事业单位档案管理数字化建设对策研究

杨柳+姜新+韩双菊

摘 要：我国的档案管理工作一直是一个比较重要的方面，事业单位档案规模建设逐渐已经无法满足日益增长的需求量。同时，在传统的事业单位管理之中存在着各个方面的问题，经常会出现管理混乱、稳定性不强、安全性不高以及无法及时共享的问题。现在，随着我国的互联网技术的普及以及广泛运用，我们应该更加积极地结合互联网技术来对事业单位的档案管理建设进行一系列的改革。事业单位档案规模的需求量是越来越大，对档案的整合也有更高的要求，所以说提出对事业单位档案管理进行数字化建设是一个十分有意义的建议。为了提高我国事业单位档案管理的安全性、稳定性、有序性以及共享性，我们必须要积极地探索有效的方法来进行事业单位档案管理数字化建设。本文针对事业单位档案管理存在的主要问题，提出数字化环境下档案管理建设的对策。

关键词：事业单位；档案管理；数字化建设

我国的互联网技术飞速地发展着，事业单位的档案信息管理也将会借助互联网技术实现更加现代化的建设。实行事业单位档案管理的数字化建设是新时代事业单位档案信息管理的必然发展趋势。同时，该项建设也会更有利于我国事业单位档案管理体系的不断完善，更加有利于我国的事业单位档案管理工作的顺利开展。目前，我国的事业单位档案管理体系还存在着各种各样的不足，再加上对档案信息进行数字化管理的开展刚刚起步，在很多方面我们还是处于一个比较陌生的阶段，所以说，需要加强对这项工作开展的探究力度。

1 传统事业单位档案管理的现状

1.1在我国的事业单位发展过程中，档案管理发挥着重要的作用，所以说，我国许多单位在档案管理方面投入了大量的人力，物力和财力。我国的事业单位是从事教育、科技、文化、卫生等方面的社会服务活动，是属于国家机构，并且不以盈利为目的，主要是为了增进社会福利与社会各方面的需要。我国的事业单位可以说是一个纯粹的行政机关，当然也有公共服务的职能。事业单位就是基于这种特性才能凸显出档案信息管理对于事业单位发展的重要性。随之而事业单位的不断发展进步，我国事业单位中的档案信息数量大大增加，并且种类也不断的增多。但是我国在传统的档案信息管理方面存在着各种各样的不足，无法适应事业单位的继续发展。

1.2这些传统事业单位档案信息管理中存在的不足，主要体现在以下三个方面：1事业单位的档案信息化建设设备落后。现在是一个互联网飞速发展的时代，我国的许多事业单位都将档案信息管理与互联网技术结合起来，但是在信息化建设过程中我们首先面对的一个非常大的问题就是事业单位信息化建设的设备非常落后。在传统的事业单位答案信息管理体系中并没有信息化建设这一项。传统的事业单位档案信息管理都对信息通过纸质版记录的方式来整理和分类的。但是随着我国社会的不断发展进步，事业单位所需要收集整理的档案信息不断的扩大同时种类不断的增多，这时就需要我们对事业单位的档案进行信息化的管理。我国的事业单位众多，并且他们的经济比较局限。从这个方面我们可以发现在我国有很多的事业单位因为没有足够的资金而不能够进行完整的信息化设备置办。这种情况大大的阻碍了我国事业单位档案管理信息化建设的进度。还有一种情况，就是部分事业单位有一些基础的信息化建设设备，但是由于资金不足，他们没有办法及时的更换这些信息设备，从而也严重的阻碍了我国事业单位信息化建设的前进脚步。我国事业单位的档案管理信息化建设仍处于一个初级阶段，如果想要让我国事业单位答案管理信息化建设能够快速发展就需要让我国的事业单位拥有更加先进的信息化建设设备。信息设备是事业单位答案管理信息化建设的重要基础，同时也是给我国事业单位档案信息管理工作带来更多便利。2我国事业单位档案管理人员综合素养有待提高。我们都知道，档案信息管理对事业单位的发展有着及其重要的作用。我们想要更好的推动我国事业单位的发展，就必须要做好档案信息管理这些方面的工作。这些工作完成的好坏程度受管理者们的直接影响。所以说我国事业单位档案管理人员的综合素养对单位档案信息管理的有着至关重要的影响。在传统事业单位档案信息管理体系中，很多事业单位的领导人员对这一方面的管理并没有太大的重视。一方面可能是他们没有认识到档案信息管理工作在事业单位发展中的重要性，另一方面也可能是由于他们自身素养不高，目光短浅。但是不管是什么原因，我们都需要提高事业单位管理人员对档案信息管理工作的重视程度。在以往，事业单位的部分管理人员对档案信息管理工作有不重视的情况以及在工作的时候慵懒散漫，从而导致很多答案信息无序甚至是不完整。这些现象都严重地阻碍了事业单位的进一步发展进步。以上的种种情况都会严重地阻碍我国事业单位档案信息化的建设，同时也不利于我国事业单位的发展和进步。所以说我们要加大力度鼓励事业单位的领导人员将信息化建设纳入事业单位的未来发展规划之中。3传统事业单位档案信息管理的法律法规不够完善。事业单位是由国家机关或者利用国有资产举办的组织，所以说各类事业单位的活动所需的各种经费都是来自于政府。在这种情况下，我们就更需要有一个足够完善的法律法规来帮助事业单位更好的发展。在传统的档案管理建设中许多事业单位都没有认识到法律法规对单位自身发展的重要性。因此它们忽略了制定合理法律法规来进行单位档案信息管理这一方面。在这种情况的影响下，事业单位档案信息管理工作效率大大降低。单位的管理人员没有一个可以依照的法律法规进行工作和管理，就无法提高自身的管理效率。这是传统事业单位进行档案信息管理过程中普遍性的问题。

对于在传统事业单位档案信息管理过程中所存在的问题，我们需要及时的解决，这样才有助于接下来我们所进行的事业单位档案管理信息化建设。为了更好的推动我国事业单位档案管理信息化建设，我们要从细节抓起，将从前的不足改进，同时我们可以大大的减少事业单位在进行管理信息化建设过程中人力和物力的浪费。

2 事业单位档案管理数字化建设的现状和优势。

2.1 初步了解档案管理数字化建设

我们现在的社会信息化发展日新月异，为了实现对事业单位中答案信息的高效整合，我们需要对事业单位档案信息管理进行数字化建设。首先我们需要做的就是充分的了解什么是档案管理数字化建设。档案管理数字化建设首先就需要我们利用信息化技术在不改变原始档案信息的基础上，对事业单位中的档案信息进行一些数字化的转换，其中也包括对答案信息的储存形式进行数字化转换。将档案信息和档案信息储存形式进行数字化转换之后，为了让我们的档案管理人员更加方便地通过档案管理系统对答案信息进行各种处理，我们还需要对已经数字化转换后的档案信息进行扫描，修正，分类以及整合。这个过程的目的是为了让数字化处理之后的档案信息更加系统化。我们在前面提到过，事业单位档案信息的管理存在各個方面的问题，导致我们的答案信息，安全性不强，并且信息的有序性较低，这些情况都使得对档案信息的管理更加不方便。在传统的事业单位档案信息管理体系中，由于以上各种原因，常常会出现档案丢失和信息泄密的现象。再加上我们传统的管理过程中很多的档案都是采取纸质载体，随着时间的流逝，这些纸质档案就会出现破损的现象，也就是说，采用纸质载体的档案使用寿命较短。同时大量的纸质信息也会造成管理流程的复杂，这些信息资料分散和凌乱的特征大大增加了管理工作人员的任务量。所以说我们利用信息化技术对事业单位的档案信息进行数字化处理，就能够高效地整合档案信息，提高档案信息的管理工作效率。endprint

2.2 对档案信息进行数字化处理有以下的优势

1改变档案信息的载体。我们对事业单位中档案信息进行数字化处理，就改变了以往采用纸质载体的现象。这样一来就会大大的增加事业单位中档案的使用寿命，消除了我们在档案管理过程中档案信息磨损的安全隐患。同时对事业单位中档案信息的数字化处理，也能够提高信息的利用率。2档案信息材料更加方便管理。事业单位中的档案信息种类繁多数目庞大，并且每一个单位之间的信息又是相互独立的，在传统的管理过程中确实有很大的困难。但是我们将事业单位答案信息进行数字化处理之后就会大大的降低了档案信息储存的重复率。同时进行数字化处理之后的档案信息储存相比以前就不会那么的分散和凌乱，更加有利于答案信息的管理，减少了管理信息的劳动力和劳动时间。3有助于业务流程的简单化。事业单位中的档案信息在收集之后要进行校对、分类、排序和编写档案目录等一系列的工作。在以往的这些管理流程过程中这些工作是比较复杂的，更重要的是在这个操作流程的过程中需要耗费大量的人力和时间。这些工作都是手工操作可以说是非常容易出错，举个例子如果在档案排序的过程中有一份档案位置排错，工作人员将需要对该项业务流程进行重新操作。由此可见这种业务流程是非常的复杂。所以我们对事业单位的答案信息进行数字化处理，就会大量的节省人力和时间。同时利用信息化技术将大大的提高这些业务流程的准确性。4有利于档案信息的及时共享。事业单位储存这些答案信息是为了在有需要的时候及时的进行信息收发。在传统的答案信息管理过程中，我们的答案信息使用率较低，并且常常出现收发不及时的现象。这样就会导致写单位的档案信息无法合理，高效准确的进行利用，最终会导致降低事业单位处理事情的效率。但是我们对答案信息进行数字化处理之后就能够利用信息化技术达到档案信息及时共享的效果。这样一来就会大大提高事业单位的工作效率，提高答档案信息的使用率。

3 事业单位进行档案信息管理数字化建设的思路

为了推动我国事业单位能够尽快的完成答案信息管理数字化建设，我们需要注意很多方面的问题。

3.1 提高事业单位中管理人员的综合素质

事业单位中管理人员的综合素质在很大程度上决定着事业单位档案管理工作的开展进度。我们要利用信息化设备对事业单位的档案管理进行数字化处理，所以说一定要加强档案管理工作人员的业务技能。除此之外，我们还需要提高事业单位中的领导人员对档案信息管理的重视程度以及增强对事业单位档案信息管理信息化建设的意识。有些事业单位的领导人员可能由于短时间内无法接受新鲜事物，可能没有办法很快地投入档案管理的信息化建设中去。出现这些情况时，我们要积极鼓励部分事业单位的领导人员及时的了解和学习单位事业档案管理信息化建设相关方面的内容。还有一种情况，就是一部分事业单位的领导人员认为对事业单位进行信息化建设需要投入大量的财力和物力，不愿意去完成档案管理的信息化建设，或者说是他们在进行档案信息化建设的过程中没有投入一定的精力。当然也有部分事业单位的领导人由于资金有限而无法顺利进行档案信息化建设。这就需要国家的相关部门及时地帮助他们解决资金和技术方面的问题。

3.2 进一步完善事业单位中档案信息数字化建设的设备

由于事业单位的信息化建设正处于一个起步阶段，我们实际进行信息化建设的过程中对各方面都比较不熟悉，从而导致事业单位信息化建设的设备没有办法快速地供应。在事业单位档案信息化建设的过程中，我们拥有一套完整先进的信息化建设设备是非常重要的。有一套先进的信息化建设设备是我们在信息化建设过程中的硬件条件。有先进和完好的数字化处理设备，能有效地促进我国事业单位进行档案管理数字化建设进程。所以我国要投入大量的资金，帮助事业单位完善一些基础的数字化处理建设设备。

3.3 事业单位要打造一个合理的档案管理平台

档案信息数字化处理建设也需要一个良好的管理平台作为基础。所以我国的事业单位要很好的利用网络技术信息数字处理化技术来为信息管理数字化建设提供更加宽广的平台。任何一个单位或者集体的发展都需要有一个规范的法律法规作为保证。可见一个合理并且规范的法律法规对事业单位的发展有着极其关键的作用。档案信息管理工作是事业单位众多工作中一个非常关键的部分，所以说我们需要制定一些合理的法律法规来规范管理人员们的工作，达到对档案信息有序管理的目的，从而能够进一步推动事业单位的发展。

4 结束语

利用信息化技术能够帮助我国事业单位在档案管理工作方面取得更高的成就。对事业单位中，档案信息数字化处理不仅能够很好的确保答案信息的安全性，还能够大大地减少管理工作任务，提高事业单位的工作效率。在档案信息数字化建设的过程中，我们要及时的发现并且解决各种问题，这样才能够保证，我国事业单位，档案管理数字化建设更好更快的发展。

参考文献

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作者简介

杨柳（1987-），女，档案馆员，研究方向：档案管理与服务。

姜新（1971-），男，馆员，研究方向：图书馆管理，计算机。

韩双菊（1982-），女，档案馆员，研究方向：档案管理。endprint