推进精细化管理 提升办公室工作效能

李垚 刚申坤 黄晨阳

【摘要】由于当前办公室工作效能较低，通过精细化管理的方式来提升办公室的工作效能成为了一项重要的课题。本文即通过对精细化管理的概述，阐述推进精细化管理的必要性及面临的问题，提出推进精细化管理的有效措施。

【关键词】办公室;精细化管理;工作效能

随着社会对生产力要求的不断提高，推进办公室精细化管理成为提升办公室工作效能的重要因素。而办公室作为生产力部门的重要组成部门，其效能的提高，对于整体生产力的提升有着重要的影响。因此，本文从精细化管理入手，阐述其存在的问题，提出相关的措施，以供相关的学者参考和借鉴，并予以指正。

一、概述

（一）精细化管理的历史。精细化管理的历史可以追溯到上世纪五十年代，日本的汽车企业丰田公司诞生了这一理念。随后，其就开始成为了当代工业企业的一个重要的管理理念，并逐渐应用在办公室的工作效能的提升上。再后来就开始传入我国，随着我国的特殊的国情和实际的状况的不同，精细化管理在我国的发展中不断完善自我，适应我国的现实国情，并开始广泛在我国的办公室中使用。当前，精细化管理正在逐步发展和不断细化，开始深入到社会生产力发展的方方面面，同时，随着精细化管理的应用，我国社会正在不断朝着和谐的方向发展。

（二）精细化管理理念。精细化管理这一科学理念，最早产生于思想家泰勒的科学管理。当前提升办公室效能的精细化管理的理念，主要指的是以对办公室的绩效提升为主要目的的管理理论，主要通过对办公室参与人员的效率提升的方式来达到效率、效益统一的优化发展的方式来实现。精细化管理理论体系体现在以下几个方面：首先是精细化管理理念的层面，指的是上述对效益和效率的統筹优化考量的实现。通过合理的精细化的手段，实现两者的均衡发展和协调发展。其次是精细化管理的评价层面。指的是在对精细化管理实现的过程中，寻找办公室中存在的效率方面的问题和效益的问题，然后对这些问题进行分析考察和信息的收集处理，最终提出相关的解决方案。然后依托精细化管理的理论指导进行综合评价和建议。

（三）精细化管理的具体实现方式。精细化管理的具体实现方式体现在如下几个方面： 1.细化。对一切工作的实现要落实到细处，建立相应的实施方案和监督细则。2.量化。对一切工作的落实都要做到量的把控，从最终完成的结果和相关量的规定的比较来进行评价处理。3.流程化。一切工作实现流程化的处理。4.标准化。对一切工作制定相应的执行标准和完成标准，做到格式化和规范化，通过相关政策的出台和对秩序的统一来实现精细化管理。5.系统化。对办公室内的部门、单元之间进行协调，通过整体的优化来提升效能。6.经济化。对工作成本的降低和单位利益的提升，以此来提升企业的竞争力。7.实证化。对一切工作做到真实有效，从实际情况出发，尊重客观规律。

二、精细化管理面临的问题

在办公室精细化管理推行的过程中产生了一些问题，只有对这些问题的有效解决，才能真正促进精细化管理对办公室效能的提升。

首先是办公室工作的混乱无序。由于办公室是一个重要的职能部门，在办公室内的工作任务又多又繁杂，办公室工作人员在进行工作时很容易产生混乱和手足无措的感觉。比如当产生突发情况时，工作人员经常会不知所措，不知道该如何正确处理手头的工作，不知道如何安排工作的进度，因此导致了办公室工作效益和效率的无法有机统一，导致效能低下。同时由于繁杂的工作任务和庞大的工作团队，导致了办公的质量较低。又比如一些办公文案人员，由于长时期的文案工作，导致厌烦情绪等的产生，在进行文案书写时，会产生敷衍了事的心态，导致文案工作诸如报告、公文等的质量不过关和不规范，这些情况的存在都十分不利于办公室效能的提升和整体工作的有效开展。其次是服务的水平。许多办公人员的工作态度不佳，服务不过关，言语措辞不正确，在对领导和普通员工等的服务方面没有正确的积极的表现，或者表现的态度天差地别等，这些，都体现了办公室服务人员职业素养的缺失和心理素质的不过关，从而导致办公室整体工作效能低下。此外，在推进办公室精细化管理的过程中，办公室的参谋作用也十分重要，但在实际的情况下，办公室的参谋作用难以得到体现，这对管理决策层面的信息分析和处理是十分不利的。

三、推进精细化管理的措施

（一）更新观念，提升认识。办公室工作人员要对精细化管理的理念宗旨进行了解，明确细节的重要性，通过对细节的把握，使每一项工作都能做到一丝不苟和细致合理。其次，对于领导吩咐的工作，不拖延，不延迟，让一层层传递的文件不在自己的手中积压，避免一些差错的产生。同时对于办公室服务人员来说，不能对要求办事的人嗤之以鼻或者持冷漠的态度，而是应该尽心竭力地提供咨询和帮助，树立好企业的形象。最后是对办公室的工作进行梳理，合理安排工作，对工作进行全面的思考和合理的安排，遇事冷静，增强责任意识和创新意识，开展工作做到有条不紊。

（二）明确责能，细化流程。首先，办公室人员要按照自身职能办事，要服务好所要服务的对象，一律持公正客观的态度对待，做好监督工作。其二，按照流程进行办事。保障程序简洁和流程的顺利，对每项工作进行细节的落实，对工作进行优化，做好相应的调查研究工作，为决策提供良好的后备。第三，做好协调工作，协调领导、同事、上级机关，对领导的意图进行领会，对上级机关的命令进行落实等，对于其任务的布置，能够做好备案，对于同事相处过程中产生的矛盾进行及时的协调和化解。

【参考文献】

[1]朱涛.加强科学化精细化管理提高城建资金使用效益[J].工会博览理论研究，2011.