人事档案管理工作的重要性及作用探究

托娅

（中国电影资料馆，北京100082）

1 引言

人事档案管理是对企业发展以及内部员工生活、学习、工作的基本记录。为企业的发展提供重要的借鉴作用。要保证人事档案的完整性，突出信息资源的真实性，对于人事档案管理工作存在的不足进行完善。

2 人事档案管理工作的意义

人事档案管理工作在一定程度上能够反映出企业管理的规范性与科学性。企业在发展的过程中都需要将经历、成果等记录到档案当中，通过人事档案能够了解到企业发展的基本状况。人事档案管理工作水平是实现资源优化配置的基础影响因素。根据人事档案管理工作状态确定企事业单位未来发展提供借鉴。人事档案管理工作的有效进行对企业经营管理水平的提升具有积极意义[1]。人事档案管理是在长期社会实践的过程中形成的，是对企业真实记录，客观地反映出经济活动。对企业制定发展计划能够起到辅助性作用。通过人事档案管理工作能够对企业经济活动进行经验总结，根据基本状况制定出科学的发展规划。确保合法利益在受到侵犯的时候利用人事档案进行信息查询，实现企业的可持续性发展。

3 人事档案管理工作的重要性

人事档案管理工作是对工作人员进行的有组织性考察，为开展考核提供重要的依据。人事档案管理发挥的基础性作用能够帮助企业开展应聘，对员工的实际情况进行有效的综合性判断，或者是通过个人档案掌握现在员工基本工作信息能够起到知人善任的效果[2]。企业在制定发展战略或者决策的过程中都需要人事档案管理工作起到的辅助性作用。企业内部绩效考核等也是人事档案管理的重要内容。并且与员工的直接利益相关。员工的状态、绩效成绩、工作水平等都会记录到人事档案当中。通过对人事档案的查询能够对员工做出客观性的评价，这样也会增加企业对员工福利待遇设置的科学性[3]。人事档案能够反映出企业在不同发展阶段的基本情况，较为准确全面地记录企业的发展状态。企业会通过人事档案对政策和信息等进行更改，制定经济活动计划的凭证。企业在选任干部的时候人事档案能够清晰地反映出员工的各项条件，获取到最为真实的信息参考。通过人事档案企业能够了解到员工的成长，并且能够挖掘出员工的优势特点，这对于开展全面的人才培养以及资源分配具有积极意义，更好地实现员工的个人价值。人事档案管理工作也有助于人力资源管理的优化创新，通过人事档案管理实现与人力资源管理信息资源的共享，保证人才能够在合理的范围内进行流动，实现人力资源配置的最优化。

4 人事档案管理的目的

充分利用是人事档案管理工作开展的主要目的。在基本经济活动下根据事物发展的规律要求掌握人事档案管理的诉求，强化管理效果的同时实现资源的有效共享，人事档案管理需要不同部门不同专业的有效配合才能够实现，对档案进行集中搜集、整理、鉴定和保管，系统性操作、维护等能够使人事档案的利用持续提升[4]。对重要人事档案要进行复制，这样能够避免原件的损害。人事档案管理工作不能够只停留在表面，还需要根据时代的不同找出更加合适的方法提升人事档案的价值和作用。

5 人事档案管理工作的作用

人事档案在企业发展中具有不可替代的作用，是选拔人才开展客观评价的重要依据，能够为企业制定科学合理的政策，以及进行有效的经济活动提供借鉴。

5.1 选拔人才的依据

人事档案管理主要针对的就是企业员工信息存档管理，根据基本工作要求在企业进行改革过程中都要对员工人事档案进行随时查阅，这样能够为选拔人才提供信息参考。完整的人事档案会清晰地呈现个人信息，也是个人学习、工作等最为真实的信息资源。人事档案在个人成长过程中能够反映出基本共性特点以及变化规律，对于识别人才具有积极作用。企业为了能够长久持续的发展，需要高素质专业化人才发挥自身的作用。因此就需要企业能够掌握员工年龄、学历、知识结构等基本信息，了解员工的优势。人事档案管理在人才选拔上具有关键位置。企业通过人事档案管理引进人才，在公平竞争机制下选拔符合企业要求的专业化高素质人才，这对于今后企业的经济发展都具有积极作用。人事档案提供的客观信息是主管领导做出正确决策的依据。

5.2 制度改革创新提供保障

人事档案管理会为企业制度改革提供依据。随着企业改革的深入开展，在以人事档案管理为基础下对企业员工工资、福利、责任等都进行严格的规定，补充企业员工学历、工龄以及在职时间等信息，经过信息审核之后完成校对，人事档案管理是一项复杂的系统性工程建设，需要企业改革的积极配合并且两者的相互影响也将反映出企业的经营状况。福利待遇增长之后员工的工作积极性也将会持续提升，并且这也能够转换成企业的经济效益。

5.3 职称评定依据

人事档案能够全面地反映出员工的基本信息，这对于个人职称晋升等都具有重要影响。人事档案中详细的文字资料记录员工基本状态，可靠详实的人事档案在职称评定上产生的影响效果是直接的。人事档案要确保职称评定公平公正，为员工提供有效真实的组织鉴定材料。人事档案管理精细化规范化水平将会直接转化为企业的发展成果。

5.4 企业动态化管理

人事档案管理系统要及时维护更新，这反映出企业管理的动态化进行。企业要转变人工管理方式，强化资金的投入利用先进的计算机技术和现代企业管理思维构建人事档案信息库。通过电脑档案管理软件增强搜索效果，并且在信息保存上也能够实现自动化处理。人事档案管理利用信息技术及时准确地反映出个人变化，高效地处理档案信息，提升档案信息资源的利用率突出人事档案的使用价值。

5.5 管理人员素质的提升

人事档案管理工作现代化发展需要管理人员能够积极有效地学习先进的知识，提升自身的综合素质。根据员工状况定期开展培训活动，在思想上认识到人事档案管理工作的重要性，以实际问题为出发点制定出解决的措施。优化调整人事档案管理结构设置专门人才进行管理。统一人事档案管理制度的制定是保证员工档案真实性，实现企业转型发展的重要标准措施。人事档案管理的复杂性专业性越来越凸显，重视人事档案管理工作积极配合各项工作的开展，集中投入人力、物力、财力推动人事档案管理工作顺利进行。

6 结语

事业单位要加强对人事档案管理的完善，密切关注人事档案管理制度的发展，开展积极有效的监督工作通过信息资料的搜集与分析发挥出人事档案管理工作的作用。社会主义市场经济快速发展对人事档案管理工作的标准也在不断提升。人事档案管理的复杂性专业性越来越凸显，重视人事档案管理工作积极配合各项工作的开展，集中投入人力、物力、财力推动人事档案管理工作顺利进行。人事档案管理工作创新将会使信息资料得到合理的保存与应用，在统一管理下保障人事档案管理工作，并且融入现代化管理理念以更为认真的态度进行管理将会发挥出人事档案的最大价值和意义。