试析电子档案和传统档案管理的异同

何为

摘 要：在社会发展中做好档案的有效保存，可以实现记录社会变迁的目标。尤其是在当前的发展下，信息技术的不断进步，电子档案有了进一步的发展，基于此，本文论述了电子档案和传统档案之间的异同，进而探讨了如何提升电子档案的管理。

关键词：电子档案；传统档案；异同；管理

档案是信息资料的载体，可反映经济社会发展的实际情况，有效利用档案信息可促进经济社会的协调发展，可见档案管理的重要性。随着现代科学技术不断发展，传统档案管理方式已经不能满足需求，需要应用现代科学技术来科学规范地管理档案，实现档案电子化数字化管理，实现档案信息化并不断提高其利用率，不断提高档案管理水平，促进我国档案事业的进一步发展，促进经济社会的协调快速发展。

1 电子档案对传统档案管理造成的冲击

传统的档案管理是将纸质信息装订成册归档，并对档案袋进行整理排序。与无纸化办公模式相比，虽然二者归档流程大致相同，但是归档介质却有了质的变化。由于档案管理部门所涉及的档案种类众多，办公自动化生产文件只是日常运营中的一部分，可以直接进行电子归档，但是传统纸质档案需要重新录入，从而实现电子归档。如果单位没有实现信息化档案管理模式，那么在日常工作中所产生的电子档案就无法直接进行电子归档，而是需要打印后再以纸质档案流程进行归档。电子档案是通过计算机生成的档案文件，并存储在硬盘、云端中，可以在网络中进行传递。虽然采用电子档案的形式在查阅中非常方便，但是法律效应却受到了挑战。也就是电子档案的法律效应是否能够和传统档案相同，是否会影响纸质档案的法律效应等。在电子档案中，由于档案信息可以通过格式转换进行修改，因此，电子档案存在一定的不安全因素，从而影响电子档案的法律效应。

2 电子档案和传统档案管理相同点

2.1 两种档案管理的基本原则一致

档案管理的发展从始至终是按照一定的原则进行的，两种档案管理方式所遵循的原则是一致的，这种原则就是根据社会发展的需要，采用一定的技术条件在原有管理方法上进行创新形成新的档案管理模式。两种档案管理方式各有自身的优势和不同，其统一性体现在管理方法和原则的一致性。

2.2 两种档案管理的基础是一致的

电子档案管理的实现和发展离不开传统档案管理方法，从某种意义上讲，电子档案管理只是传统档案管理通过计算机技术实现的一种形式，其根本的基础还是传统档案管理。电子档案管理在对信息资源的分类和存储归档的过程中离不开传统档案管理方法的使用。

2.3 电子档案信息资源是传统档案信息资源的延伸

我们知道，电子档案是依据计算机网络工程技术，将传统档案管理方法进行了延伸和扩展，其最大的优势就是利用最小的体积储存空间来实现大量信息资源的存储。现代科学技术的发展使电子档案在数据化和自动化方面的发展取得了一定的成就，利用计算机数据库来寻找需要的档案信息更加的便捷。电子档案管理方式的运行较之传统档案管理方式节省了很多的时间和空间。

3 电子档案和传统档案管理的不同点

在档案工作的全新发展过程中，纸质档案与电子档案都具有不同的优势。在现阶段的档案工作中，电子档案的应用较为广泛，其特征较为明显。首先，电子档案的载体多种多样，可以选择磁带、光盘或者其他形式，这种载体的多样化特征打破了传统的纸质档案单一的载体形式，而且相对于纸质档案而言，其本身的容量相当大，体积却十分小，在很大程度上可以节省档案的存储空间，进而解决传统档案管理中档案保存空间不足的问题。其次，电子档案的处理形式是由计算机进行直接处理，在最大程度上减免了传统档案管理工作中的存档和分类环节，使得档案信息管理变得科学有效，有利于档案管理效率得到稳定地提高。

纸质档案是档案工作中的另一种档案模式，其在档案当中属于发展时间最长的一种档案管理模式。这种模式的优点主要集中在以下三方面：第一，纸质档案具备原始性和真实性。通常而言，纸质档案一旦记录形成，那么它所记录的数据内容便不容易进行更改。但是计算机对数据信息的更改却十分常见，因而纸质档案之所以能够在现阶段的档案管理中依旧保持生命活力，與它的信息安全功能有着直接的联系。第二，纸质档案并不是一般的文字内容，而且不确定的信息内容并不会记录在内。纸质档案在表现形式上相当直观，便于人们进行直接阅读，而不需要通过电脑进行检阅。第三，传统的纸质档案往往都会给予一定的鉴定和承认，即基础的印章和签字都会配置在档案中，因而可以作为权威档案进行使用。

4 传统档案管理数字化的措施

4.1 加强基础建设，完善信息化管理体系

新时期电子档案的管理实践与应用，需要以“行业特点”为导向，制定出适合各个行业发展的信息化管理体系发展方案，逐渐完善信息管理体系，为电子档案管理模式的应用奠定基础。从实际而言，信息化档案管理体系建设工作主要集中在设备建设与制度建设两个方面。其中，设备建设又主要凸显在软硬件设备的建设与完善层面：首先，在软件设备完成上，应该加强档案管理系统的建设，即结合行业特点与需求，完善管理系统的性能并改进相关功能。其次，硬件设施的建设主要集中在对计算机性能的提升层面，即要全面提升电子档案管理主机的信息处理能力、档案存储能力等综合性能，为全面开展电子档案管理奠定必要基础。新时期电子档案管理制度建设重点主要是“明确工作职能”“完善管理制度”“明晰管理流程实现精细化管理”等几方面。一言以蔽之，新时期电子档案管理的推广与应用需要强化管理体系建设，以此夯实基础。

4.2 加强电子档案标准化规范性建设

数字化档案管理具有较强的易变性和删改性，需要一套完善的规范制度来约束档案管理。在电子档案的管理过程中，集中管理是可取的，将有效管理措施贯穿在档案管理全过程，形成全方位管理，需要管理部门统一管理档案资料收集、整理和归档环节，能有效避免档案原始材料遗漏和丢失现象。在管理电子档案过程中，应该遵循一定的原则和顺序，需切实贯彻和落实全程保护制度和传递记录制度，有利于避免较低的专业水平而降低档案管理水平，同时能够加强归档文件和其他文件的关联性，对方便使用电子档案奠定了坚实的基础。

4.3 提高数字化档案安全的水平

保护档案信息至关重要，目前数字档案的建设过程中信息保密工作还有许多欠缺和漏洞，很多信息的拷贝和复制都处于无保护措施状态，所以加强保护措施是很有必要的。首先，保护档案信息的不被窃取最基础的方法是档案加密和网络的防火墙，对有密级限定的档案信息，就应采用加密技术，对档案信息进行隔离处理，以防被他人篡改或截取信息。

5 结语

综上所述，随着时代的发展数字化档案已经体现出了它的优越性，同时为传统的档案管理注入新的血液，为人们利用档案提供新的途径，提高了传统档案管理工作效率。而数字化档案的安全管理随着科技的不断发展会日益完善，人们查询与利用档案的途径也会变得更加便捷。

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