浅析医院档案管理中存在的问题及应对措施

马崇训

【摘要】对于医院而言，每一份档案都可能成为后续工作的借鉴案例。然而，纵观当下，大部分医院未采取与时俱进措施管理档案，档案管理还有较多问题尚待解决，如何优化医院的档案管理，使之更好地为医院各项工作服务，是医院亟须解决的问题。

【关键词】医院；档案管理；与时俱进

在医院资源库中，档案是非常珍贵的资源。它不仅包含医疗病历，还涉及基础设施建设、财务等各项资料，故其在医院管理中具有不可或缺的关键作用。进入21世纪后，医院逐步引入了档案管理信息化系统，大大提高了档案管理水平，推动各部门更好地通过优质档案开展相关工作。因此，医院有必要加大力度强化档案管理，切实跟进现代医疗需求，进一步健全医院的有关社会功能。

一、医院档案管理工作的现状及存在的问题

（一）档案管理制度不够完善。现阶段，我国大部分医院已构建自家专属档案管理部门，并针对医院档案管理的实际需求制定了一些工作规范，但完善程度明显偏低。究其原因，主要是医院档案管理只是形式化的、应付检查的操作。部分医院则受限于自身规模，没有建立档案管理部门和相关制度。一些小型医院虽建立了档案管理部门，但却未根据医院实际建设档案管理制度，生搬硬套现象严重，导致制度实用性极差。医院未建立健全的管理制度的后果是，档案资料的完整性减弱，真实性降低，连带医院档案的实用质量下降，致使医院档案管理无法跟进时代要求。

（二）医院相关人员责任心不足，综合素质不高。医院不重视开展档案管理的表现有：首先，医院领导、档案管理员暂未意识到优化完善档案管理的重要作用，以至于其具体管理工作存在敷衍了事的情况，如不认真填写档案资料信息，随意办理借出借入手续，不对档案记录进行审批等，导致工作人员在审核时频频出错，档案管理出现严重失误，使医院各部门、医务员乃至患者无法及时调取完整正确的档案。搜索相关医患纠纷的新闻，发现存在医院无法提供患者档案资料而导致申诉失败的案例，这也说明，档案管理缺乏严谨性，极有可能损害医院的有序发展。其次，最近几年，大部分医院越来越重视引进信息化系统来辅助档案管理，但由于有关工作人员技能素质不高，对信息化系统不了解，专业知识也欠缺，无法及时适应信息化环境，导致医院无法迅速发挥信息化系统作用改善档案管理工作。

（三）档案信息化管理建设不完善。现阶段，国内大部分医院缺乏与时俱进的精神，究其原因主要在于医院管理层还未清醒地意识到应用信息化手段进行档案管理的作用，相关设施也尚待优化。如软硬件设备落后，互联网搭建亟待健全，管理人员不能熟练应用信息化手段处理问题等。加上医院构建的档案管理体制不够先进，机制完善度偏低，管理人员年龄偏大且对信息化操作适应力差，导致档案管理所需人才欠缺，相关管理建设也就无法按照预期创新发展。

二、促进医院档案管理工作与时俱进的对策

（一）转变管理理念，提高档案意识。当前，档案管理人员综合素质低，优化管理档案的意识不强，管理模式僵化是导致医院无法有效提升档案管理水平的关键原因。基于此，医院应该切实紧跟新时期要求做好档案管理工作。所以，医院若要突破现阶段的档案管理难题，必须要加大力度优化现下实行的档案管理模式，紧跟时代提出的新管理理念，不断增强相关工作人员的档案管理意识，强化其责任感与服务能力。这也要求医院要针对档案管理构建科学合理的管理程序与制度，确保医院档案能完整有序地得到分类保存，便于医院各部门、各医务人员能及时调阅临床医疗、人事、科研成果等档案为自身工作服务，创造新工作成果或增加更多社会效益，全面提升档案的利用水平。除此之外，鉴于信息化技术日渐普及，档案管理个性化要求提高，医院应要求工作人员积极学习新技术新系统，与时俱进，使档案管理逐渐适应新时代需求。

（二）加强档案管理信息化建设，提高工作人员的综合素质。若要推动医院档案管理逐步趋向时代化，必须要加大力度提高管理人员的技术能力。具体来看，首先，要鼓励工作人员积极了解、学习并熟悉专业化的档案管理知识，全面掌握相关计算机信息技术，用信息化操作提高医院档案管理效率，切实满足实际的档案管理工作需求。其次，医院应在条件允许的情况下对档案管理员进行专业知识、专业技能培训，特别是信息化处理技术以及相对较先进的计算机技术培训，使档案管理员充分掌握现代化信息处理技能，有力地提升档案管理效率和档案利用率。最后，医院有关管理部门应注重宣传档案管理的重要性，增强每位医务人员科学归置档案的意识，鼓励医务人员从自身做起，自觉主动维护好档案，以促进医院医疗卫生事业稳健发展。这也有利于增强档案管理员的责任感，不断规范档案管理流程，优化档案管理规范，提高档案整理效率，进而使档案使用者能够一起参与进来，进一步优化档案的完整性，增强档案的真实性，切实发挥档案的实用价值。

（三）实行医院档案手工管理与信息管理一体化。高科技时代，信息化管理技术不断发展，并逐渐与医院手工操作的档案管理工作融合了起来，转变成了医院管理档案、促进档案管理规范化的重要手段。其主要表现有：首先，在信息化管理技术的支持下，档案管理人员可实时把握不同部门、不同科室当前的档案管理情况，并借助系统划分档案类型，进而构建起先进的档案管理资源库。其次，信息化系统的引进有利于进一步健全档案的电子化建设，使电子文件得到妥善管理和利用。最后，管理部门可借助电子系统生成、优化调整、存储和随时调阅电子档案，并构建规范化的制度，使纸质与电子档案得到有效协调，从而推动医院档案的手动管理能逐步和信息管理实现一体化，确保医院档案能为相关管理工作提供良好的服务支持。

（四）积极开发档案资源，提高档案的利用率。优化医院档案管理的最高目标是使医院各部门工作尽可能得到充分的资源支持。这也要求档案管理工作人员要积极增强自身的档案服务能力，全方位提升档案管理水平，开发、挖掘、整合、优化档案资源，并积极应用管理系统为自身服务。同时，在空余时间，医院应鼓励档案管理人员积极学习与时俱进的档案管理经验，强化馆藏建设，优化调整档案类型，使不同部门、不同单位的档案个性化需求都能得到有效满足。由此，档案利用水平、档案价值都将得到有效提升，进而促使医院的档案管理逐步趋向跨越式发展。

三、结语

在医院管理工作中，档案管理是不可或缺的环节。一般而言，档案管理的质量直接影响了医院的发展稳定状态。然而，当前，大部分医院都未完善自身的档案管理事项，这需要相关管理人员增强档案管理意识，明确档案管理的重要作用，并在实际工作中采取多种可行性措施优化改进档案管理流程，加大力度培训档案管理员的综合素养，使之尽可能增强档案管理意识。同時，要积极推进档案管理信息化，实现档案资源的循环利用，切实为医院各项工作的开展提供优质的档案资源支持，促进医院达成预期发展目标。

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