浅谈办公室档案工作的规范化管理

代文婷

【摘要】在医院精细化管理中，办公室档案工作的规范化、标准化是医院档案管理的关键，是整个医院协调、掌握、高效管理运行的有效保证。本文對规范办公室档案管理工作的主要内容、办公室档案工作的发展方向、规范办公室档案管理工作的意义进行论述分析。

【关键词】医院精细化管理；办公室档案；规范管理；内容；发展方向；意义

办公室档案管理是医院稳定高效发展的重要保证，建立系统、科学、民主的档案管理制度对于单位的发展极为重要。档案是医院发展的见证者、重大历史事件的承载者，更是医院各发展阶段的凝练和体现者。如何利用档案这一载体，反映医院办公室工作开展情况。医院办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识，以适应医院标准化、规范化、科学化运行的需要。

一、规范办公室档案管理工作的主要内容

（一）规范办公室档案管理工作的前提是制发公文。大部分办公室档案的前身为公文。如何制定与规范发布公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范水平。提升制发公文的规范性，一是要增强规范意识，提高公文的质量。严格遵照国家相关规定，如规格尺寸统一的A4纸型。二是要确保字迹清晰，提高公文的保存性。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹。三是要严格签发手续，提高公文的准确性。对公文制发的签发手续、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不规范的字，有助于运用信息化检索方式的实行。

（二）规范办公室档案管理工作的准则是立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索造成不利影响。文件的归档要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在实际工作中应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作中应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入。让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

（三）规范办公室档案管理工作的保障是案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到。立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。因此我们要重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理的检索与划分，有效管理其办公室档案。

二、办公室档案工作的发展方向

（一）做好办公室档案工作标准是依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势。办公室档案工作想持续不断地发展需遵循依法治档之路。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理。

（二）增进办公室档案工作目标是运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在。要增强办公室档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以方便办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求，把“死”办公室档案变“活”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。

三、规范办公室档案管理工作的意义

如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可提升工作品质及效率，有助于将历史保存并还原其真实性。规范式的办公室档案管理，更是衡量单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩。办公室档案工作管理的好否，直接决定着医院领导是否能把握住本院整体发展情况。所以，规范好医院办公室档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型办公室档案管理措施，将医院的总体发展成果及情况如实具体地反映出来，有助于提高医院的核心竞争力。长期以来，人们对办公室档案管理工作意识淡薄，实际工作中存在责任感低、宣传力度不足等问题，甚至出现办公室档案工作无用论等问题，这影响着医院的档案工作管理理念，不利于医院的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。

四、结束语

现代化管理条件下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展的有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。

【参考文献】

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[2]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地下半月刊（理论版），2008，10（01）：97-159.endprint