办公自动化系统的实际应用

于建委

摘要：在新时代的到来背景下，知识的掌握越来越成为社会经济增长和企业发展所重点关注的问题，进而导致办公自动化系统面临着严峻的挑战和压力，相关企业不但明确规定工作人员需要对其具体实施目标进行充分了解，更要求企业管理者不断提高其自身的综合水平。在这种情况下，办公自动化系统的改革完善就势在必行。本文主要对办公自动化系统的具体应用展开研究分析。

【关键词】办公自动化系统 实际应用 研究

随着企业信息化的不断深入化发展，相应的对信息管理的实际需要也朝向多元化方向发展，而相关应用软件的设计开发也快速向系统化、一体化趋势过渡，对信息资源共享提出了更为严格的标准要求，因而如何提高综合管理水平，使复杂过程变得简单化就成为目前亟待解决的首要问题。而办公自动化系统作为信息化建设的重要环节之一，对于企业实现信息资源共享、展开更加完善的信息化建设有着至关重要的作用。

1 关于办公自动化系统的主要功能分析

1.1 主界面

所谓主界面就是指办公自动化系统中的入口位置，只有利用主界面才能进入到各个子系统内部，并且其具有以下功能；针对用户身份进行验证、用户完全可以按照自身所实际爱好来进行页面的选择、浏览各项需要完成的工作任务、修改相关资料和密码及退出系统等。

1.2 公文处理子系统

一般来说，在办公自动化系统的具体实施过程中，文件审批及流转可以说是整个系统的基础所在，而用户流程是自下而上还是自上而下则可以任意调整，并且若想充分保证办公文件的一致性，就需要保证各个文件在系统内部仅有一份副本。同时为了准确发现文件的最终流向，相关工作人员需要对文件的每一次流动变化都认真观察记录，进而便于办公自动化系统能准确查询，促使办公自动化系统能够顺利进行。

1.3 基本办公子系统

基本办公子系统一般适用于企业内部的日常事务，具体包括以下几方面内容：

1.3.1 企业领导的日常工作安排

通过办公自动化系统将领导未来一周内的工作安排详细记录，并于每周五由领导秘书将其整理成详细的工作日程安排表公布出来。

1.3.2 企业会议的日常管理

办公自动化系统在会议期间可以做以下工作：在会议召开之前进行相关会议文件的发放、明确会议参与人员和会议具体时间及会议后整理相关会议记录等内容，从而为后期工作安排提供切实可行的参考依据。

1.3.3 委托办理

该阶段工作往往是一个非常实用的环节，一旦用户因为自身休假和出差等原因无法及时有效处理办公文件，这时用户就可以将其委托给他人，因而在具体代理期间，委托人可以将即将处理的公文交由代理人处理，直到委托人回归之后对其处理公文内容进行查看。

2 针对办公自动化系统的实际应用展开研究分析

2.1 实现资源信息的有效共享

在信息化建设的不断深入发展背景下，网络现代技术也逐渐在我国的各行各业得到应用重视，并且致使企业内部各部门之间的沟通交流更加方便快捷，进而极大的提高了各个企业之间的良好沟通交流，通常信息部门分为以下几方面内容：

（1）为企业内部工作人员所建立的论坛，主要存在目的就是加强企业各员工之间的互动交流，增进彼此的情感了解，为日后更默契的工作提供便利性；

（2）企业工作中所需要的相关报表和其他所需信息资料的下载；

（3）根据企业高层管理人员设置相应的查询功能。

2.2 SSL安全协议的应用研究

所谓SSL就是“安全套接层协议层”的简要概述，其最早是由Netscape公司提出的基于Web安全协议模型，逐渐被www所接受并设置成了计算机加密标准，SSL安全协议主要强调的是将公共密匙和对称密钥有效结合，进而为客户提供安全可靠的保密性及完整性服务。同时SSL又属于一种分层形式的协议，主要存在于应用层和传输层二者之间，主要是由记录层协议和安全密钥协议及应用数据协议等组合而成，其中记录层协议主要工作任务就是为高层提供相应数据资料及为数据安全链接提供良好的保密性和完整性服务；而安全密钥协议主要是在办公自动化系统中的密匙更改后上报到有效记录层，进而制定全新的密钥规范标准；最后应用数据协议则是将即将使用到的数据信息直接上传到记錄层协议之中，

2.3 PGP技术的应用研究

所谓PGP就是指一种非常流行的办公自动化数据加密技术，用户合理利用该项技术能为信息传输大大增加安全性，如网络新闻和电子邮件等，并且PGP还包含许多不同形式的加密手段，主要是由一种较为简单化的组合模式形成借此来提供更加高效安全的管理机制，促使信息资料能在互联网或是其他网络形式上得到安全可靠的传递输送。同时PGP在技术专业方面之所以被广泛应用的主要因素在于其与一般的加密标准相比要更加严格化，完全满足官方需求的标准规范。由此可知，PGP不是展开全局的推广，而是要帮助用户建立属于其自身的信任网，无论是双方互相信任还是通过间接的方式信任，其对应关系都是平等的，这样一来不但有利于实现办公自动化系统的有效扩展，还对其他系统安全模式的兼容存在有着一定的积极作用，尤其是PGP -般选择的算法都是MD5、RSA等，非常容易得到各个版本算法的程序源，为后期开发创造了良好条件。

3 结束语

总之，办公自动化系统作为一门综合性较强的技术在社会发展中起到了至关重要的影响作用，并且受到了广大技术性人员的高度重视，逐渐在各行各业中得到了普遍性应用，但仍需对其展开更加深入化的研究分析，对其进行不断的创新完善，促使工作效率和质量能飞速提高。

参考文献

[1]冉从林，王晓静.九江车务段办公自动化应用研究[J].铁路计算机应用，2014，23（02）：23-25.

[2]高杨，办公自动化中的计算机信息传输技术应用研究[J].自动化与仪器仪表，2016（05）：8-9.

[3]曲乐.OA办公系统在企业规范化办公中的应用研究[J].农家科技（下旬刊），2014 （08）：242-242.endprint