如何做好医院档案管理工作研究

李艳萍

摘 要：医院各类档案的规范化管理，保证档案资料更好地为医疗、护理、管理水平服务，是做好医院管理基础工作的首要问题。加强档案管理，要高度重视档案工作，加强对档案工作的领导，增强档案意识，提高人们对档案作的认识。

关键词：医院档案；档案管理；探索

医院的管理水平，特别是医院诊断、临床治疗水平的提高，一方面靠医务工作者业务水平的提高和工作经验的积累；另一方面就是取决于临床及各类档案资料的齐全与完整。医院各类档案的规范化管理，保证档案资料更好地为医疗、护理、管理水平服务，是做好医院管理基础工作的首要问题。医院承担着医疗、科研的双重任务，由于其特殊的功能，使得医院具有深厚的文化底蕴，成为高学历、高科技人才的聚集地，也理所当然地最先受到现代信息波的冲击，作为医院管理重要内容的医院档案工作也面临着新的课题。

一、医院档案管理系统在医院管理中的作用

医院管理是指医院的各级领导通过各级管理职能部门实施对医疗、护理、行政等方面的全面管理。根据医院的医疗任务及业务特点，其中医疗、护理的管理占整个医院管理的主要部分，医院档案管理系统也主要是对医疗及其相关信息的管理，因此在医院管理上，计算机信息管理系统有着十分重要的作用，具体表现在：

1.正确无误的综合信息统计分析是领导和管理部门的决策依据

医院医疗信息通常可归为二类：一类是效率管理指标，一类是质量管理指标。效率指标包括伤病员流动情况，床位周转和使用情况等。质量指标包括治疗情况、手术情况、床位周转和诊断符合情况等。这些指标在一定程度上可真实反应一定时期内医院的收治情况、伤病员的人员结构情况、床位周转使用情况，同时从管理上掌握目前治疗水平高低和病种分布情况，经过计算和统计分析，院领导和职能部门可根据这些信息和数据作出一系列相应调整措施，出台一些适应当前情况的政策，使医院在收治上适应病人分布，在经费使用上减少流失和浪费，药品采购上少占资金，技术力量调整上渐趋合理。因此，准确、及时、可靠的信息反馈及综合分析是领导决策不可缺少的依据。

2.医疗信息的计算机处理对各个管理环节进行实时监控

计算机是医疗信息处理必不可少的工具。计算机信息管理系统解决了涉及钱、财、物等环节的管理，对这些数据的流向从根本上加以控制和管理，使各级管理部门能从宏观和微观两个方面对这些重点环节实施监控。因此，信息管理的计算机网络化是对管理环节实时监控的重要手段。

3.病案信息是科研、教学、总结经验、提高医疗质量的最好资料

病案是病人住院期间的全部检查治疗过程的真实记录。病案信息的管理既为科研教学提供原始信息资料，又为医疗质量控制提供依据。同时也反映了医疗质量水平的高低。

二、如何管理好医院档案

1 转变管理模式，实现网络化管理

档案工作本质上是一种基础的信息管理工作，随着网络的发展，档案工作也随之进入信息化、网络化时代，这是档案事业管理的必然趋势，档案信息检索现代化，是开发档案信息资源的手段。现代科学技术的发展，已经为档案部门实现档案信息管理的现代化提供了可能。现代化技术设备是时代尖端科学的结晶，是发展经济、繁荣文化、推动社会进步的强大动力。作为档案部门应多方争取，加大投入，配备现代化技术设备，这样既能提高工作效率，及时获取档案信息，增加和丰富档案的种类，又有利于开发信息资源，提高查准率、查全率，还有利于档案的科学管理与保护。

2做好档案的开发利用，实现信息资源共享

档案信息资源的开发和利用，主要信息来源是档案管理部门的信息资料，是重要的信息资源，也是科技信息资源应用和交流的基础，开发信息资源，利用馆藏的信息资源和检索工具，有效地进行深加工，系统地组成便于查找的资源，提供出一定的信息内容和更好的服务给利用者。利用高科技手段，如电子文件、电子病历、远程诊、网络传递、文件载体等，进行医院档案的电子化管理。电子档案的优点是检索方便、快捷，并适用于电子网络的传输。电子网络传输有传统传输方式无法比拟的优势，它的传输速度极快，能在极短的时间内送达利用者的手中。最大限度地资源共享，信息源不断扩大，易于保管。它的占用空间小，节省了大量的人力、物力和财力。以档案信息的开发利用，带动丰富档案信息资料，实现档案信息资源共享，保证了档案信息资源在医院建设与发展中得到持续、健康发展。

我院是一所以医疗、教学、科研为主的综合性大医院，档案部门的职能主要是配合医院中心工作，为医院改革建设提供信息服务。只有明确自己的职能，在实际工作中发挥档案的开发价值和利用价值，才能被医院领导和各部门认同，才能使人们认识到档案的重要性和它的价值所在。

三、创造性地开展档案基础工作

1. 做好档案基础工作是医院改革的需要 我院强化科学管理，实现了一系列的医疗改革。這些无疑给档案工作提出了更高的要求。

2.创造性地完成档案的收集、整理、接收、保管档案工作是档案室的职责。从文件的形成开始就按照档案管理要求去做，确保档案质量、门类和内容齐全完整。我们采取两种形式：（1）各职能部门定期归档的档案按时进行接收；（2）有目的、有计划地进行整理医院改革过程中形成的档案材料，形成系列档案。

3. 注重特定时期形成的档案，丰富档案内容 特定时期形成的档案，反映了医院改革发展变化的特点。有目的的对这些档案进行收集、整理、保管，具有重要意义。

4. 提高档案质量是档案基础的保证。提高档案质量是一项重要的基础工作，是档案工作开展的基本条件和物质基础。为了有效地提高案卷质量，我们在案卷归档之前严格把关，要求分类科学、组卷合理、标题简明、整齐美观，保证了档案案卷内文件材料的完整性和系统化。

四、积极为医院改革发展提供档案的开发利用

1. 围绕着医院中心工作提供利用。积极提供档案的利用，一是为领导决策服务；二是面向全院医务人员，为医疗、教学、科研、行政管理服务。根据我院深化改革的3个阶段，我们把档案信息开发利用作为重点，围绕医院中心工作进行服务。我们积极提供有关材料、图纸，使门诊改造顺利完成。同时，围绕医疗工作积极提供有关医疗类档案的信息，编写了《医疗事故纠纷汇编》、《科技成果奖汇编》等，为医院的科研、教学提供信息利用。

2. 发挥档案的凭证作用。档案利用较多的是科技成果鉴定获奖情况、人事任免、处理医疗纠纷等等。尤其是我们医院在科技兴院过程中，科技档案发挥了很大的作用，档案利用明显增加。

3. 健全规章制度。建立《档案人员职业道德》、《档案利用制度》、《档案的鉴定和销毁》等16项制度，使档案工作的各个环节都有明确的要求和制度的约束，并增加了声像类档案和照片类档案。

总之，档案工作要成为加快医院管理、加快改革步伐的纽带，提高预测服务与咨询服务能力。加强计算机在档案领域里的应用，逐步实现现代化管理档案。加大档案编研工作的力度，加强科研档案的开发利用。

参考文献：

[1]欧阳洁慧.实现科研档案信息化，提高管理与服务水平[j].广东公安科技，2007，3：35

[2]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[j].中国病案，2008，9，1：26-27endprint