高校后勤档案管理存在的问题及对策

苏洋

摘要：高校后勤档案是高校档案的重要组成部分，它不仅能客观真实的反映高校后勤改革和发展的历史进程，也能为高校未来的发展起到重要的参谋借鉴作用。基于此，文章首先对高校后勤档案管理的重要性进行了简单的介绍，分析了高校后勤档案管理工作中存在的问题，并提出了加强高校后勤档案管理的对策。

关键词：高校后勤档案管理；重要性；问题；对策

引言

高校后勤档案是高校后勤进行项目建设、管理的直接信息来源，在高校后勤管理工作中具有十分重要的作用。随着近些年来高校后勤社会化改革的不断深入发展，我国的高校后勤档案管理工作中出现了一些新的问题，如高校对后勤档案管理工作的重视程度不足、管理手段落后以及档案管理人员素质不高等，这些问题的存在严重阻碍了高校后勤档案管理工作的有效进行。因此，文章对开展对高校后勤档案管理存在的问题及对策的研究就显得十分重要。

1高校后勤档案管理的重要性

对于高校后勤部门来说，其在日常管理活动中会形成大量的且种类繁多的档案，尤其是基建与设备档案，高校后勤档案对保证学校正常运转具有十分重要的意义。首先，后勤档案是后勤管理和决策的基石。高校后勤档案是在后勤部门日常管理中形成的，它是整个后勤工作历史面貌的写照。高校后勤档案的有效管理不但可以确保各项工作的顺利实施，还可以为领导的决策提供一定的帮助；其次，后勤档案是规划建设和维修的指南。近年来，教育事业不断发展，高校的各种设施、设备以及楼房建筑也随之增多，同时电力电缆、给排水、水暖、通讯工程等的布线也愈加复杂，必须要以档案为依据，才能正确规划、建设，避免不必要的浪费和损失；最后，后勤档案是对职工和学生进行素质教育的好教材。

2高校后勤档案管理工作中存在的问题

2.1高校对后勤档案管理工作的重视程度不足

高校后勤档案管理工作是一项长期性的工作，不能产生直接的社会效益和经济效益，对高校办学水平的提升难以取得立竿见影的效果，因此也很难得到高校领导的重视，这直接导致了高校后勤管理工作中出现了诸多问题。首先，高校后勤档案管理人员兼职人员比较多，且大多数档案管理人员的专业素质水平有限，再加上岗位不够固定，调动性比较大，这就会对档案管理与交接工作产生直接的影响；其次，后勤档案管理人员缺乏一定的服务意识，在实际的工作过程中，无法做到对各种繁杂的档案管理到位。

2.2管理手段落后

随着数字信息技术突飞猛进的发展，对后勤档案进行数宇化管理已是档案管理工作的整体趋势，然而现阶段我国大多数高校的后勤档案管理却仍然停留在对纸质档案的分类、保存、整理的操作阶段。一方面，纸质档案不易保管，容易引发档案损毁、丢失等情况。另外，对于部分较为珍贵的档案资料，也经常会由于保存时间较长且保存方法不当而导致霉变，进而造成巨大的损失，对档案的可用性造成极大的影响；另一方面，对于高校后勤档案来说，其覆盖面比较广且种类繁多，如果单纯的采用手工操作的方式进行管理，就会使得后勤档案整体种类划分工作的难度极大，这就极易导致档案存放无序、档案资料不完整的现象发生。

2.3档案管理人员素质不高

档案管理人员素质较低，影响了档案管理质量。合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。随着校园网建设与信息化的高速发展，高校档案管理队伍中还需要一批精通信息管理技术的人才，但是，从目前高校档案管理现状来看，档案管理人员还无法达到上述要求。另外，由于多种因素的影响，大量档案管理专业人员流失现象较为严重，这就会进一步降低高校档案管理人员的素质水平。

3加强高校后勤档案管理的对策

3.1提高档案管理人员的综合素质

档案工作是一门管理科学，档案人员除了具备良好的政治素养外还应有很强的业务能力素质。首先，要培养他们无私奉献的工作精神和认真、严谨的工作态度，使他们树立起高度的事业心与责任感；其次，定期对后勤档案管理人员开展专业培训，加强他们对档案管理专业知识的学习，不断丰富其专业知识，提高其业务能力。另外，相关档案管理人员还要掌握档案管理的新技术与新办法，在档案管理的过程中积极采用新技术与新方法，为后勤档案管理水平的有效提升奠定基础。

3.2完善后勤档案管理制度

档案管理制度一般有文件的整理立卷制度、外借制度、档案利用制度、保密制度等。制度的制定是为了加强档案的管理服务，是为了有效地保护和利用档案。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，对不同的审批手续进行合理的规定，确保利用工作有章可循。另外，在档案利用工作开展的过程中，还要保证档案不失密、不泄密，确保档案完好无损。对于各项档案来说，要对其利用规章制度的条文进行明确，使其严密而简明，方便执行。

3.3强化对档案管理的重要性认识

為了解决高校后勤档案管理中存在的问题，就要增强相关人员对档案管理工作的重视程度。首先，加大档案工作的宣传力度。根据具体情况，在校内开展专题讲座等活动，以增强领导与文秘人员的档案意识，让相关人员能够充分认识到档案的价值与意义；其次，做到“三纳入”，即将档案工作纳入到单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工岗位责任制中。要求他们以对学校发展负责的态度，认真做好档案工作。

结束语

总的来说，高校后勤档案对高校各校工作的有效开展具有十分重要的作用，因此，做好高校后勤档案管理工作尤为重要。在今后的工作中，相关人员应针对高校后勤档案管理中存在的问题，进行认真的分析，并采取有效的措施，促进高校后勤档案管理工作水平的有效提升。

参考文献：

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