基于中小民营企业合同管理的企业内控体系的构建

谢美花

（龙泉市地产开发有限责任公司，浙江 龙泉 323700）

1 引言

合同管理是中小民营企业较快发展的重要保障，在较大程度上也是企业稳定、健康发展的重要形式，并且合同管理还能够在较大程度上避免企业风险，从而实现企业未来的稳定发展。为此，中小民营企业在发展过程中，需要对合同进行有效管理，并应采取有效的方法进行企业内部控制体系的构建。

2 合同管理概述

合同管理主要是指管理工作人员根据项目内容对合同进行有效监管，这在较大程度上是管理科学在合同中的较好应用[1]。合同管理主要是双方对各自权利与义务进行有效确定，并在此基础上通过书面的形式进行记录，以此作为约束双方行为的书面协议。此种协议在较大程度上并不能将其当做是法律，但是在法律法规允许的范围内成立的合同具有较大的法律效力，并在此基础上合同还需受到其他相关法律法规的约束，这在较大程度上能够为企业的经济建设提供良好的基础。

3 中小民营企业合同管理需求

我国中小民营企业的合同管理主要体现在以下几个方面：①企业运营需求[2]。企业在日常经营活动中合同是必不可少的环节，是企业经营活动顺利实施的基础，其中合同的有效管理能够有效提高企业经营活动的安全性，在较大程度上提升企业经济效益。企业在发展过程中，一般情况下是通过运行发展需求，并在合同管理的基础上进行经营规划的制定。②企业财务需求。企业的合同管理在一定程度上与企业资产有较大的关联，对合同进行有效管理，可有效降低资产风险，并且合同管理还能够使资金效益最大化。③合法合规。企业合同管理还需要以法律法规为基础，在管理过程中根据法律法规的相关规定进行有效监督，可在较大程度上预防违法行为的发生。

4 中小民营企业合同管理出现的问题

4.1 合同签订环节出现的问题

在进行合同签订时，最为重要的是前期的审核环节，在进行合同签订之前可以通过评审制度对合同签订程序进行有效简化，并在此基础上对合同管理内容进行有效规范。但是，一些中小民营企业忽略了合同签订前的评审环节，直接导致双方权责划分不清，给后期的管理造成一定的影响。此外，一些中小民营企业在实际工作中缺乏必要的经济分析预测，这在较大程度上加大了后期管理难度，极易产生经济纠纷。

4.2 合同执行跟踪质量有待提升

合同执行跟踪在合同管理过程中是最为重要的环节，中小民营企业需要设立专业的合同管理部门，这在较大程度上能够提高执行追踪管理能力[3]。但是，在实际管理过程中，较多中小民营企业没有设立较为专业的合同管理部门，并且没有规范的台账对合同实施管理，致使无法提高追踪管理质量。此外，企业还缺乏对合同管理的监督工作，很难保证对合同的执行情况进行明确记录，这在较大程度上无法为决策者提供有效建议。

4.3 合同保管环节规范性不足

中小民营企业合同保管的主要内容是合同签订前的论证、审核、合同原件、相关手续等，但是目前在合同管理过程中保管内容不完善，一些合同原件存在一定数量的丢失，并且没有进行合同前期的申请以及论证流程，同时也缺乏相关资料。此外，一些企业在进行合同管理时，没有进行统一存放，致使在进行审计检查时无法在第一时间对合同有效调取与查阅，增加了企业合同管理难度，这在较大程度上使合同保管环节无法有效规范，为后期合同的跟踪带来了不便。

4.4 合同纠纷处理机制不健全

合同在签订过程中，如果合同内容没有明确双方权责，将会产生一定的合同纠纷问题，这就需要企业在管理过程中采取有效的方法来避免合同纠纷的产生。一些企业还没有较为完善的制度与方法对此种情况进行有效规范，当合同纠纷发生时，使用最为频繁的方法是双方进行协商解决，合同的纠纷问题没有纳入到合同管理范围内，但是合同纠纷也是企业发展过程中需重点关注的问题，应当引起企业的重视。

5 中小民营企业加强合同管理内控体系的构建

5.1 合同签订环节

企业在进行合同签订之前，首先需要对企业经济效益进行有效论证，论证结果应与合同一起进行管理，还需要进行评审制度的签订，但应确保评审制度只对合同签订前的内容进行约束。此外，在合同签订环节还需要对合同要素进行有效签订，并对合同履行时间进行有效明确，还需要对合同签订审批表手续进行有效完善，同时对审批主体以及对应的审批责任进行有效确定，在进行意见签署时需要根据审核内容与职责范围来完成。

5.2 合同执行追踪

合同执行应当通过相关科室实施流转，任何环节遗漏都可能会导致合同执行出现误差，首先，相关部门需要进行台账的建立并进行实时性管理，在此基础上还需要对合同执行书面情况进行有效书写，这在较大程度上能够对合同进行有效管理，避免管理过程中的疏漏，合同执行完毕后，与合同原件一起进行留档[4]。合同主管部门还需要进行流转追踪台账的建立，并在此基础上根据合同执行进度与要求进行有效的追踪管理，同时对合同采取一定的措施进行追踪，这在较大程度上能够提高合同管理质量。

5.3 合同保管环节

企业在进行合同管理过程中，尤其是中小民营企业必须要进行合同管理部门的设立，这对企业合同的有效管理起到关键性作用，且在此基础上还需要对档案管理进行有效规范，合同从签订到执行完毕后的与之相关的资料都需要与合同正本进行有效存档。企业合同需要采用规范化档案管理，在规范化管理过程中还需要充分利用信息化手段进行科学管理。

5.4 合同纠纷处理

企业在进行合同纠纷处理过程中，在不影响经济发展的基础上，应当进行相关处理方案的制定，这就需要在进行合同纠纷处理过程中采用有效的方案与管理方法，并需要有专业的团队与科室对纠纷问题进行有效处理，处理方案需要规范化，并且还需要根据审批制度进行解决。此外，合同纠纷如果牵涉到经济纠纷，需要通过实际情况实施针对性处理，并在此基础上将处理情况在合同管理台账平台中进行有效呈现，这在较大程度上有利于后期相关信息的查询。除此之外，合同纠纷问题还需要根据档案管理方法对档案进行归档留存，并保存在相应的合同档案中，这在较大程度上能够对档案进行有效识别。

6 结语

综上所述，对中小民营企业在合同管理过程中进行有效的内部控制体系的构建，不但能够提高合同管理过程中的规范性，而且在较大程度上可促进企业内部控制体系构建。此外，合同是企业经济活动不可缺少的重要组成部分，若对合同管理不及时会在一定程度上影响企业经营活动，这就需要对合同实施有效管理，并在此基础上进行企业内部控制体系的构建，这对企业未来发展来说具有较为重要的意义。