社会化网络环境下高校后勤档案的知识管理实施策略

唐星敏（中共宁夏回族自治区委员会党校图书馆）

知识管理近年来备受关注，将知识管理引入档案管理是对档案管理工作的创新与优化。在社会化网络环境下传统的档案管理模式难以与日益完善的信息化管理相匹配，在知识挖掘、人才培养、信息转化等方面都存在明显的不足。

1 社会化网络环境下高校后勤档案知识管理实施的必要性

1.1 转变管理理念，实现管理创新

传统档案管理理念下高校后勤档案管理工作主要是编辑档案信息，保存档案资料。在这种理念下高校后勤档案资料长期处于闲置状态，缺乏实际应用价值，与当前档案信息资源开发利用趋势相背离。知识管理注重对知识的发掘与搜集，将知识管理融入高校后勤档案管理工作中有助于高校后勤档案管理理念的转换，将档案作为知识信息的源头，在编辑、保管基础上实现高校后勤档案的价值，让其能够服务高校后勤管理工作，推动高校后勤管理工作效率和质量的提升。

1.2 推动信息建设，实现管理升级

社会化网络环境下信息化是高校后勤档案管理发展的必然要求，但是由于受到管理理念、人员素质等方面的限制，高校后勤档案信息化管理发展速度较为缓慢，很难与社会化网络环境相适配。知识管理与信息化建设之间有着相互促进，相互支持的作用，通过信息化建设能够为知识化管理提供强有力的技术支持，便于知识化管理理念的实现。而在知识化管理的推动下信息化建设的速度也会得以提升，为了满足知识管理的需要，在技术应用程度、信息管理模式等方面进行不断的升级。［1］

1.3 推动后勤改革，保障后勤安全

高校后勤工作涵盖广泛，涉及餐饮、物业、设备、人事等多个方面的内容，因此高校后勤档案最突出的特点就是内容多样、综合性强。高校后勤档案不仅能够对相关信息进行记录，同时还能够作为后勤管理的参考依据，便于管理人员了解后勤工作实际情况，并根据具体档案资料总结经验教训，对后续的后勤管理工作进行针对性的调整。而这些作用单纯依靠传统档案管理模式很难实现，必须在知识管理的支持下，通过对高校后勤档案信息进行整合与应用，提升后勤档案管理的服务意识，实现后勤档案资料的共享，为高校后勤工作的完善与革新提供强有力的资料支撑，进而达到推动后勤改革，保障后勤安全的目的。

2 社会化网络环境下高校后勤档案管理存在的弊端

2.1 缺乏专业人才，档案意识不足

与其它类型档案管理工作相比，高校后勤档案管理工作一直处于被忽略的状态。这主要是由于高校缺乏后勤档案管理意识，在实际工作中没有对相关后勤部门提出具体的管理要求，后勤档案管理制度不健全。并且，通过对高校后勤档案管理人员进行了解，可以发现绝大多数高校并没有设置专门的后勤档案管理人员，其中兼职管理人员较多，并且严重缺乏专业知识，经常出现档案编辑不规范、档案保密不到位等基础性的问题，在知识管理、信息化建设方面更表现出了明显的不适应性，对高校后勤档案管理工作带来了极大的阻碍，不利于高校后勤档案知识管理的实现。［2］

2.2 忽视信息建设，管理随意性大

当前我国绝大多数高校档案管理工作已经实现信息化转型，但是高校后勤档案一直没有信息化部分后勤部门甚至仍沿用传统的纸质档案，手工操作仍是高校后勤档案编辑整理的主要方式。除此之外，虽然部分后勤部门引入了信息化管理系统，但是由于管理随意性较大，在信息化管理方面也暴露出了大量弊端，其中较为明显的问题主要包括：电子档案格式不统一、电子档案分类不科学、管理系统安全系数低等。而造成上述现象的根本性原因之一就在于相关院校将有限的资金应用在教育第一线，忽视后勤管理工作建设，导致后勤部门信息化建设一直无法与教育教学发展保持同步。

2.3 管理理念落后，知识管理迟滞

社会化网络环境下传统的档案管理理念已经无法满足档案资源开发利用的需求，因此必须在传统管理模式的基础之上引入新思想，应用新模式。知识管理与档案管理相结合是强化档案管理的有效途径，在企业档案管理、历史档案管理等方面都取得了较好的效果，但是由于管理理念上的落后，思想认知上的陈旧，知识管理一直未能有效落实到高校后勤档案管理中。究其原因，一方面源于高校缺乏对知识管理的宣传，对高校后勤档案管理工作重视程度不足；另一方面则是由于缺乏知识管理应用基础，没有搭建档案管理与知识管理共融的管理体系，导致知识管理无法真正融入到高校后勤档案管理工作之中。［3］

3 社会化网络环境下高校后勤档案知识管理实施策略

3.1 实现系统耦合，强化管理互补

学界在对档案管理与知识管理进行研究过程中，认为档案管理与知识管理之间存在相似性，其中知识管理较档案管理覆盖面更广，并且在管理过程中档案管理相对保守，而知识管理创新性较强。同时，档案管理以记录保存为主，而知识管理则更注重开发与利用，将二者进行融合，能够实现高校后勤档案管理上的多元化，既能够保障高校后勤档案的长久性保存，又能够实现对后勤档案信息的发掘与拓展，强化高校后勤档案信息在实际工作中的应用，并对后勤档案信息的内容进行不断丰富。

（1）高校后勤部门应注重两种管理理念的耦合，建立配套的管理系统，支持知识组织、知识评价、知识服务等多种职能的实现。要为知识管理在高校后勤档案中的应用提供配套的支持，对原有管理制度、管理体系进行优化，实现新制度的设立。

（2）所有管理工作应注重标准化和规范化，要有明确的行为标准和工作标准，树立流程规范意识，保证每一个管理环节都处于可控状态，通过标准化的建立减少知识管理的阻碍，保障档案信息的安全。［4］

（3）人才是支撑高校后勤档案知识管理实现的基础，现阶段高校后勤档案管理人才严重匮乏，人才培养工作迫在眉睫。首先，要对相关管理人员进行专业素质的培养，强化其对后勤档案管理工作的了解，增加其对计算机技术的掌握；其次，要积极进行知识管理理念的宣传，帮助工作人员做好思想上的转变，促进知识管理与档案管理的融入，实现新旧管理模式的有效衔接；最后，要积极对外进行人才上的引入，招聘具有知识管理经验的管理层，通过专业人员的带动，打造知识管理型团队。

3.2 把握管理特性，确定管理方向

相较于传统高校后勤档案管理模式，社会化网络环境下知识管理在高校后勤档案管理中应用后，高校后勤档案管理工作在管理特性和管理方向上都产生了较大的拓展和丰富。因此相关后勤管理部门需要把握知识管理的管理特性，确定其在实际工作中的管理方向，以便于保障知识管理的顺利进行。具体来说社会化网络环境下高校后勤档案知识管理应注重以下三个方面。

（1）深化信息搜集，拓展纪录范围。知识管理与档案管理都具有相同的知识信息搜集、纪录的功能，但是在实际应用过程中知识管理在该项职能上更加深化，所以在工作中应注重对隐性知识的发掘，除了对基础档案信息进行记录外，相关工作人员还要增加知识信息获取的主动性，对后勤档案信息记录的范围予以适当的拓展。

（2）实现细化管理，构建评价体系。知识管理在高校后勤档案管理中进行应用，需要依托于原有档案基础实现知识积累和组织，因此需要对原有档案分类进行进一步的细化，构建多维度结构体系，实现档案分类的多层级使其与知识分类保持一致。并且，在履行管理保存义务的同时，要注重高校后勤档案应用价值的发掘，根据内容分类对档案信息进行甄别、鉴定，判断其在实际工作中能够具有哪些用途。值得一提的是，为了便于后续的应用，应在后勤档案知识管理过程中建立配套的评价体系，从档案入库开始就对档案的价值进行鉴定，并且设置周期化的评价模式，保证能够对后勤档案知识信息有一个全面的掌控，可以在实际工作中对这些信息进行活化应用，为后续工作提供参考和借鉴。［5］

（3）树立服务意识，活化服务模式。高校后勤档案内容庞杂，对后勤档案进行开发除了注重知识的评价与组织，更重要的是要实现高校后勤档案信息的应用，这是知识管理与传统档案管理最大的差异所在。首先，后勤档案管理部门要转变工作状态，强化服务理念，关注高校内部相关部门及工作人员对后勤档案信息的需求；其次，活化服务模式，注重对反馈信息的分析，针对服务过程中存在的问题及时予以解决，并在服务中加入主动性意识和个性化意识。一方面，把握用户需求方向，主动进行档案知识服务调整，另一方面则根据不同部门、不同工作性质定制个性档案信息服务，实现后勤档案价值的最大化应用。

3.3 把握档案特点，推动信息进程

高校后勤档案管理信息化程度不足，在社会化网络环境下信息化建设迟滞将直接影响档案管理工作开展的质量和效率。所以在引入知识管理理念后，要重点加强信息化的建设，实现高校后勤档案的信息化管理。但应注意到的是，后勤档案本身具有一定的特殊性，因此在进行信息化建设的过程中，既要关注技术上的投入，安全性能的提升，又要把握后勤档案特点，实现个性化的建设。

（1）要注重数据库的搭建和档案信息的分类。后勤工作覆盖面广，档案信息内容丰富，基于知识管理对后勤档案进行多层次、多维度的分层后其类别更加的细化，在信息化建设过程中应对该方面予以注意，要按照不同部门、不同档案性质、不同分类方式进行档案电子信息的编辑和归档。同时，要设定明确的保密层级，根据信息保密等级的不同设置差异性的开发权限。

（2）要通过实现信息关联优化后勤档案信息应用效率。很多后勤档案信息都存在着一定的联系，在调取档案信息过程中为了保证信息读取的完整性，信息搜索的效率性。在针对后勤档案知识管理进行信息建设过程中，应注重开发信息知识之间的关联关系，实现高效率搜索，关联性推送。

（3）要树立统一管理意识设立协同发展机制。后勤档案知识管理是高校档案知识管理的组成部门，在实际工作中不仅要注重内部的建设与管理，同时还要关注与外部的联系，要树立统一的管理意识，根据高校对档案信息的应用要求进行协同性的发展。所以，在信息系统建设过程中要考虑对外的联系问题，通过设置外部接口的方式，允许获得权限的部门对后勤档案信息资源进行调阅，实现资源上的互通。

综上所述，社会化网络环境下高校后勤档案知识管理的实施需要对两个问题予以重点关注，一是知识管理与档案管理的有效融合；二是后勤档案管理的信息化建设。在具体实施过程中要为知识管理与档案管理的耦合创造条件，做好制度的设定、人才的培养，并注重把握后勤档案管理的特殊性，实现信息化建设的针对性。