提高办公室档案管理工作效率的思考

（秦皇岛日报社，河北 秦皇岛 066001）

随着社会的发展，互联网技术的进步，信息化时代悄悄来临。互联网信息化技术作为时代进步的象征，在社会各领域得到广泛地应用。充分发挥电子信息化管理的优势，把网络信息化应用在档案管理中，是顺应经济社会迅速发展的需要。要想做好档案管理，为业务工作的开展铺路，就必须积极调整策略，优化创新服务体系，完善各项工作的运行。

办公室档案管理工作主要是保持档案的完整性，便于检索，从而实现档案的最大利用价值。努力做好档案保密的管理工作，更好地保证档案的使用过程，是对办公室档案管理工作人员的基本要求。随着信息化时代的到来，电子信息化逐渐普及，计算机管理软件被逐渐应用到档案管理。电子档案的出现为社会生活带来了前所未有的便捷，因此，档案的电子化管理成为现阶段办公室档案管理关注的一个新课题。以电子信息技术为主要管理方式的电子化档案管理，以其传播方式的便捷、管理模式的系统化等优点，逐渐被社会各界广泛运用。因此，充分利用现代电子信息技术，实行办公室档案的电子化管理，在现代档案管理技术的发展中具有十分重要的意义。

报社档案管理中存在的问题

1986年,中共中央宣传部与国家档案局联合颁布《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》。尽管报社档案管理工作发展至今已三十多年,但从目前报社档案的管理工作来看，其价值的发挥不容乐观,主要存在以下几点问题。

一是对档案管理工作重要性的认识不足。报社虽属事业单位，但一直实行企业化管理,因此，能够带来经济效益的业务部门是报社的核心部门，也是报社投入最多、最重视的部门。目前，报社档案管理部门普遍被忽视，这也间接影响了档案工作人员的积极性，使得档案部门时常表现为清闲无事、可有可无的样子。这种认识上的不足直接制约了档案管理工作的进行与发展,报社内部档案管理的规章制度往往并不健全,有的报社甚至没有制定相关管理办法和制度，这意味着档案管理工作无章可循。

二是报社内部缺乏相应行政监管机制,没有具体的监督机关。档案管理工作好坏与否并不重要，既不会影响相关工作人员升职加薪，也不会对报社盈利产生消极影响。这一现象的直接后果就是，档案管理工作的随意和松散，档案管理人员专业素质不高。《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》颁布之后，才标志着新闻单位档案管理工作开始逐步走向正式化、科学化与规范化。然而，实践中，很多报社的档案管理人员并非专业人士，而是由行政人员兼职。但是，档案管理工作不仅仅是对报刊和内部材料进行“原始打包”,其实质上是一项专业性和技术性较强的工作。无论是档案资料的分类、编号，还是编研工作，都需要一定的专业技能和经验，由办公室人员兼任档案管理员是很难达到要求的。因此，对专业档案管理人员的培养十分必要。

三是对档案材料的开发利用不够。宣传报道档案的内容十分广泛 ,有对党的路线、方针和政策的传播,有对文化艺术的宣扬，有对国内外特别是本地区重大事件的报道,也会穿插各地的奇闻趣事。可以说，一份报纸就是一个社会的缩影。然而，目前对这些新闻档案的整理和利用十分缺乏。由于档案管理人员的素质不高、硬件设施不足等原因,档案资料的立卷存档基本上还是原始状态,多为简单地整理打包,这就使查阅档案资料的难度如同海底捞针，不但浪费人力，甚至找不到所需的目标资料。这种实地查找的传统使用方式，使得报社档案资料的利用价值有限。

加强办公室档案管理的责任意识

笔者认为，在档案保密管理工作中，应该将所有的保密工作落实到人。单位主要领导要及时关注档案管理工作，每一个员工都有自己负责的一部分工作内容，加强保密工作人员的责任感。在日常的档案保密工作中，实行严格的奖惩制度，对于因为工作失误造成严重影响的工作人员及其直接领导，应该负起责任；对于在工作中表现优异的工作人员应给予其一定的精神奖励和物质奖励。通过一系列的措施提高档案保密管理人员的工作积极性，全力发挥每一个工作人员的潜能，进而确保档案管理工作的顺利进行。

随着我国经济的不断发展，单位内部的运行管理体系也不断完备，办公室档案管理作为内部管理的一个重要环节，提高其工作效率越来越重要。因此，加强档案管理的责任意识，运用新型管理模式进行办公室档案管理，对提高报社工作效率、促进各项工作的正常运行起着至关重要的推动作用。

办公室档案管理作为报社内部管理的重要组成部分，在报社的管理工作中地位越来越重要。因此，建立完善的办公室档案管理制度，提高档案管理意识，加强办公室档案管理队伍建设，成为报社提高办公室档案管理工作效率的必然选择。