关于企业档案收集若干问题的探讨

杜俊英

随着时代的发展，企业的经营和发展对档案信息的依赖日益增大。做好档案信息服务工作要依靠丰富的馆藏档案信息资源。在档案管理流程中，收集是基础，积极主动地做好档案收集工作，以达到丰富馆藏、突出特色，是摆在企业档案工作者面前的重大课题。

1 企业档案收集工作的现状

就整体而言，收集不全是基层企业档案工作中存在的一个突出问题，主要表现在以下几个方面：

1.1 归档门类不全

企业档案收集往往只注重文书档案的收集，科技档案和专门档案相对比较少，如财务档案、基建档案、设备档案多分布在各职能部门。对随着科技发展和办公自动化的形成产生的如照片、光盘、硬盘等新型载体档案和实物档案的收集归档工作也不够重视。

1.2 归档文件不齐全、不完整

具体表现在：1）红头文件不齐全。许多职能部门起草的文件上报后，没有将回复或批复的文件交到档案室留存。现在的实行办公OA系统后，有些电子文件没有打印成纸质文件及时归档。2）“白头文件”不齐全。在日常工作中会形成许多没有红头的文件材料，如编发的简报、调查报告、典型材料、统计报表、领导讲话发言稿、会议纪要等，还有外出学习交流调研带回的重要文件资料，没有归档。这些文件材料对今后的工作查考有着不可替代的独特作用，也应有所选择地进行收集。

1.3 科技档案收集不全

由于库房面积有限或档案人员配备不足，忽视科技档案收集的现象比较普遍，也存在有的职能部门为了查找方便不愿把技术资料交给档案室，甚至有的工作人员将技术资料留在自己手中不交给资料员，如果工作调动时没有移交，就造成档案流失。有的部门在基建施工或设备安装中的图纸更改和调试记录、检修记录从不归档，造成档案与实际情况不符。

1.4 档案收集范围窄

除了正常馆藏管理范围内档案的收集，对以下类型的档案则缺乏有效收集：1）突发事件档案的收集；2）实物档案的收集，如印章、奖章、奖杯、锦旗、题词、纪念品等；3）重大活动档案的收集。

2 影响企业档案收集工作的因素

2.1 自上而下存档意识比较薄弱

企业的档案部门往往是无职无权的“软”部门，有些单位领导档案意识还很淡薄，没有独立的档案部门，设在综合办公室，层层领导，导致档案收集工作处于被动边缘状态。企业员工的档案意识也很淡薄，这在很大程度上影响着档案在企业范围内的征集工作。在企业规模不断扩大、管理不断升级的同时，档案工作未能受到同等的重视，致使散存在企业内部的一些有价值的档案资料未能及时的归档。

2.2 档案管理制度不健全，使档案收集工作失去支撑

档案管理制度不健全，没有建立归档制度，档案收集范围和相关要求不明确，造成档案收集工作无规可依，无章可据。文书档案还比较容易收集，但科技档案就难以集中收集保管了。档案的收集登记工作和交接工作很不规范，也会造成资料的损失。对于相关部门和相关人员该归档的材料不归档，私自保管或任其丢失等，也无从追责。

2.3 人员综合素质不高是影响企业档案收集工作的主观原因

一是普遍缺乏从事档案工作的专业人才，大多认为档案工作就是保管工作，不需要多少专业知识，在选择档案人员时不注重专业背景。二是档案员身兼数职，精力上无法专业搞档案工作。三是通常档案工作者本身抱着“不求有功，但求无过”的思想，工作中消极被动，致使档案收集工作长期呈现一种落后状态，征集档案的广度不够，导致档案资料流失。

3 加强基层档案收集工作的对策

3.1 健全归档制度，确保归档材料齐全完整

建立、健全归档制度，是做好档案收集工作的重要前提，也是保证档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。明确综合档案室和各部门的归档范围的差别：档案室偏重永久和长期保管；各部门应结合部门职责收集整理，按规定将该归档文件资料按规定时间交档案室。

归档时应注意：1）归档范围必須明确完整，以免少收或漏收档案资料。归档范围完整就是指立档单位形成的各种门类档案应全部纳入收集范畴，全部收集，完整无缺；2）加强文件管理。为了防止上级各主管部门直接下发到各业务部门有价值的文件材料散失，应由文书部门登记，流转后应及时归档；到外面参加会议及交流调研的重要文件，也应归档。3）档案部门要同业务部门、基层单位加强联系，加强业务指导，有利于提高档案人员素质和档案管理质量，确保归档及时性和完整性。

3.2 提高人员素质，增强主动收集意识

长期以来，档案管理人员的服务意识不强，使档案收集工作处于一种很被动的局面，要改变这一现状，必须全面提高档案人员素质，加强档案专业知识培训，提高业务水平，更新观念，扩展思路，激发内在的工作热情和工作积极性，增强档案收集的敏锐度和精确度，变被动为主动，让人们感受到档案的重要性，赢得领导和员工的信任和支持，档案收集工作才能顺利有序的开展。

3.3 加强宣传教育，强化档案意识

档案部门要以各种方式宣传档案工作，尤其要向领导宣传档案工作国家及地方法规，引起领导对档案工作的重视。同时加大对广大员工的宣传，将收集工作的目的、作用和意义渗透到各个部门，强化整个企业的档案意识。档案工作人员也要从封闭、半封闭的状态中走出去，宣传、解释档案工作，通过提供利用、汇编资料等方式呈现档案价值，赢得领导的支持，同时还要深入有关部门进行沟通和交流，从而使档案收集工作经常化、制度化。

3.4 创新收集手段，扩大档案收集来源

为了适应企业发展的要求，档案管理部门必须改革档案接收和征集工作，构建优化的档案建设网络，加强对企业重大活动、重大事件、重大工程档案的收集。打破传统接收方式，拓宽收集渠道，多形式、多渠道将散存在企业内的重要档案收集存档，如采用定期或集中收集的方式征集档案，同时提高接收档案的质量和增加科技档案、专门档案、声像档案、实物档案的收集比例，实现收集档案数量有较大增长，质量有较大提高，结构有较大改善，使收集的档案成为重要信息资源基地，为企业的生产建设和发展提供完备的档案信息服务。