刍议事业单位档案管理的信息化建设

高凤

摘要：在大数据、云计算等新兴信息技术渗透到生活和工作的每一个角落的今天，事业单位的档案管理工作也在技术大潮的冲击下，做出改变和接受着信息化的冲击。这样的改变优化了档案管理工作，提升了事业单位檔案管理的效率，改善了档案管理方式，是档案管理突破性的改变。但是任何事物的发展都会存在问题，本文从事业单位档案管理的特点入手，去探寻提升其信息化建设的策略及意义。

关键词：事业单位档案管理;信息化建设

一、事业单位档案管理信息化的突出特点

1、天壤之别的档案存储环境

纸质媒介的传统档案记载形式，相较于信息化档案来说，显得笨重而麻烦。而全新的信息化档案管理，只需将档案以摸不到的方式，海量的将信息存储于方寸之间的硬盘中，占用的空间少之又少，对存贮的环境几乎没有什么特殊要求，极大的节省了场地，相较于传统的纸质档案不可同日而语。

2、更新换代的使用与查询优势

传统档案管理存在档案纸老化、破损，查询手续复杂等诸多问题，但信息化的档案管理，却让档案的查询变得易如反掌，从传统的满屋子找档案，到如今在电脑中轻轻敲入几个字，按回车键即可一目了然的查询方式，让人对传统的档案查询方式顿生古老感。

二、信息化档案管理对于事业单位档案管理的意义

现代化的技术手段可以有效助力当前我国事业单位档案管理信息化的推进。档案管理因为信息化的介入，使得从模式到实体都发生了颠覆性的转变，改变了以往纸质档案占用巨大场地，堆积如山的窘境，更不见了档案纸质破损的无奈。档案管理的信息化，从对档案信息的加工，到档案的汇总和分类，再到存储、筛选、查询等方面，都很好的结合外部环境所需要面对的问题，实现了真正意义上的资源共享。这样的改变实现了工作效率的提升和成本的降低，意义重大。

三、改善事业单位档案信息化管理的方式方法

档案管理信息化的优点极为突出，推行档案管理的全面信息化是大势所趋，但是如何能更快、更好、更全民的开展好档案管理的信息化建设，就要多渠道入手，多措并举的推进，要有科学规划，并从人员、软硬件、服务等多方面进行改善提升。

1、提高事业单位档案管理人员的专业素质

人才是事业成败的决定性因素，档案管理工作也不例外。事业单位的中老年人占比较高，文化素质不是很高，计算机操作能力弱。所以要切实提高档案管理人员的专业素质，要对相关人员做到针对性的工作技能培训，进行行之有效的计算机培训，用多种形式对综合素质进行提升;在思想上要加强引导，让档案管理人员认识到档案信息化的重要性，增强紧迫感和责任感;要建立完善的考核制度，增强鼓励人才向高素质发展的动力。

2、加强档案管理的硬件

硬件是档案管理的核心部件，没有用于存储的硬件，档案管理信息化将是空中楼阁。所以事业单位应该购进性能稳定，不容易被外界影响的硬盘用于存储。对此，要有资金保障，不可马虎应付，以此确保档案管理在存储与管理上的安全稳定。

3、注重于档案管理软件的开发

为提高事业单位档案信息化的水平和工作效率，就必须要适当的在软件方面进行跟进。因此，为事业单位档案管理打造适宜的应用软件，使其与事业单位的性质及人员属性进行针对性匹配，能更好的服务于档案管理工作，也更能体现出软硬件的合力信息化对档案管理的超强助力。

4、做好档案信息化的总体规划

科学的规划是事业单位档案管理工作发展的加速器。事业单位要把握档案信息化的系统具有的灵活性和可扩展性，制定出合理匹配的总体规划。要充分把握好事业单位对于人才信息的需要，构建出符合发展要求，满足管理需要的互联网管理模式。

5、做一个锦上添花的档案信息查询网站

档案信息管理网站作为事业单位内部档案部门网上的信息站点，是对于事业单位档案管理实现信息化的重要补充和必要手段。档案信息将通过网站的网页提供给相关人员，让相关人员足不出户即可实现对档案信息的网上查找和咨询，进行下载及归档。可以说，档案信息网站为档案信息提供了一个资源共享的平台。在此需要注意的是，对于档案信息的管理操作系统，一定要具备良好的升级更新能力，这可以很好的适应档案在网络管理上日新月异的变化，不断适应国内档案标准的变化，实现档案管理信息化建设的长足发展;在设备选取上，要选用可靠耐用的市场主流设备，确保档案信息的稳定、安全。

四、结语

借助计算机技术的提升和网络平台的不断进步，事业单位档案管理工作取得了长足发展，数字化的档案管理形式，提高了档案工作的质量，完善了组织的建设，增强了相关事业单位的科研力量，为相关工作提供了质量保障，在档案管理上具有划时代的意义。反之信息化的档案管理又对社会和科技具有一定程度的推动作用。可以说，二者相互促进相互影响，共同彰显着时代的进步。为紧随时代发展，就要将事业单位的档案管理信息化从内而外的进行深化和改进，把握工作需求，理清面对的问题，进行针对性的预防和解决，做好相关的解决方案，从而让事业单位档案管理信息化建设一直在快车道平稳行驶。

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