采购物资的质量控制与管理

方俊宇，余海东

（衢州华友钴新材料有限公司，浙江 衢州 324000）

1 背景

在市场竞争激烈的当下，如何平衡采购物资成本与质量的关系，在有效降低成本的同时又保证生产经营正常有序稳定进行，显得格外重要。企业物资采购过程中的质量问题主要有供应商本身的原因、我方自身的原因及其他外部的原因，具体归纳起来主要包括六个问题：一是供应商丢弃诚信，违反采购合同与技术协议条款，包括工艺、制造、包装、交货期问题；二是供应商存在欺诈，不具备技术、制造能力；三某些采购人员与设备专工缺乏责任心、专业素养，签订的合同或技术协议存在漏洞；四是专业工程师选型草率；五是物流环节造成的破损、丢失；六是供应商遭遇的运营难题，造成物资供应链条断裂。

上述各种问题如果出现，就会造成采购方的经济损失。在现实采购的环节中，质量和成本存在一定的冲突性因素，采购的一方想要在满足质量规定的基础上，尽量的减少采购的成本费用。采购成本假如一直减少就必然会使得原材料质量不高。怎样在采购过程中保证质量与成本费用的均衡性，怎样确保采购物资的质量是目前采购企业面临的重要难题。

2 过程管控方法

为了降低与避免企业在采购环境中出现的不良问题，采购方应该从完善企业采购管控系统、创建优良的供应商管控系统、健全内在质量管控系统三方面采用改进对策，强化物资采购的管控方法。

2.1 创建完善的企业采购管控系统

（1）创建岗位清晰的组织结构。当前，有很多大规模的公司将供应商开发与供应商管理功能进行分开处理，分别创建了独立的资源开发以及资源管控机构，并且安排专门的人员对供应商产品质量进行把关；供应商质量管控包含和供应商绩效有关的原材料质量、成本费用、交货时间以及服务内容等各项指标的管控；确定分工明确的职责规定；供应商研发工程师负责对供应商的产品科学性以及技术水平做出科学的评判；供应商质量工程师要在生产的过程中使用各种各样的系统性工具对供应商的质量效益做出科学的管控以及定时的评价。这样构造了高效的管控并且预防了风险的出现。

（2）提升采购人员的专业技能、道德素质。高素质的购买团队能够提高供应管理的效率与质量，并且可以在降低成本支出的过程中，科学的评判与防范采购的风险；高水平的沟通能力、对物资市场的熟悉性以及市场的观察能力直接决定了物资采购人员是不是高效的管控风险的产生；一些采购人员为了减少成本支出，并没有对成本进行研究，采用降低供应商价格的全部办法，常常使得供应商选择不合格的便宜的材料开展生产，或者是降低生产过程中的质量管控要求，最终造成质量不合格，这就让采购方出现更大的成本支出。所以，培养与提升采购人员自身的专业素质，创建高水平的采购队伍十分的关键。

（3）制定完善的物资采购合同，加强技术类文件管控。市场经济的实施增加了采购工作的不确定因素，所以要严格管理采购文件，防止出现管理缺陷。在和分承包方创建良好稳定关系的同时，需要在全部的采购资料中将每一项技术规定用文字的方式在订货合同中显示出来，包含执行的标准或者是技术规定，质量检验要求，抽样检验方式以及选定基础，以及检验不合格产品的处理方法，质量问题的责任承担方，质量的管控，以及产品出现质量问题的索赔与判定，产品的标志以及包装、运输等。全部采购资料都需要经过严格的审批流程。

（4）强化采购物资仓库管理强度。在物资仓库管控步骤中需要确定生产部门负责物资入库、存储以及出库业务的管控工作。各个库房要设置待检验区域一隔离区域；物资在没有验收以前要放在等待检验的区域。对于不合格的物资要放置在隔离区域，在最短时间内办理货物退货以及维修手续，严格杜绝检验不合格的产品进入到仓库；并且要定时的组织采购物资盘点，同时检查质量状况，并做出有效处理。目前，仓储管理的难点是库房面积小、无备件专用存放点、当天配件材料基本当天入库出库，按上述要求执行存在困难。

2.2 创建稳定的供应商管控系统

（1）选择最佳的供应商。最合理的供应商应该具有多方面的条件，能够提供高品质、大量的物资并且迅速的交货，科学合理的价格还有热情周到的服务。为了更好的选择供应商，遵循以下的步骤：成立评选小组，对合格供应商各项资格或条件进行分析审议，包括经营状况、制造能力、技术能力、管理能力之绩效、品质能力等；对合格供应商分类别分等级，预防供应主次不分。

（2）实施清楚的供应商认可步骤。对潜存的供应商开展认真细致的审查与认可是全方位了解掌控供应商水平的最佳方法；运用供应商开展认真的审查和认可是全方位了解供应商能力的最好方法；经过供应商的现场审查与核实，采购方面能够全方位掌控供应商的生产经营情况、技术能力、研究能力、管控系统，为规避采购风险的产生奠定坚实的基础；审查与核实的内容包含：质量认证系统、设施和工艺水平、研发水平、生产步骤以及过程管控、生产能力以及生产饱和度、经济情况、订单管控、客户管控以及客户服务、资料管控、员工整体素质以及环境保护对策等。

（3）监督供应商的质量保障水平，帮助供应商提高产品的整体质量。采购方应该设定清楚的质量管理要求，并且及时的传递到供应商上。企业在和供应商合作的时候，为了保证供应商产品的质量，预防供应商的产品下降，企业要对供应商的质量保障水平开展科学的管控；并且企业在供应商遭遇到质量方面以及技术方面的困难的时候，应该和供应商一同找到质量提高的入脚点，从而创造更高的价值；在大部分环境下，采购方要选派质量管控或者是技术方面的人员和供应商一同讨论提高产品质量的渠道，能够极大的提高产品的质量。

（4）确保供应商进行科学竞争。传统购买管控常常倾向于一种物料有多家供应商，这样有一个良好的保障；然而现代管控的走向是缩减供应商数量，并且创建相互信任、相互获利、从而有长期稳定的合作关系；这样的优势就是：化简采购步骤以及调配方案；能够构成经济采购批量化，获得更高的利润；降低供应方的专用工艺花费；科学化运输管控；缩小库存总量，进而有助于管控产品质量，减少费用；对供应商进行动态的选取、比较与淘汰制度，能够从根本上提升整个供应链条的水平，提高供应链的竞争实力。

（5）创建和战略供应商的合作关系。购买管理的公司，并不是减少采购商品的价格，最关键的是能够让公司和战略供应商之间创建合作关系，从而减少新产品研发的成本费用以及耗时；企业的竞争从企业彼此间的竞争，逐步转变到了供应链条之间的竞争，这就需要企业开展高效的供应商管控，与供应商之间持续长期稳定的合作关系，开展一定程度的调整，构成“虚拟企业联盟”，让企业获得稳定的物资供应以及迅速的反馈市场的信息，这是企业在进行物资采购时的最佳方式。

2.3 完善内部质量管理体系

（1）不断完善内部质量验收管理制度。建立内部质量管理制度有利于规范验收工作，使验收人员有章可循，也有利于科学规范验收人员的职业道德；同时企业内部质量验收管理制度建立有利于验收人员独立行使监督职能，并按国家有关技术标准和有关合同、技术协议对产品质量进行严格检验，保证对供应商的公平公正；内部管理制度有效执行，才能保证装置长周期稳定生产。

（2）建立一支具备专业素养、职业道德、吃苦耐劳的验收队伍。验收工作“实打实”，工作量大辛苦，而且经常奔波在现场，加上库房小的原因，大多数物资需当天入库出库，需要随叫随到、着力为公司排忧解难，所以验收人员必须具备责任、奉献的意识；要想把设备质量检验工作搞好，还需有一支懂机械设备性能、基础知识的验收人员，否则提高质量检验水平无疑纸上谈兵。

（3）不断提高验收检测技术水平、升级配置硬件工具。质量管理中谈到理念更新、制度更新，而质量检验中检验方法和检验设备更新更具实际意义，立杆见影；传统检验方法检验某一指标可能费时费精力，结果有可能还欠理想，一旦更新方法、设备，检验起来方法简便、快捷和可靠，对于质量检验十分有利，可极大提高工作效率。

（4）要重视验收人员的培训和技术交流。专业知识的培训是提升验收人员能力的一种有效途径；产品在不断更新，技术水平也应不断提高，验收人员的素质也要不断提高才能胜任日新月异的检验工作；通过培训，可接触到新知识、技能；在培训过程中质量管理人员也应加强与设备科、车间交流，理论联系实际，不仅可以扩大验收人员的视野，还有助于解决一些实际问题和加强质量文化建设。

3 结语

采购件的质量直接决定了公司生产产品的整体质量以及所花费的费用，会直接影响公司的社会形象，对企业的发展以及提升起到了十分关键的意义。所以，企业有关部门需要尤其注重采购件的质量管控工作，实施必要地质量控制方法，并且对企业供应商开展合理、科学的动态管控，保证采购质量有高水平的管控，为公司跨越式发展打下坚实的基础。