信息时代高校办公室档案管理工作创新分析

胥静

【摘要】信息化发展的不断加快，对我国的档案管理工作提出更高要求，而档案管理的信息化已经成为我国档案管理工作转型升级和社会经济发展的必经之路，可以有效提升档案管理工作的效率，最大限度地减少对档案管理工作的成本投入。所以，在信息化发展背景下，应该采用什么样的方法去促进档案管理工作的发展，已成为有关研究人员需要解决的问题。

【关键词】信息时代；高校办公室；档案管理；工作创新

无论是在何种单位，对于档案的管理工作都是非常重要的。档案是企业发展阶段处于核心位置的重要资料，能够为企事业单位提供全方位服务。科学合理地进行档案管理工作，能够有效提升其自身可利用价值，同时，还可以辅助其他各个环节和部门之间协调工作，为高校的顺利运行打下坚实基础。纵观我国高校档案管理现状，从整体分析，还存在许多有待完善的地方，追根溯源，主要是由于没有很好的进行信息化建设。在信息化水平不断提升的当代，合理有效地运用相应网络信息技术，做好档案信息的系统建设，可以在最大程度上发挥档案应有的价值，有助于提升高校整体管理水平。

一、信息时代档案管理工作的描述

（一）信息化檔案管理的特点。主要表现在三个方面：信息化档案管理的进行必须遵守档案管理行政部门制定的有关政策和法律法规。政府、事业单位和企业走向信息化的标志是实物存档转变成了电子存档。信息化档案管理和以往的实物存档相比较具有很大的优势，能最大限度地提升档案管理的效率。

（二）信息化档案管理的意义。运用信息化方法进行档案管理工作，其最大的优点就是方便快捷，能够通过利用计算机软件知识对档案进行有效收集与归档。如此，档案管理人员只需要简单地操作计算机就可以实现资料的增减与变更，极大提升了工作效率。另一方面，积极落实高校档案信息化管理方案，可以有效促进高校发展的可持续性，节约资源和成本；当今发展过程中，高校想要快速实现档案管理与信息化要求步伐相一致，就需提升整体管理的信息化水平，这在无形中也增加了高校的整体实力和竞争力。由此观之，做好高校档案管理信息化建设，不仅可以实现高效率的查阅和信息利用，更有助于促进高校整体性发展。

二、信息时代高校办公室档案管理工作创新要点

（一）完善高校档案管理信息化管理系统。众所周知，高校的主要职能在于培育国家应用型发展人才，实现教书育人的目的，但做好这些的前提条件就是有一个稳定健康的发展环境，因此，要求高校总结自身发展的实际问题，合理完善档案信息化管理系统。此外，需要对档案信息化管理系统做好统一规划，优化配置各项可利用资料，从整体上强化档案管理水平。进行档案信息化管理过程中，要严格依照全面性、标准性、系统性发展内容进行建设，保证已归档资料的全面完整。除此之外，高校还要对档案信息化建设方面投入足够的资金和技术支持，培养专业型发展人才，不断推动高校整体发展。

（二）“云计算”在高校档案信息化中的应用。现阶段，云计算已经成为联网系统一种新型计算方式，是由多种运算技术综合而成的，广泛运用在各个管理领域。在高校档案信息化管理过程中，科学合理地应用云计算内容，实现对现有数据信息的整合和归纳，有效运用目前可以使用的IT信息资源，不断强化和提升档案管理系统的使用性能和使用效率，不断完善档案管理过程中的及时性和科学性；云计算的应用，使得高校档案管理的海量数据得到合理存储。特别是近些年来，高校信息化管理体系和系统功能走向成熟，对于云计算的应用得到有效拓展，为档案储存提供大量空间，与此同时，也便于整个高校进行相应的资源储存。

（三）做好基础工作推进档案信息化进程。哲学上讲，通过表面看本质，这种观念可以运用到档案管理工作之中，高校档案管理工作是服务于整个高校的各个部门和领域，参与到各项活动中去，因此，占有重要地位。当然，我们也不能否认在高校档案部门以往的工作中、确实因为各种原因，导致在管理中存在一些问题，像是资料收集不完全，档案资料缺乏完整性、可利用价值偏低等，严重影响相应后续工作的顺利开展，导致档案管理效果不理想。为了防止这种情况继续恶化，利于档案信息化建设的实施，需要完善档案基础管理工作，保证相应档案资料的完整性和科学性，尤其在进行电子档案归档环节中，一定要按照国家相应标准要求执行，进行统一录入与分类；与此同时，优化管理纸质档案，按照统一标准摆放，运用先进的数字化技术予以正确处理。

三、结束语

把信息化和档案管理相互结合并创新，已成当今每个管理人员所追求的目标，这也给档案管理的发展指明了新的方向。当下，我们必须解决好两大问题，一是硬件的配套，二是软件的投入。其中，最为关键的是解决人的思想问题，解放思想，与时俱进，实事求是。

【参考文献】

[1]刘倩.信息时代高校办公室档案管理工作的创新研究[J].港澳经济，2016（15）：125.

[2]肖琳.关于信息时代高校办公室档案管理工作的思考[J].当代教育实践与教学研究（电子刊），2016（1）：80-81.endprint