规格、经费预算等信息。经有权审批部门审批后方可实施采购，应尽量避免先采购后补采购申请手续的不规范行为。二是要严格材料验收制度。应严禁相关课题组自己买自己验收，可以考虑组织跨部门人员进行验收。验收合格后出具验收意见并由验收人员签字。应坚决杜绝采购人员作为验收人员，防止舞弊的发生。三是要做好材料领用的台账管理。有条件的研究所可以尝试建立材料集中保管制度，明确存放地点和管理责任人，对材料的入库、领取使用、库存等环节进行规范管理[5]。领用材料，必须填制领料单，由经办人员、库存管理人员签字。领料单必须详细注明经办人、使用部门、领用材料名称、数量规格。库存管理人员要及时登记材料领用台账，方便核对和统计。单位财务部门要加强对专用材料的核算，建立健全专用材料核算辅助账。四是要严格执行库存材料盘点制度。科研院所应定期组织相关研究室进行库存材料的盘点。也可以根据管理需要，有针对性进行抽查。对账实不相符的，要及时查明原因，督促整改。

3.3  建立供应商筛选考核机制，及时淘汰不合格供应商

选择信誉良好的供应商，一方面有利于形成良好的合作关系，及时获得质量可靠的相关原材料，也有利于减少供应商的选择成本，降低采购的寻租空间，从供给源头预防腐败。首先，要扭转对供应商的认识误区，重视供应商管理。要通过各种渠道，如通过调查研究、实地考察等途径收集供应商的相关信息，建立和优化供应商信息数据库，提高供应商信息化管理水平。其次，建立供应商筛选和审核机制。应统一供应商选择标准和审批主体。在选择供应商时，应重点审核供应商资质，如经营情况、生产能力、技术能力、质量管理等方面，在客观综合评价后确定供应商优劣[6]。在审批主体方面，于数量金额大，对科研项目影响重大的材料供应商，应明确须经过研究所层面进行审查。对于零星、小额的材料采购，由采购管理部门、课题组成员组成3人以上现场采购小组，做好简单采购记录并存档。再次，建立供应商考核评价机制。重点评价供应商的履约能力，如对企业信誉、供货的质量、供货的及时性、售后服务等方面进行综合评价。实行供应商黑名单制度，逐步建立起供应商诚信档案。对于严重违约的供应商，拉入黑名单，应停止以后相关合作。

3.4  加強采购人员队伍建设，增强专业能力

在科研院所科研经费的大幅增长背景下，采购业务量和频次日益增大，兼职采购人员越来越无法满足采购业务量需求。因此，加强采购人员职业化专业化建设势在必行。首先，要建立一支专业化的采购队伍。通过内部培养，外部引进相结合，逐步形成结构合理，运行高效的职业化采购队伍。其次，要加强采购人员职业道德建设。在采购制度不规范，监督不健全的情况下，加强采购人员思想政治教育和政策法规的学习，使其树立正确的世界观、人生观、价值观，强化风险意识、红线意识、敬业意识，忠实贯彻党和政府方针、路线，深刻领会采购政策，不断加强个人修养，从思想上筑牢拒腐防变思想防线，才能杜绝暗箱操作、收受贿赂等各种违规违法行为[4]。再次，加强采购人员教育培训和考核。积极组织采购人员进行业务培训，使其熟练掌握采购法律法规，业务流程，增强实践操作能力。同时要加强对采购人员的业绩考核，通过建立激励和约束机制，不断增强采购人员履职能力。

参考文献

[1] 李  显，李  超. 事业单位政府采购现状分析与思考[J]. 中国市场， 2018（9）：180-181.

[2] 赵红丽. 科研院所材料采购业务内部控制存在的问题及措施[J]. 行政事业资产与财务，2016（1）：50-51.

[3] 陈  果. 万科地产公司采购管理研究[D]. 合肥：合肥工业大学，2013.

[4] 谭  甜. 基层政府采购人员职业胜任力提升研究[D]. 长沙：湖南大学，2014.

[5] 郑丽萍. 农业科研单位专用材料管理探讨[J]. 现代农业科技，2015（6）：286-287.

[6] 黄小燕. 供应商管理中存在的问题与对策[J]. 采购与供应链，2017（6）：187-189.