当前基层央行档案管理工作存在的问题及建议——以人行怒江中支为例

程开文

（中国人民银行怒江州中心支行，云南 怒江 673200）

随着金融电子化进程的进一步深入，中央银行各级分支行的信息化程度得到很大提高，建立了方便、安全、高效的金融电子化服务体系，实现了基层央行业务处理信息传递的电子化、网络化、标准化,使得原来以纸质格式承载的各类文件、数据报表以及其他文字资料逐步被以计算机为依托的电子档案所替代，因此对档案管理的安全性和稳定性提出了更高的要求。

一、基层央行档案管理现状

人民银行档案是指各单位在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、磁介质、实物等各种形式的历史记录档案，它是反映人民银行工作真实面貌的重要史料,2003年中国人民银行电子档案系统上线后档案目录实现了数字化，运用办公自动化系统网络技术对各类档案进行分类存储并提供检索、查阅服务，现在基层央行档案保管方式采用纸质档案和电子档案同步保管的方式。

（一）信息化的快速发展给基层人行档案管理带来新挑战

随着信息技术的变革和央行业务的发展，对档案信息化建设提出了更高更严格的要求，也给档案管理工作带来新挑战。在新形式下，央行开发上线中国人民银行电子档案系统、办公自动化系统，不仅实现了档案管理数字化，同时也实现了档案管理网络化，在提高档案管理工作效率的同时，使档案在管理过程中更具有高效性、准确性。高科技带来了便利，但风险随之相伴，相对纸质档案而言，电子档案泄密和遗失的风险责任更大。央行高度重视保密工作，对保密教育工作常抓不懈，引导干部牢固树立保密意识，从源头上防止泄密、遗失档案发生。

（二）业务的扩展带来档案管理的多元化与复杂化

近来年，银行业经历着金融创新高潮，大量的金融新业务被创造出来，人民银行作为中央银行做出相应调整，如：中支一级内设机构调整增设了金融稳定科，上线ABS系统、财税库横向联网系统，在逐步加强内部控制和审计工作的同时大量业务文件材料随之产生，由此形成大量档案。因档案库房要求坚固，并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施，个别县支行一时没有更多达标的档案库房，形成档案库房面积增长速度甚至赶不上档案数量的增加。

二、存在问题

（一）对档案管理重要性认识不够

档案管理是一项系统性工程，涉及面广，内容复杂，政策性和技术性很强的工作。长久以来，基层档案管理人员很难实现专职化，很难将高素质人才安排到档案管理专职岗位上。特别是县支行，档案管理工作形成了说起来重要，做起来次要的局面。县级基层领导对档案工作重视不够，基层档案管理人员兼职过多，他们苦于分身乏术，力不从心，容易发生入档不及时、档案收集不完整、失真、档案归类错误等问题。

（二）人员技术能力不能满足工作需要

电子档案的处理与管理要求档案人员既要具备档案业务知识也要掌握相应的计算机技术，这样才能适应现代档案工作的需要。但目前基层央行档案管理人员大都兼职，基本上未经过档案管理专业教育和培训，管理业务不够精通，计算机专业水平又不足，实际工作中容易出现错误删除有用的文档，或因病毒和误操作（如不小心格式化硬盘），造成数据损害、损失甚至造成系统的破坏崩溃。

（三）档案管理工作中，重视传统档案管理而轻视电子档案管理的现象依然存在

具体表现为一是从事档案工作人员对档案电子化推广建设的意义认识不足，观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对操作应用技术要求更高的电子档案比较排斥。二是工作意识滞后。对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，其工作程序、工作方法没有考虑到计算机网络的特点，工作管理中不顺畅、不方便。三是软硬件设施设备建设的滞后影响电子档案的进一步推广和发展，缺少专用的电子档案管理设备和专门的存放电子档案的场所和装具。四是各部门在工作活动中形成的汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等电子资料文件，一般都是由制作者、使用者或接收者自行创建、收集和保存，而分类组合，归档立卷，编目著录等环节缺失，也未进行备案后交给档案管理人员统一保管。由于电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整人员变动、办公设备移交、更新等原因，极易造成电子文件资料的流失，影响电子档案的长久保存和开发利用。

（四）纸质档案查阅、检索方式落后，清理效率低，造成档案利用率低下

一是纸质档案的调阅需要专人对照目录查找翻阅，易存在入档不及时、归类不正确或登记不完整，再次查阅此档案时更是耗时费力。二是纸质档案查询仍然采用传统的档案检索方式。即：查找者首先要提供具体的检索信息，然后通过书本检索的方式对档案案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷。这样不仅费时费力，效率低下，程序冗杂而且准确度得不到保证。

三、对策建议

（一）加强和重视档案管理人员的培养，确保档案管理人员的工作稳定性

档案管理工作是一项非常重要的工作，同时也是一项繁琐而又默默无闻的工作，要加强档案工作，首先要挑选既熟悉业务，又热爱档案工作的人员来担任档案员；其次，努力推动档案人员知识结构的变革，通过多途径、多层次的培训教育，使档案管理工作者成为具备档案专业知识及相关管理知识的复合型人才。三是因档案管理工作具有复杂性与严密性，且对工作人员技术要求较高，应当尽量保持档案人员的相对稳定性。

（二）在重视传统档案的同时充分重视电子档案工作，积极做好档案管理的电子化工作

计算机、网络的普及和办公自动化的应用，给传统的办公形式带来了重大变革。日常业务处理的电子化产生了诸多电子文档、邮件以及声音、图像等多媒体形式的档案，在当前，电子档案具有比传统的纸质档案更大的存在意义和作用。通过对电子档案的科学分类、整理和归档可为今后的查考带来许多重要的文字数据、声像资料，能够做到快速、方便的为领导层决策和各项工作提供准确、全面的凭证与依据。新时期的档案管理工作必然会随着计算机技术的提高而发展，二者结合度将会越来越高。因此，转变旧观念，认真做好办公自动化和档案管理的电子化，对提高基层央行科学分析历史资料和数据水平，确保决策层能及时、准确的做出决断有着重要的作用。

（三）强化电子档案信息安全管理

一是建立重要电子档案数据异地备份、事故应急系统和灾难性恢复系统，制定应急管理机制，保证计算机系统发生灾难性故障时档案数据库信息的恢复。二是增强对电子文件的保密观念，充分认识到新形式下保密工作的紧迫性和严峻性，强化对保密操作规程和加密技术的应用。进一步建立和完善档案保密的规章制度，使电子档案保密工作有规可依、有章可循。加强电子档案安全保密的科普宣传、保密观念教育、保密技术教育。定期组织档案工作人员和计算机、网络系统的技术支持人员，学习安全保密技术知识，了解泄密的原理及预防办法，提高安全保密技术技能，掌握和使用最新的防窃密技术，严防电子档案泄密事件的发生。

（四）科学技术的不断发展，为会计档案的电子化管理提供了技术支持

人民银行的国库会计核算业务已脱离手工处理阶段，各类业务系统功能日趋完善，基层央行业务部门可将需要建立档案保管的会计资料通过现有的核算系统导出、保存或打印接口以文本或电子表格的形式进行导出或扫描，再上传至国库会计档案电子化管理系统中，从而解决磁介质业务档案未与系统同步升级而无法调阅的问题。