信息化背景下档案管理改革研究

梁烨

【摘 要】 随着我国科学技术不断发展，尤其是以计算机为主的信息网络技术在社会各个领域中的渗透，人们可以更加方便和快捷的获取各种信息。如何将这些先进技术更好的应用到档案管理当中，也成为当前档案管理工作者密切思考和探索的问题。在本文中，结合信息化背景下档案管理改革意义，分析档案管理改革创新原因，并在此基础上提出有效改革策略，以提升档案管理科学化、信息化水平。

【关键词】 信息化背景下 档案管理 改革 研究

在信息技术飞速发展背景下，信息技术在社会各个领域中进行应用也取得较好效果。而档案管理作为政府、企业等社会各部门中的重要环节，受传统档案管理方式影响，致使档案管理安全性不够高、档案检索效率比较低下，为进一步提高档案管理水平，就需要积极转变档案管理理念，借助现代信息科学技术，不断创新和完善档案管理工作体系，促使档案管理效率和质量提升[1]。基于此，对信息化背景下档案管理改革展开研究和分析。

1信息化背景下档案管理改革的重要意义

1.1提高信息资源整合力度

传统模式下进行档案管理具有单一性特点，各项档案信息资料也有专门档案馆实施统一管理，日常中各个档案馆之间联系也比较少，也就无法有效满足人们需求。一些人在查询相关档案资料时，需要辗转各个档案馆，才有可能获得档案资料。但是借助现代信息技术，可以有效实现各档案馆信息资源整合，并在此基础上构建数字化档案管理系统，人们可以根据自身需求直接登录系统输入检索资料名称，就能够找寻到自己所需要的相关资料。

1.2提升档案管理工作效率

档案管理工作涉及到很多内容，各内容之间又具有繁杂性，传统进行档案管理需要工作人员一一进行录入信息，然后再实施统一管理，这个过程中一旦出现误差，就会影响到整个档案管理质量，并且工作效率也比较低下[2]。但是通过信息技术的应用，不僅可以简化档案管理程序，还能够帮助人们快速的查找档案，既能够节约管理成本，又能够使档案管理工作效率提升。

1.3增强档案管理安全性

确保档案管理安全性直接关系到最终档案保存和利用。传统纸质档案管理方式容易受到存放时间、环境因素的影响，导致档案出现损坏。但是通过现代信息技术的应用，可以以电子文档方式实现档案储存，再借助档案备份、系统加密等方式，可以进一步确保档案安全性。

2信息化背景下实行档案管理改革的主要原因

信息化背景下进行档案管理改革的主要原因有：（1）更好适应社会信息化发展要求，随着我国社会经济和科学技术不断发展，信息技术也在我国社会各领域中实现广泛应用，其中尤其是我国对网络基础设施的进一步完善，依靠网络获取信息已经成为人们普通采用的方式，在未来很长一段时间也将成为人们的一种生活方式和习惯；（2）提高档案信息利用率的必然需要，传统方式下对档案信息进行获取受到时间、空间限制，不仅影响到档案信息利用效果，还容易造成档案资料毁损，为进一步扩大档案信息利用率，就需要不断与时俱进，利用现代信息技术实现档案管理改革创新，使人们可以更加快速和便捷的获取信息；（3）便于档案资料信息整合，传统档案管理方式缺乏比较科学、合理的分类方法，使得整个档案管理工作比较混乱，借助现代信息技术，将人们所需要信息资源有效整合起来，并建立起统一的网络服务平台，不仅可以便利人们资料查询，还能够提升社会服务质量[3]。

3信息化背景下档案管理改革措施

3.1建立统一的档案信息化管理制度和执行标准

如果没有相对统一的建设标准在档案管理中发挥作用，就会导致档案实行信息化和数据化管理时出现许多问题。再加上各个部门之间所实施规章制度和标准存在一定差异，也进一步加剧了统一管理困难度。因此，对各个管理部门实施统一管理制度和执行标准，不仅可以完善档案管理制度体系，还能够确保档案信息数据化成果，也为后期档案信息资源共享和提高社会服务质量奠定良好基础。

3.2构建数字档案信息服务平台

对数字档案信息服务平台进行构建，除了需要高速传输功能网络以外，还需要相应软硬件设备和安全系统在其中发挥作用。通过现代网络技术可以将各个单位及部门档案信息以数据化、信息化方式呈现，并对所收集起来的信息资料进行科学分类和整合。同时，在严格遵循档案信息保密制度的基础上，构建档案信息查询平台，人们可以根据自身需求，在该平台上找到相应信息资源，进而提高档案信息利用率[4]。此外，为确保平台信息资源安全性，就需要发挥安全系统作用，确保档案信息真实和安全。

3.3提高档案管理工作者信息技术应用能力

信息化背景下对档案管理进行改革，也需要重视档案管理工作者专业水平提升，尤其是对信息技术的应用能力，以更好满足档案管理工作需要。要求档案管理工作人员不仅具备扎实的档案学专业知识，还需要熟知计算机技术、信息管理技术及其他信息化专业知识，并在实际开展档案管理工作时熟练的应用。如：在开展电子文件整理工作时，档案管理工作者不具备一定数据库管理知识和具体电子文件整理操作技术，就无法胜任该项工作，最终也会影响到实际工作效率。因此，实际档案管理工作中，还需要进一步加强档案管理工作人员数据库管理、数字信息采集和计算机操作能力培养及训练，促使档案管理工作人员信息技术应用能力不断提升，确保整个档案管理工作健康、有序发展。

结 语

在本文中，对信息化背景下档案管理改革进行研究，主要是从信息化背景下实行档案管理改革重大意义分析展开，这些意义主要体现在提高信息资源整合力度、提升档案管理工作效率和增强档案管理安全性三方面。同时详细分析了信息化背景下实行档案管理改革的主要原因，并在此基础上提出几点行之有效档案管理策略，通过建立统一的档案信息化管理制度和执行标准、构建数字档案信息服务平台和提高档案管理工作者信息技术应用能力，可以进一步提高档案管理工作效率和质量。

【参考文献】

[1] 解银茹.新时期档案信息化管理研究[J].卷宗，2018，（7）：99.

[2] 于红.信息化背景下企业档案管理改革研究[J].卷宗，2016，（10）：38.