信息化时代学校人事档案管理创新方向探讨

陶宗国

（淄博师范高等专科学校，山东淄博255130）

1 引言

在学校人才管理工作中，人事档案是其核心组成部分。随着信息网络的逐渐普及，人事档案管理工作也发生了日新月异的变化，人事档案管理也变得越来越人性化，并具有便捷性。但校园人事档案的信息化管理仍处于裹足不前的状态，例如：管理手段过于陈腐。由于学校的局域网与电能配置没有进行及时更新，日常网络的维护工作不到位，管理软件操作烦琐，没有经过系统性的优化。再者，人才数据库管理体系不够完善，数据库数据不准确，不完善的状态，既无法保证人才的正确应用，也无法确定人才的质量是否符合标准。最后，管理人员对人事信息没有足够的重视。任何事物都有其双面性，计算机网络带给人们便利性的同时也带来了新的威胁—计算机病毒。计算机病毒的出现对人事信息的安全构成了致命威胁。本文对信息化时代学校人事档案管理创新方向进行了探究。

2 学校人事档案管理信息化的意义

2.1 档案信息化管理的意义

经过各行各业的对档案管理工作的不懈努力，我们国家才能够取得今天的成就。基于此，可以了解到档案管理工作为我国各项事业所做的贡献是不可不磨灭的，在我国社会主义经济建设中更是起到了巨大的重用与积极的意义[1]。近几年来，我国档案管理产生了巨大的变化，随着信息化的浪潮而不断改变着，从各个方面来支持并大力推进档案的信息数字化建设。因此，我国教育部门作为时代革新的发源地更应该加强相应档案信息数字的建设，紧跟改革前进的步伐，建立信息化建设的档案管理的整体结构，早日实现高校人事资源共享。

2.2 通过信息管理，发挥人才优势

学校孕育着各式人才与精英，他们是国家希望的种子，而我们国家将会在他们的手上被建立的更加繁荣，更加兴盛。档案是人事管理工作中的载体，它用来承担高校内部人事的成绩、品质、技能等各种事实的详细记录，更代表着人才的成长记录，是人才考核依据，高校人事档案实行信息化后管理益处很多，还可以用搜索引擎在数据库里搜索需要查询的人才的讯息，还能为高校人力资源的统计做出更为直观的数据表格，更利于高校人力资源的统计。

2.3 信息化管理对人事管理发展的意义

传统人事档案的载体主要纸质为主，书写纸作为档案载体存在着很多的问题，例如；不便于长期保存、储存环境的因素、查阅烦琐等。而电子文档的出现则很好地代替了传统的文档载体，电子文档为高校的人事档案提供了更优越的发展前景。经过电子信息化处理后的文档不仅储存便捷，记录资料可以保存更久的时间，如果要针对某一类或者某一项信息进行查找，人们可以通过计算机人事程序进行项目筛选，通过信息传送等手段，实现人事档案的资源共享。

3 信息化档案的弊端

档案管理工作由于涉及保密性与安全性，因此，现阶段的档案管理弊端也逐渐显现在人们的面前[2]。目前我国的信息管理手段依然过于滞后，也由于各种原因并且无法进行真正意义上的普及。我国对于人事档案的管理手段依然有着局限性，并使用传统的管理方式进行办公。同时，由于计算机技术没有获得高校的有力重视，导致高校内部的内部网络与电能性能较为落后。同时由于没有做好网络内部的维护，相应的软件也没有进行针对性优化，进而使档案管理的信息化较差，不能实现数字化办公等问题的出现，严重阻碍了信息化人事档案管理的发展进程。另外，人才数据库数据失真，导致数据失真的原因有三方面：第一，人事数据不实，一些部门为了应付上级的检查而构建临时数据，进而输入了不实的数据。第二，数据档案失真，档案数据由于缺乏审核机制，再加上由本人自行填写，往往缺乏真实性。第三，数据更新缓慢，高校人力数据库长期处于封闭式状态，没有专业员工进行校准的同时，致使人才数据库错误频出，从而降低了其管理系统的质量。

4 信息化时代学校人事档案管理的创新

4.1 重视学校档案信息化建设

学校管理层应该重视人事档案的管理工作，并将其视为学校管理工作的核心之一。同时，针对人事档案管理工作进行改良，并投入适当的改良资金。校方管理层还应该对人事管理设备进行更新，如更换电脑硬件设施[3]。同时为了确保信息的准确度，应该更引入云系统并加入共享平台。同时要防止出现人事信息外泄的情况，需要档案管理人员对数据库进行及时备份以及做好文件的保密工作。

4.2 建立档案信息库的管理模式

加强档案信息数据库的规范性，最重要的部分就是要保障人事数据的真实与完整，这些因素直接影响到整个人事数据库的质量，也就是说这些因素决定了整个数据库信息化发展的成效。为了能够达到其标准应该从以下几方面入手，第一，加大人事档案收集工作的力度，并对档案进行及时分类。第二，利用计算机技术以及数码技术来对数据库的构建进行详细说明，第三，做好相应的审核机制保证数据库的更新，让人事档案信息管理可以更系统化与规范化。

4.3 提高管理信息化档案队伍的专业素质

为了更好地完善档案信息化管理制度的实施，校方管理高层也要重视专业性人才的培养，各个高校应该针对性地培养出高质量的人事档案管理队伍。目前，我国高校人事档案相关人员大部分并不具备相应的从业素质，再加上校方管理高层没有对人事档案管理部门予以一定的重视，导致档案管理人员无法获得学习与自己职业相对应的知识的机会。因此，校方档案管理人员的综合素质、工作方式、思想意识等尚需完善，他们的综合素质仍需要校方去努力来为其做出提升[4]。因此，只有重视人才的培养才能进一步实现档案管理的全面优化。为了更好地培养出专业性人事档案管理人才需要从下面几方面出发：第一，必须要从人事档案人员的道德品质与其专业素质水平入手，并进行提高。第二，人事档案管理人员应该具有崇高的职业道德和良好的敬业精神。第三，档案管理人员需要具备相应的业务素质，同时，要有尽职尽责的奉献精神。第四点，档案管理人员需要时刻保持谦虚好学的精神，对现代计算机知识与管理方式必须加以熟练掌握和利用，例如如何在档案管理中应用计算机网络技术等。

5 结论

综上所述，本文通过对信息化时代学校人事档案管理创新方向进行探究发现，现阶段人事档案信息管理方面依然存在着很多的问题，如信息化档案存在弊端、人事数据不实、数据档案失真、数据更新缓慢等问题。针对这些问题，提出了针对性的信息化时代学校人事档案管理的措施，重视学校档案信息化建设、建立档案信息库的管理模式、提高档案管理队伍的专业素质等。相信在社会各层的努力下，我国未来的人事档案管理将会发展得更好。