浅谈用友ERP下的往来款项核销问题

包根梅

摘要：在多年的教学中，我们的学生有个共同点，一般能正确地进行采购管理与应付款管理系统、销售管理与应收款管理系统的日常业务处理，这些比较形象和好理解，而往往会忽略了核销这个细节的处理，影响了应收应付款项的精确管理，对后期的账表业务产生影响，没有达到ERP的最大效用。本文分析往来款项管理中的核销业务处理及相应的账务处理，供同行和初学者参考。

关键词：核销；应收款管理；应付款管理

中图分类号：F23 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）025-0153-02

笔者一直从事会计专业的教学工作，在教学中历经用友U8软件的U8.50，U8.61，U8.72，U8V10.1等不同的版本，我们的课程名称也历经了会计电算化、会计电算化实务、会计电算化操作、会计信息化、ERP等，共同的目的是以专用软件为载体，实现会计业务及相关业务的信息化操作，达到资源共享，提高效益，实现企业资源最大高效地运转，从而达到相关利益最大化的财务目标。其中往来款项的核销是重要的一个环节，这直接影响有关账表的数据，并影响有关分析的质量。

一、往来款项核销的意义和方式

（一）往来款项核销的意义

应收应付往来款项核销具有普遍意义，主要是应收单和收款单之间、应付单和付款单之间的处理，是企业日常业务之一，可以将应收冲应收、应收冲应付、预收冲应收、预付冲应付、红票对冲等转账理解为特殊的核销。用友软件无论哪个版本都要在不同模块中处理，通过收付款单和对比以前的采购或者销售业务，比如销售一笔业务，价税合计10万元，但是没有付款，这就形成一笔应收账款，而对方则形成应付账款。过一定时间后客户付款，销售商收款。双方做收付款单之后就需要核销以前所挂的十万元货税款，冲销往来款项，如此才能勾销收款与应收款、付款与应付款的相应关系，明确应收款的回收和应付款项的支付时间，提高往来款项的管理，进行往来款项的精确管理，提高效率。

（二）往来款项的核销方式

用友ERP系统一般提供两种方式。

1.自动核销方式。具体核销有三种：业务号勾对、逐笔勾对、总额勾对，核销操作保存后自动完成核销报告，界面上分已完成和未完成的状况（含原因），方便一一查找，效率性明显。

2.手工核销。如果不能自动核销的，可选择手工核销（能自动核销的也可以手工核销）。手工核销时由我们操作员手工进行核销条件的确认，选择客户，再选择相应的收付款单和应收应付单据，最后进行金额确认。保存后界面上显示的是本客户的未核销的往来款，方便后期管理。

二、应收款管理系统下的核销

应收账款是企业资产的一个重要组成部分，是企业在日常的经营活动中，由于销售商品或提供劳务，而应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。应收款管理系统和销售管理系统往往同步使用，应收款管理進行应收款、收款、票据告示日常业务处理，同时完成对应收款的账龄分析，设置逾期账款的级别等，进行相应的管理活动。

（一）应收款管理系统的基本操作

1.设置

（1）参数设置

一般由账套主管进行相应的参数设置，具体有：常规，凭证、权限与预警、核销设置。一般是将其中的坏账处理方式设为按应收余额百分比法。核销可以设置生成凭证，也可以不生成凭证。

（2）初始设置

应收款管理系统的初始设置一般包括：基本科目设置、控制科目设置、产品科目设置、结算方式科目设置、坏账准备设置、账期内账龄区间设置、逾期账龄区间设置、报警级别设置、单据类型设置和中间币种设置等模块。其中坏账准备设置一般是设置提高取坏账的比例、期初余额和相应的会计科目。

（3）录入期初数据

启用应收款管理系统时需要录入期初数据，保证业务核算的连续性和完整性。需要在应收款管理子系统详细录入客户单位的期初余额及这笔金额产生的时间、摘要、票号、方向及凭证等内容。应收款管理系统录完期初余额后，一定要和总结对行对账，如果有差额要找出原因并修改。对账成功后再进行日常业务处理。经常有学员由于没有录入期初有关单据而在日常业务处理中无法实现核销。也有些学员会金额翻倍，因为在总账系统录入期初余额后又在辅助账引入。

2.应收款管理系统的日常业务处理

应收款管理系统的日常业务处理一般包括应收单据的录入（同时启用了销售管理系统的，则应收单据录入在销售管理系统中完成）和审核、收款单据的录入和审核、选择收款、核销处理、票据管理、转账、坏账处理、制单处理、账表管理、其他处理和月末结账。

（二）应收款管理系统中的核销

应收款的核销是销售方收到客户所欠的应收款项后，将收款单和对应的应收单进行冲销，在系统内建立收款和应收款的核销记录，表示该笔往来业务已经结清，便于更精确、有效地管理应收款项、进行账龄分析及进一步的催账等工作。

1.应收款管理核销的单据关系

企业在日常销售商品或者其他业务中开出发发票，在应收款管理系统中经审核而产生了应收单，这是应收账款核算的原始单据。在企业往来业务中，以现金、现金支票、汇票、电汇等方式收到预收的和应收的货款或者劳务费，以及客户退货从而本企业的红字收款等，这产生了收款单，具体包括收款单、红字收款单、票据的录入。收款单用于记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、代垫费用等。应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、红字收款单进行核销勾对。

2.应收款核销处理

应收款的核销是指将收到的款项与应收款之间进行对应处理，从而勾对每一笔应收账款，建立已收款与应收款的核销记录，进行正确的应收账款分析。系统提供手工和自动核销两种方式。具体的核销处理时，可以视情况选用。一般建议初学学员选择手工核销，较为谨慎。可以逐笔核销，也可以在同一客户下多笔一起核销。无论采用何种方式，应收款的本次核销金额均不能超过收款单的金额。在具体处理时，要注意期初余额和本期金额的核对，以及现金折扣条件下的金额核对。

3.应收款核销后其他处理

核销后进行应收账款及账龄分析、账表查询，输出有关账表进行存档或者供相关部门分析决策使用。如果是核销出错或者其他原因而需要取消的，可以在其他处理中取消核销。核销后可以进行有关报表查询，如欠款分析，账目余额表等。

（三）应收款管理系统中核销的相关账务处理

应收款管理一般结合销售管理系统在使用，一般完整的流程是：销售订单，销售发票，销售发货单，出库单，应收单审核，发票制单，收款单，核销，收款和核销合并制单。

1.开出发票，确认一笔应收款的形成时的账务

借：应收账款

贷：主营业务收入

应交税费-应交增值税（销项税额）

2.收到全额款项，并核销时的账务

借：银行存款/应收票据

贷：应收账款

3.若是有付款条件的（付款条件也叫现金折扣，本软件自动确定到期日和折扣日期的依据，将会根据业务操作员所选择的付款条件来确定本该笔交易中的应给予对方的折扣），对方享受相应的折扣的账务

借：银行存款，应收票据

财务费用

贷：应收账款

4.转账核销时的账务

借：预收账款/应付账款/应收账款

贷：应收账款

三、应付款管理系统下的核销

应付款是企业负债的一个重要组成部分，是企业在日常经营活动中，由于采购商品或接受劳务，而应向供货单位或提供劳务单位所支付的款项。一般情况下，应付款管理系统会结合采购管理系统使用，在采购管理系统中填写发票，发票传导到应付款管理系统后经审核形成了应付账款。应付款管理系统主要实现本企业与供应商之间的往来款项，同时完成对应付款的账龄分析和管理。基本功能包括初始设置、单据处理、票据处理、账表查询和月末处理。

（一）应付款管理系统的基本操作

1.设置

一般由账套主管首先进行参数设置、初始设置，再录入期初余额，将应付账款、应付票据和预付账款的详细情况进行录入，并和总账进行对账。

2.应付款管理系统的日常业务处理

应付款管理系统的日常业务处理一般包括应付单据的录入（同时启用了采购管理系统的，则应收单据录入在采购管理系统中完成）和审核、付款单据的录入和审核、选择付款、核销处理、票据管理、转账、制单处理、单据查询、账表管理、其他处理和月末结账。

（二）应付款管理系统的核销处理

1.应付款核销的单据关系

在采购商品或者接受劳务以及其他费用时，而收到了采购发票与其他应付单，这些是应付账款管理系统日常核算的原始单据，付款处理主要是指对结算单据（付款单、收款单即红字付款单）进行核算，包括付款单、票据、红字付款单的录入，以及对结算单的核销。付款单用于记录企业支付的供应商款项，款项原因包括采购而应付預付款项、使用劳务而应付预付款项及其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单进行核销勾对，其他费用性质的付款则直接计入费用，不能冲销应付账款。应付模块收款单用来记录发生采购退货时，供应商给企业开具的退付款项。该收款单中与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字发票进行核销。

2.应付款核销处理

应付款的核销处理是进行付款单与应付单之间勾对的操作，是将已付的款项和应付的账款核对并明确具体的采购商品或者劳务以及其他的费用而产生的应付款项，以便结清与供应商及其他相关企业的款项。核销处理是正确生成账龄分析表、到期债务列表和应付利息表的基础。核销处理时，可以自动核销也可以手工核销，一般建议是手工核销，更为严谨和可视。必选择相应的客户，可选择具体的业务时间、部门及业务员，再选择具体的付款单和应付单，录入金额（要注意折扣情况下的本次折扣金额和可享受金额的不同）。保存后界面上是未付的应付款金额情意，方便加强后期管理。

（三）应付款管理系统中核销的账务处理

应付款管理子系统结合采购管理子系统的情况下，一般完整的流程是：采购订单，采购到货单，入库单，采购发票，采购结算，应付单审核，发票制单，付款单（或开出应付票据），核销，收款和核销合并制单。

1.发到专用发票（若收到是普通发票，则无进项税额），确认一笔应付款形成的账务

借：在途物资/原材料，库存商品

应交税费-应交增值税（进项税额）

贷：应付账款

2.付出全额款项或开出应付票据并核销时的账务

借：应付账款

贷：银行存款/应收票据

3.若是有付款条件的，我方享受相应的折扣时的账务

借：应付账款

贷：银行存款

财务费用

4.转账核销时的账务

借：应付账款

贷：预收账款/应收账款/应付账款

四、常见问题及分析

在往来款项的核销中，会遇到下列常见问题：

（一）有学生进入核销界面，操作不成功，原因有一般是：客户或者供应商录入出错，不能对应核销；没有应收或者应付单应审核，或者未制单，并没有形成往来款项。

（二）有折扣时，系统自动的折扣往往是根据应收应付款的全额计算的，我们需要认真核对，折扣一般情况下只是针对销售或者采购的金额部分，税额一般是不能有折扣的。为了严谨，双方一般会在贸易合同中约定：现金折扣按货物的价款计算，不考虑增值税。这种情况下我们核销时会注意实际核销金额和现金折扣金额。

（三）在用友ERP软件的应付款管理模块中付款单和应付单核销，核销界面找不到发票，只有红字付款单的记录。这是因为在用友ERP系统中核销默认是应付和付款。此类业务一般是由采购退货业务而产生的，此时需要在付款单查询页面，调整过滤条件后，单据类型选择收款单后，成功过滤到红字单据核销成功。于销售退货而产生的应收款管理系统中的核销条件相应的也要调整为付款单和红字应收单。

（四）如果核销后未进行其他处理，可以在其他处理中的取消操作功能中取消核销操作。如果已经生成凭证，则要先删除凭证再取消核销。