论信息化条件下档案的开发利用

宋红梅

摘 要：经过几年努力，档案信息化工作得到长足发展。随着档案信息化建设的水平迅速提高，档案利用工作也迎来了新的挑战。如何在信息化条件下，最大限度地做好档案的利用工作，是我们档案人当前的一项主要任务。

关键词：档案；信息化；重要性；特点

档案信息化是指档案在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提供利用服务，档案信息化是一个综合体系，以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障。档案信息化建设是一项长期的复杂的系统工程，包括计算机硬件、网络、信息输出、获取、处理等多个技术问题，需要资金，人才，需要根据实际情况制定规划，分步实施，档案的开发利用如何顺应信息化建设需要的探讨具有现实的意义。

1 做好信息化档案开发利用工作的重要性

档案信息化是建立在现代信息技术基础上，利用数字化手段，以档案信息资源为处理核心，对档案信息资源进行收集、管理，通过调整宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。

在信息化条件下，档案的利用工作既要保证合法利用信息的充分共享，又要防止信息的非法利用，造成资源的流失和泄密。档案信息的分级分类利用是实现信息资源共享的重要前提。档案信息资源分级分类是通过具体界定信息公开与保密的范畴，对档案信息资源进行总体规划，界定内部信息、保密信息、公益信息、增值信息等资源范畴，再根据信息的不同性质制订不同的公开级别，在保证信息安全的情况下加强信息的公开，提供优质便捷的服务，让公众更好地利用档案信息资源，发挥档案信息资源的作用与效益。

面对现今的信息化时代，做好档案信息资源的开发利用工作，是人们及时快捷了解资讯信息的必然要求；是盘活整合档案进而拉动档案业务发展的有效途径；是保护档案原件和确保文化传承的久远之计；是提升档案工作和档案部门社会地位的重要举措。充分开发和利用档案信息资源，为社会各方面提供有效服务，也是我们的神圣使命。

2 当前档案开发利用现状

1.长期以来，档案工作由于受传统思想的束缚，大部分档案部门仅局限于一般的收集、整理、保管和借阅上，而且是重实体管理、轻开发利用，致使档案信息资源的开发利用处在一种低水平的状态。

2.开发利用档案工作存在服务日常管理工作多，档案人员开发利用档案主动性较弱。除正常提供利用档案，服务日常管理工作外，更要突出档案服务百姓、服务社会、提高主动服务意识。如今档案开发利用工作日常管理占多数，而主动开发利用档案为领导决策及社会经济发展服务的少。

3.档案开发利用工作在创新服务形式、开发力度、档案数字化、资源共享等方面明显不足。现在档案文书档案、业务档案比例偏重，具有特色档案没有。社会对档案的需求是多方面的，现如今的档案远远不能满足社会需要的多样性。

3 信息化条件下档案信息资源特点

1.信息实体的虚拟化。在网络环境下，以各类档案为载体的知识信息，都可以方便地转化为数字形式。数字档案创造了一个奇特的“信息空间”，用户对馆藏的利用将不再受地理位置的限制。

2.信息利用的共享化。档案信息共享必须是无障碍的档案信息网络交流，通过计算机网络的信息传输，最大限度地实现档案信息资源共享。数字化档案信息资源通过网络，用户可突破时间和空间的限制，打破档案信息传输的瓶颈，随时随地在网络上检索和查询所需的信息。

3.信息服务的社会化。数字化档案信息资源不仅提供档案，还将提供更深层次的信息服务，满足社会的不同信息需求。它既要实现服务角色的转换，同时要克服信息间的脱节问题，使实现最大化的档案信息资源共享成为可能。

4 信息化条件下档案开发利用途径

1.通过集成化档案管理与服务平台建设，增强业务管理平台对数字档案的管理能力、提供网络化服务的能力；借助先进技术手段，比如条码阅读器、扫描识别器等一些先进技术设备，提高业务管理的自动化水平与工作效率。

2.提高档案信息检索和查询技术，能对档案进行属性检索、全文检索或目录索引检索等。同时，提供基于数字化图象、影像或声音内容的查询技术，进行图象、声音等各种形态的档案信息检索。

3.加大宣传力度，转变档案利用工作观念，增强全社会利用档案的意识。首先强化领导的档案意识。其次转变档案工作人员的档案意识，转变工作观念，使档案工作人员认识到档案工作的最终目的是利用。最后增强全社会的档案意识，经常与社会其他部门联合开发相关档案信息资源的开发利用，自觉扩大档案部门与社会的接触面，在活动中有意识宣传档案及档案工作。

4.强化档案编研和信息资源开发利用。档案的大量数字化处理和管理信息系统功能的完善，为档案编研创造了良好的条件。由此将大幅提高档案的可用性；通过深度数据加工，能够从档案中提炼出大量有价值的信息资源。

5 做好信息化条件下档案利用工作必须注意的几个问题及对策

要强化档案信息安全管理。安全问题一直都是计算机网络时代让信息管理人员和用户最为头痛的难题，同时，也是数字化档案信息资源建设中的重大难题。要加强档案信息安全和网络安全意识，确保档案信息的安全保密和系统安全运行。加强计算机网络管理系统的监控，内部局域网与一切外部网实行物理隔离，做好数据的备份等。

要科学整合档案信息资源，优化档案结构。既要扩大档案信息资源的外延，也要丰富档案信息资源的内涵，实现资源合理配置。要大力加强档案信息资源开发利用的环境建设，营造良好氛围，形成以我为主、多方联合，各展特色，整体推进的新格局。

要区分档案信息公开和保密的关系。由于档案信息资源具有保密的特点，决定了档案信息资源的利用必须以不危害单位的安全，个人的利益为前提，是有限范围内的开放利用。而不是绝对开放利用。根据档案开发和保密的原则，做到保密是有选择的保密，公开是最大程度上的公开，最大限度提供档案信息，做好利用服务工作。

6 结束语

当今世界是以高科技为主导的知识经济时代，知识已成为经济、社会发展的主导力量。知识信息在飞速增长，信息利用率已成为国家实力的重要指标。档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值，档案的开发利用是档案工作的最終目的。只有开发利用档案信息资源才是档案工作自身价值的真正体现，积极开发利用档案信息资源已成为现阶段档案工作的必由之路。

参考文献

[1]邓红梅.论信息化条件下档案的开发利用.杂志之家

[2]宋红玉.新形势下河北省档案开发利用工作的几点思考.档案天地.2016（6）

[3]吕长生.档案信息化条件下档案利用工作探究.档案天地.2014（5）

[4]沈友菊.档案信息化建设与高校档案的开发利用.广州航海高等专科学校学报.2005（6）endprint