企业单位档案管理创新与改革探讨

王萍

（中国石油集团公司渤海钻探工程有限公司第三钻井工程分公司，天津300280）

1 引言

随着我国企业单位经营理念逐渐向市场经济化转型，追求经济效益的同时忽略了档案管理工作的重要性，造成现阶段企业单位档案管理工作中存在诸多问题，本文通过对其问题与缺陷进行客观剖析，并总结出相应的改革措施。运用科学、合理的创新理念与管理模式，有效维护巩固企业单位档案管理工作的顺利开展，为企业单位的发展壮大奠定坚实的保障基础。

2 企业单位档案管理中存在的问题

2.1 企业单位档案管理人员综合素质较低

企业单位档案管理是一项系统、科学且要求综合素质较高的具体工作流程。所以要求企业单位档案管理人员必须具备有一定的业务能力与职业修养。由于我国当下企业单位档案管理人才相对匮乏。诸多企业单位档案管理还处于较为传统的管理模式当中。对相关人才的培养力度不够，其任用选拔方式还处于相对落后的机制之中。部分企业单位管理人员自身专业与自身工作所需完全不符，进而在实际工作中出现较大的管理问题。如在档案材料分类与鉴别方面，无法明确对档案材料种类与历史年份准确掌握了解，大大影响了归档进度与资料整合。另外，对上级所需相关档案资料不能及时地提供交出。在鉴别具有一定专业性、年限性的档案时，由于自身综合素质水平较低，无法准确判断出该档案的时效性与可用性，进而对下一步工作开展造成了较大影响。最后，企业单位档案管理工作人员新老交替现象频繁，在新老交替交接时缺乏一定的传帮带效应，造成了青黄不接、工作瘫痪等负面现象。进而导致新员工企业单位档案管理业务技能与综合素质偏低，造成了提供数据不准确与材料分类混乱等现象，严重影响了企业单位档案管理工作的顺利进行[1]。

2.2 企业单位档案管理技术落后

现阶段，我国部分企业单位档案管理技术落后。由于历史原因，我国部分企业单位档案管理工作一直使用纸张记录管理。纸张记录管理模式弊端较多，其中最大的原因是造成档案的丢失与损坏。同时，经过长时期岁月沉积对保存纸张的质材与墨迹会造成一定的脱落与模糊，进而造成了档案资料记录数据的不清晰与不准确，直接影响了企业单位档案管理工作的正常开展。虽然有部分企业单位已经实践了现代化网络信息管理模式，并已经通过相关数据库技术，能够更为清楚准确地掌握相关档案资料的基本信息。但是却没能建立更为先进的声像档案管理系统。因此，导致了企业单位档案资料缺乏相对的立体性与形象性，同国内外先进科学的档案管理技术还存在较大差距。

2.3 档案管理人员配置不合理

在企业单位档案管理工作人员的配置方面，缺少一定专业的档案资深管理人员。部分企业上层决策者对档案管理工作不够重视，单一片面地认为企业单位档案管理工作“无关紧要、可有可无”，认为既不能主导日常生产，也不能提高经济效益。因此，对企业单位档案管理部门中人员进行大批裁员，进而导致了企业单位档案管理工作效率的降低，甚至使其部门机构形同虚设[2]。另外，一些企业单位的档案管理人员犹如库管人员，主要负责大门钥匙的保存，与简单的资料查询工作。因此，造成了企业单位档案管理工作长期处于原地不动的状态。整理信息与资料归档长期无人问津，对企业单位档案管理造成极大的负面影响。

3 实现企业单位档案管理创新的策略

3.1 加强管理人员水平能力创新

各企业单位应该树立“人才第一、与时俱进”的内部培养理念。通过外部引进与内部培养的方式，对管理人员的相关专业能力水平标准评价进行改革创新。从多方面加大对企业单位档案管理人员的培训力度。结合自身企业单位的实际情况，定期开展档案管理知识方面的培训与主题活动，并建立相应的考核机制，采用优者奖励与劣者淘汰的方式。通过对专业档案管理知识的考核，系统、科学、合理的录用档案管理人才的选拔，对其成绩优异者应该给予一定的经济奖励，对于成绩一般的人员应该给予大力鼓励，使其能够更好投入到学习培训中去。另外应该引进国外先进的档案管理理念与教学模式，通过创新理念与创新模式的有效结合，形成一套独特的档案学习培养模式，在新颖的教学培养模式下，不仅调动了培训员工的积极性，更对提高档案管理培训的效果与目的起到一定的积极影响[3]。

3.2 加强档案管理技术的创新

针对部分企业单位档案管理技术与硬件设备落后陈旧的现状，加大对现代化档案管理技术与设备的引进势在必行。部分企业单位档案管理工作依旧采取传统的纸张记录方式，这种方式不仅陈旧落后还极容易造成档案的损坏与丢失。随着网络信息时代来临，加大对档案管理技术的创新是其当下提高档案管理的必要措施。在网络信息时代的大背景下，运用计算机、扫描仪、服务器等先进设备，建立完善、科学的档案管理数据库，可以对档案资料进行准确的分类与查询，大大节省了工作时间，并提高了档案管理的工作效率。同时，积极引进更为先进的声像技术，可以更为立体化地体现出企业单位档案资料的基础信息，对捕捉档案对象的生动性与形象性十分重要。因此，通过对档案管理技术与模式的创新，可以更为清晰、准确、高效地对档案资料进行掌握与处理[4]。

3.3 合理配置相关专业的管理人才

首先，应该加强企业单位上层决策者对档案管理工作的重视程度，树立“档案管理、关乎全局”的主观意识。“火车跑得快、全靠车头带”形成由上至下的工作态度与行动落实。切实把企业单位档案管理部门的人员配置落实到实处。应该利用创新理念与管理模式对其档案管理人员进行合理配置。首先应该成立相对独立档案管理机构。合理规划优秀档案管理专业人员的投入数量，使其可以在自身岗位发挥较大的实质作用。逐一完善落实相对档案管理人员的工作责任，从档案的管理、归档、查询、保管等诸多方面细致分工，做到人尽其责[5]。最后，对那些非档案管理专业的人员应该进行及时清除，对工作人员的把控应该做到“求精不求多”，对档案管理人员数量的把控应该进行合理定量与配置，使其企业单位档案管理工作可以顺利开展与实施。

4 结论

档案管理工作对我国企业单位的发展与经营影响颇大，由于我国企业单位受计划经济体制影响较深，在档案管理工作方面存在诸多问题与弊端。从人员的配置、管理的模式与人员的技能等三方面深化剖析，结合现阶段我国企业单位实际现状，对其档案管理工作进行科学、合理、系统的创新与改革，为企业单位未来的发展与提升奠定坚实的保障基础。