电子公文归档系统功能初探

郭湘仁

摘 要：随着电子政务的不断发展，公文传输系统的普及，电子公文大量产生，给公文的管理带来了很多问题，电子公文归档系统的出现恰好解决了这一难题。本文阐述了电子公文及电子公文归档的概念，介绍了电子公文归档的方法，从接收、登记、分类、立卷、检索几个模块进行分析，对电子公文归档系统功能进行初步探究。电子公文归档系统规范了电子公文的管理，方便了电子公文的搜索和查阅，顺应数字化的发展，我们需要进一步加强对电子公文归档系统功能的研究。

关键词：电子公文归档 应用技术 方法研究

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）12-00-01

伴随着科学技术的不断发展，我国逐步迈入了信息数字化时代，各个行业的发展都离不开信息技术，电子公文传输系统应运而生。人们利用电子公文传输系统代替传统纸质文件处理公文，电子公文的处理主要有接收、登记、初审、阅示、承办、催办、答复等环节，处理完毕后进入电子公文归档系统。归档系统能实现电子公文的规范化整理，提高电子公文的检索效率，方便档案的查借阅，有效促进工作效率和质量的提升。

一、电子公文归档方法

1.电子公文

电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。[1]

2.电子公文归档

电子公文归档是指经公文传输系统产生的电子文件，与电子公文归档系统实现对接，导入电子公文归档系统进行归档。电子公文经公文传输系统处理完毕后，由公文形成部门提交至档案管理部门，经档案管理部门接收、登记、鉴定、分类、立卷，存入档案管理临时库，待归档的纸质文件与电子文件一一核对后，进入档案管理总库，完成归档工作。电子档案由公文形成部门、档案部门人员共享使用，采用电子公文形成部门、档案管理部门、信息技术管理部门三结合的模式管理。

3.电子公文归档方法

在电子公文归档系统中，能够有效实现电子公文归档的基本方法主要有两种，即电子公文的联机归档和电子公文的脱机归档，这两种方法对载体的要求不同，但最终达到的效果和目标是相同的。首先，电子公文的联机归档是以网络数据传输作为载体，将公文传输系统和电子公文归档系统进行整合，通过数据接口把电子公文导入归档系统，实现无缝对接。这种方法非常便捷高效，但对网络环境的要求很高，需要安全稳定的网络，来保障电子公文信息数据的传输。其次，电子公文的脱机归档是通过第三方载体，如移动硬盘、USB闪存盘等移动存储设备或E-mall等传输方式，把电子公文数据传输到档案室，档案管理员利用导入程序，批量导入电子公文归档系统数据库。这种传输方式需要电子公文归档系统具备导入模块，数据导入电子公文归档系统后才能进行下一步操作。在办公自动化不断普及的今天，这种脱机的电子公文归档方式使用频率越来越低。

二、电子公文归档系统功能的内容概述

电子公文归档系统是办公自动化系统普及后的必然产物，是实现数字化档案管理的重要组成部分。系统功能主要包括将办公自动化系统所产生的电子公文进行接收、登记，按照既定分类标准进行分类、立卷，提供检索和打印功能。

1.接收

接收是指档案管理部门接收来自电子公文形成部门已经处理完毕的电子公文，是将电子公文从公文传输系统迁移到电子公文归档系统的一个过程，是两个系统之间的一次数据交换。接收前，电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性由形成部门负责，接收后由档案部门负责。

2.登记

电子公文收入到归档系统后，先要进行登记、鉴定。ISO15489中指出登记是“在文件进入系统时，赋予文件以唯一标识符的行為。”[2]这说明，登记是为了证明电子公文已经提交到归档系统中，并且确定这份公文是归档系统中独一无二的。档案管理员需要对登记在案的电子公文进行鉴定，确定公文是否属于归档范围，不属于归档范围的电子公文，不进入档案管理临时库，属于归档范围的执行下一步操作。

3.分类

登记完成后即可按照本单位已经制定好的分类标准对电子公文进行整理分类，确定其属于哪一类，然后划分到相关的案卷中。如果还没有建立相关案卷，需要调整用户权限，将系统设置调整为允许管理用户新建案卷，管理员新建案卷后再添加相应的电子公文，将其转入档案管理临时库。电子公文划入案卷，其物理存储位置并未变动，只是在案卷中加入了一个类似快捷方式的指标，点击后可直接查阅到电子公文。因此，电子公文也就可以根据实际的需要划分到不同的案卷中，从而在多个机构共同负责一份电子公文的情况下，可以保证案卷的完整性。[3]

4.立卷

传统纸质文件整理分类完毕后，便入盒组卷。组卷时将有关某一问题或某项工作活动的公文排放在一起，保证文件之间的有机联系，这是因为“管理电子文件和档案必须十分重视将其形成背景和上下文关系记录下来。这是证明其原始性、真实性、系统性，保证其凭证价值不可或缺的。”[4]电子公文应与纸质公文保持一致，待纸质公文档号排序确定后，自动转换到电子公文归档号位置，确保纸质公文与电子公文的归档号一一对应。这样不仅方便检索利用，也利于文件完整安全地保管。

5.检索

检索利用是将电子公文存入归档系统的主要目的，是电子公文归档系统易用性和实用性的重要体现。配备了电子公文归档系统的单位，可以提供公用搜索设备给外来或本单位查阅人员使用，系统的检索功能可以帮助查阅人员在不熟悉案卷和公文具体内容的情况下，通过输入相关检索词确定案卷和公文的存放位置。待找到需要的公文后，档案管理员点击打印键即可。电子公文归档系统的检索功能既方便查阅人员的搜索、利用，又利于档案的管理，大大减少了档案管理员的工作量。

综上所述，随着公文传输系统产生的大量电子公文及其管理问题，通过电子公文归档系统得以解决，这不仅保障了电子公文的有序处理，而且更好地促进了档案管理工作的开展，节省大量人力，提升了工作效率。但还需要对电子公文归档系统功能进行深入的研究，以期解决随着信息技术不断发展产生的新问题。

参考文献

[1]国家档案局.电子公文归档管理暂行办法[Z].2003-07-28

[2]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.信息与文献文件管理ISO15489-1，IDT[Z]2011-01-04

[3]谢海先.电子公文归档移交系统功能研究[D].天津：天津师范大学，2006：24.

[4]何嘉荪.应保留“案卷”概念[J].中国档案，2000，（4）：16-18.