浅谈档案库房安全管理再改造

张思文 胡 建

档案库房作为档案的保管和存放之所，其安全管理对档案的实体安全和信息安全的重要性不言而喻，但由于经费不足、设计不合理、档案意识薄弱等原因，档案库房安全管理普遍存在诸多问题。近年来，随着党和国家对档案工作越来越重视，档案库房安全管理工作也随之加强。基于档案库房管理现状，做好档案库房安全管理再改造是快速提升档案库房管理水平的一条重要途径。由于各单位技术发展水平参差不齐，其档案库房的安全管理状况也是各不相同，总体来说提升档案库房的安全管理可以从软件和硬件两个方面入手。

一、软件方面

软件方面的提升是指建立健全档案库房安全管理制度以及完善其现代化的应用软件系统。

1.建立健全档案库房安全管理制度

规章制度是规范管理的必要手段，只有完善的管理制度才能使档案库房管理有序而高效。在制定规章制度时，如何使其具有实际操作性是其制定的根本，档案库房安全管理制度要针对其所涉及的对象形成一个完整的体系，档案库房的安全管理制度应涉及档案出入库、人员出入库、安全检查、卫生保洁、应急预案等规章制度，其中档案的出入库制度是重中之重，这是因为档案是档案库房存立的根本。在制定各项制度时，应结合具体工作实际增加其个性化及实用性。如档案库房一般是不允许非档案人员进入的，但在实际工作中为提高工作效率会允许档案利用人员进入库房一起查阅档案，对此种情况在制定档案人员出入库的制度时就应考虑如何保证档案实体和信息安全。又如，出库的档案如何保证安全出库；档案库房检查该何时检查，如何检查，如何保证检查效果；如何保证库房卫生清洁等。

另一方面，有些单位制度一旦制定下来就不会变动或长时间不变动，这对档案库房安全管理来说是极为不利的，因为档案管理人员、管理方法、管理环境等各方面都在不断变化，其制度的适用性也在不断变化，因而要保证库房安全管理制度的良好适用性就要不断地总结经验，依据实际情况来健全档案库房安全管理制度。

2.档案库房现代化管理应用软件的提升

随着现代化手段在档案管理中的不断应用，档案库房管理也进入了现代化、智能化的阶段。根据自身实际实现档案密集架、库房环境、库房安全、档案实体管理等各方面的智能化是今后档案库房管理发展的必然趋势。档案库房的现代化管理是由管理软件应用软件系统和硬件系统的高度协调而实现的，其中管理软件应用系统是档案库房现代化管理系统的核心。因此在实现了或部分实现了现代化管理的档案库房中，升级档案库房的现代化管理软件应用系统是十分必要的。首先应保证档案库房管理软件的安全性，在升级开发管理应用软件时应保证软件开发商的安全资质，尽可能选择国有开发厂商；其次应保证档案库房管理软件的稳定性，软件的稳定性关系着库房安全管理的稳定性，因而也决定着档案安全的稳定性；最后是要易于管理和操作，如此才能保证档案管理人员对库房安全管理的效率和安全。

二、硬件方面

硬件方面的改造是指为保证档案库房安全管理，根据档案管理“八防”要求配备或调整的设施设备。

1.防火

火灾对档案库房的危害是不言而喻的。建立防火报警系统是每个库房首先需要做的事情。在此基础上可依据单位的实际情况，建立气体灭火系统或高压细水雾灭火系统。相比于气体灭火系统，高压细水雾灭火系统在占地面积、结构组成、维护管理、灭火效果、环境保护等方面均具有很大优势。档案库房较小的单位，可根据档案载体选择相应的移动式灭火器材。但不管是何种灭火系统或器材都应定期检查，从而保证其可用性。

2.防高温

高温会导致档案载体的老化，从而损坏档案。保证档案库房的恒温是减缓档案老化、减少病虫害的重要保障。档案库房如不能配备精密空调，可配备合适的冷暖空调，保证档案库房的温度在14℃～24℃；应保证尽可能减小档案库房的温度波动，每昼夜波动幅度不大于2℃；同时要定期检查空调运行情况，保证其用电及运行安全。

3.防盗

由于未合理规划办公用房，有些单位将档案用房设在一楼或在办公楼层之下。为保证档案用房安全，应将档案库房设在办公楼层之上或相对安全的房间，档案库房应加装防盗门窗，并定期检查其防盗性能；此外应在档案库房外建立视屏监控系统，动态监控档案库房周围情况；库房内建立红外防盗、生物防盗等装置，保证档案及库房安全。

4.防光

光的光解作用，能加速纸张等档案载体的老化。档案库房应加装防光窗帘，减少光线对档案的损害；同时档案库房的灯具选择也应考虑其对档案的损害，优先选用乳白色灯罩的白炽灯；在满足查阅档案的需求下尽量少开灯或减少灯照时间。

5.防潮

水可加速纸质档案的水解，破坏档案，档案库房的相对湿度应控制在45%～60%，可以选购档案除湿机对档案库房进行湿度调节。许多档案库房由于前期设计考虑不足，没有专门排水管道或者排水口布局不合理、数量不足，此时应选用带水箱较大的除湿机；面积较大的库房应考虑除湿机的摆放位置，以保证最佳除湿效果；无法对库房地面防潮性能进行改造的库房，应保证档案存放高度，从而减少地面潮气对档案的影响。

6.防尘

库房的尘埃和微生物会使档案霉变，从而损坏档案。可选购空气净化器，加强库房空气的净化。空气净化器应及时更换滤芯，以保证净化效果；同时应保证档案库房的密封性，减少外界环境对库房的影响。

7.防鼠和防虫等

应选用对人体和档案无害的药具，并及时更换。同时还应监测档案库房的鼠害和虫害情况，依据具体情况调整相应的药具投放，保证其防治效果。

档案库房还应配备吸尘器、档案防磁柜、档案底图柜、档案光盘架等档案设施设备，保证各门类的档案都能得到安全保管。

三、结束语

档案安全无小事，而档案库房安全管理是关系到档案安全最重要的一个方面，只有做好档案库房安全才能为档案提供安全的生存之所，才能让宝贵的经验财富得以保存。档案库房安全管理不可能一步到位，它需要人力、物力和财力的极大支持。在经费有限的条件下，可以先保障制度落实；在经费保障的基础上，可以软硬兼施，从而实现档案库房安全管理的新提升