浅析企业会计档案信息化的前提基础

李晨旭

摘 要：随着科技的发展，计算机网络技术越来越成为当前社会的主流，企业档案的信息化问题也越来越成为企业发展的焦点。会计档案作为企业档案的重要主城部分，其信息化问题更加受到企业管理人员的重视。本文重在根据当前企业会计档案的现状，分析实现企业会计档案信息化已有和未来需要的前提条件和基础，致力于找到更好完成企业档案信息化的方法。

关键词：企业 会计档案 信息化 前提基础

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）12-00-01

一、企业会计档案信息化的背景

现代的企业会计档案管理工作可分为两种模式：第一，传统纸质记账式。第二，会计电算化系统模式。第一种方式只存在于极少数小型企业当中，大部分企业早已运用会计电算化来进行日常的会计工作及会计档案的归档、管理工作。会计档案电算化系统是用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，归档、管理以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，它改变了会计档案的载体形式，将纸质档案转变成了电子档案，可以说是初步实践了会计档案的数字化。

为适应社会新的需求，伴随着会计电算化产生的、与传统形式的会计档案既相互配合又联系密切的、全新的电算化会计档案管理——会计档案信息化，成为企业会计工作发展新的研究课题。

二、实现档案信息化建设的基础

李潆在其论文中曾经提出过“‘四化是实现企业档案信息化建设的关键”这一建设性观点，他所说的“四化”是指“企业档案信息的数字化、企业档案信息利用的网络化、企业档案信息检索的自动化、企业档案信息接收、存储和提供利用的一体化”。“四化”是实现企业档案信息化建设的关键，也是基础。

1.实现企业档案信息的数字化是基础：企业档案管理要由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变，这要求企业以加快档案数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强企业档案信息资源建设。一方面要把以前形成的传统企业档案信息通过扫描等途径转化为数字化，以便可以通过计算机直接利用，另一方面要全面推行电子公文，确保企业今后形成的档案以电子文件为主，在企业档案接收时就实现数字化。

2.企业档案信息利用的网络化是提高效率的有效途径企业档案信息化要达到这样的目的：借阅者通过网络提交借阅申请，企业档案信息管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到企业档案室，这大大便利了广大科研人员。由于使用方便，必然会提高企业档案信息的利用率。

3.企业档案信息检索的自动化是信息化利用的关键标志：传统的检索方式费时又费力，实现档案信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询等方法中选取最佳的查询方式，在档案信息数据库中检索出所需的档案信息，这不仅减轻了档案管理人员的工作负担，更降低了对原始档案的损毁。

4.企业档案信息接收、存储和提供利用的一体化是信息化理念的集中表现这实际上是以上三个方面的整合，使企业档案信息管理的环节能够环环紧扣，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。建立一个统一的计算机系统，是实现一体化管理的基础。

三、会计档案信息化的前提——会计原始凭证无纸化的实现

1.会计凭证无纸化需求的产生原因

随着近几年网络技术的快速发展，电子商务产业逐渐成为了国民经济的重要组成部分：各种类型的企业纷纷开展起基于电子商务的销售、采购或服务；新的商务模式如“网购”、“团购”等，不断诞生并开始爆发式地增长；使用电子商务进行购物的消费者也逐渐增多。

这种电子商务的出现从会计角度来说，打破了传统的会计记账必须用纸质的记录進行账务核算的规则，让人们重新思考会计原始凭证传统存在方式的合理性。因此，会计原始凭证无纸化的定义是在电子商务迅速发展的背景下产生的。

2.会计原始凭证无纸化实现的基础

会计原始凭证无纸化的实现要建立在一定的信息技术基础之上，会计电算化的信息技术可以成为凭证无纸化的借鉴，信息技术方面已经可以解决。网络银行的出现也为实现原始凭证无纸化创造了条件，以网络银行为核心的网络体系中现金一经存入银行就变为电子货币，而电子货币解决了无纸化原始凭证数据的产生和采集，是原始凭证无纸化在资金流上的最生动的体现，为会计原始凭证无纸化的实现提供了前提。

3.无纸化原始凭证实现的意义

就企业内部来看，大量纸质原始凭证的存在与会计信息化的实现有着很大的不相容性，它在一定程度上制约着企业办公无纸化的实现。同时，大量纸质原始凭证的存在不仅耗费了大量的纸质资源，在其保管上也占用了大量的人力、物力和财力。因此，原始凭证无纸化不仅能促进办公效能的转变，也有着重要的环保意义。

就企业外部的信息供给状况来看，企业需要从外部获取的信息已发生了巨大的变化。比如，证券市场的信息系统每日、或者是特殊时点输出的电子数据，已经成为了作为会计原始凭证信息的重要组成部分；银行或者是其他金融机构的电子结算单据、网上购物的电子凭据等也给我们展示了很多非纸质的信息载体。在这种情况下，会计人员在进行会计处理时常会因纸质原始凭证的证明力不足而遇到困难。由此来看，原始凭证无纸化正是解决这一问题的起点。

四、总结

通过以上论述可以说明企业会计原始凭证无纸化是企业会计档案信息化的重要前提和基础。但会计档案的信息化除了有原始凭证无纸化这一重要前提外，还有许多因素需要考虑，首要的就是会计档案信息化的安全问题，原始凭证无纸化后的安全问题以及其他会计档案信息的安全问题都将是信息化过程中的难题，需要通过研究加密技术、电子印章、审核程序等现代科技手段去解决。所以，企业会计档案的信息化除了达到以上前提外，还有很长的一条路要走。

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