中职学校档案管理创新研究

朱建国

摘 要：中等职业学校档案管理人员要创新档案管理思维，带动学校档案事业的发展。文章从职业教育学校要不断更新档案管理思维，健全档案管理章程、确保档案管理正规高效，加大档案设备投入、完善档案基础设备建设，充分发挥档案的实用价值、注重开发利用，科学管理实物档案、便于利用等方面，研究中职学校档案管理创新。

关键词：中等职业学校；档案管理；创新思维；章程；设备

中图分类号：G718.3；G271 文献标志码：A 文章编号：1008-3561（2018）03-0051-01

一、职业教育学校要不断更新档案管理思维

（1）加强组织领导，建立档案管理责任体系。学校领导高度重视档案工作，是学校建立档案正规有序的前提。学校应不断加强对档案管理工作的正确领导，真正做到思想重视、认识到位、落实有力。在制订学校档案计划时，学校领导要组织召开部署会议，听取档案汇报，研究解决工作必备的库房、设备、经费、人员配备等实际问题。要根据处室有关人员的变动，及时调整档案工作领导小组及办公室，而且还要调整“兼职档案员”为“处室档案员”。由专人负责处室档案，切实将责任落实到人，形成以校长分管、办公室主任主管、综合档案室具体负责、各处室协助抓好的四级档案管理工作网络。

（2）积极支持处室档案员参加上级部门及学校内部组织的业务学习和工作会议，交流工作经验，不断更新业务知识。中职档案员应及时学习档案知识、扩充档案管理技能，及时学习前沿的档案管理的先进技术。职业学校各处室档案管理员多是兼职，没有相应的培训，对档案管理多是延续前任的工作方法和技能。多以收集本处室的活动材料为主，移交、保存、存档、检索、利用都没有形成系统的程序和方法。学校要及时组织各处室档案员进行档案知识的学习和档案方法的整理，提高处室档案员的责任意识。

（3）要提高全校教师的档案意识。档案工作绝不是档案员个人的事情，而是牵扯学校方方面面，甚至每一个教师的利益。学校要让教师了解档案知识，明白档案的重要性。学校要充分利用全体教职工大会、中层干部工作会议、处室档案员会议和学校网站，进行《档案法》等文件的学习和宣传，加大档案收集、保护的宣传力度，提高全体教职工的档案意识。

二、健全档案管理章程，确保档案管理正规高效

档案室应根据上级有关档案管理办法要求，结合学校发展的新形势和新情况，修订完善《学校档案管理办法》《档案材料归档制度》《学校各处室归档范围》等制度。所有文件均按年度、以件为单位的管理办法归档。归档材料每年底由各处室档案员整理后，经部门负责人签字，移交档案室。实行电子件和纸质件双套管理，案卷质量要符合国家规范要求，无圆珠笔件、铅笔件、破损件，档案完整率95%以上、准确率100%，做到档案管理规范、科学、有序。

三、加大档案设备投入，完善档案基础设备建设

首先，在档案硬件设施上要舍得投入，着力加强档案管理基础建设工作。学校将办公室、库房和阅览室三室分开，而且增加了專用库房，升级档案橱柜为档案密集架，并配备光盘档案柜、空调机、去湿机、消毒灭菌机、吸尘器。其次，紧跟时代档案建设步伐。学校专门配备了查档专用计算机、打印机、碎纸机、复印机、扫描仪等现代化工作设备，以满足档案管理的需要。学校还购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施有了很大的改善。

四、充分发挥档案的实用价值，注重开发利用

首先，编制档案检索工具，是充分发挥档案作用、直接体现出保管档案效果的一项重要工作。学校应按照新的档案分类编号办法编制《档案分类目录》，编制完备的机读目录，加大档案信息化管理，更好地为师生服务。其次，认真协调好上下级、部门与部门之间的关系。档案室应把学校各个部门的档案材料收集起来重新筛选、评定、组合，按照归档要求有计划地进行归档。再次，加大档案信息开发利用的力度，努力使档案作用提高到新的层次和水平，真正达到资源共享的要求。现在学校已经建立起比较稳定、高效的电脑管理系统，同时建设了校园网，增强了档案部门与学校各部、处、科室、组等计算机终端主机相连，组成校园局域网，实现档案信息数据库与其中心数据库资源共享，提高了档案的利用率和便捷性。学校档案部门可以在校园网站中发布通知，提供开放的档案目录、条目数据库或全文数据库等，并在网站上建立专门的档案信息检索入口，让学校师生可通过身份认证后快速便捷地查询和利用相关档案。

五、科学管理实物档案，便于利用

职业学校实物档案包括学生实训的模具机床、电器设备、数控车、数控铣、焊接设备、汽修设备等。这些设备除了按照档案规定整理办法的制度整理外，还应该在创新、开放、共享的理念下发挥档案应有的作用。在每一件机器设备上利用现在的二维码扫描功能可实现该机器设备的共享信息，而利用手机二维码的扫描功能可以轻松得到该设备的性能、原理、保管者、操作流程、维修时间等，提高实物档案的利用率。

六、结束语

综上所述，把“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念融入到档案管理是当代档案员义不容辞的使命担当。职业院校的档案管理必须要不断创新管理办法，健全档案管理章程，加大设备投入，充分发挥档案的实用价值，更好地为教学服务。

参考文献：

[1]昌韬.高校档案管理的网络化与数字化[J].桂林师范高等专科学校学报，2012（01）.

[2]叶景青.高校档案网络化建设问题浅谈[J].贺州学院学报，2009（01）.endprint