试论基建工程档案信息化的管理与建设

孙红梅

摘要：基建工程档案信息化是影响基建工程开展的重要因素，本文围绕基建工程档案信息化管理的相关内容做深入的分析，先介绍了当前基建档案管理中存在的问题，再从信息化管理的角度出发，分析了基建工程档案管理的基本思路，希望能对相关人员工作有所帮助。

关键词：基建工程；工程档案；档案信息化

前言：

工程档案是记录工程项目施工建设情况的重要依据，随着我国基建工程项目逐渐增多，如何做好基建工程档案管理，已经成为相关人员研究的重点。在信息化技术快速发展的今天，基建工程档案管理有了新的发展，大量新技术的进步，为基建工程档案管理提供了新的方向，能够显著提高档案管理水平，因此应该得到相关人员的关注。

一、基建工程档案管理中存在的问题

（一）档案管理体系存在问题

在传统基建工程项目中，由于大部分的基建工程具有施工周期长、阶段多的特点，本身就对工程的档案管理提出了一定的要求。有学者研究认为，在传统的档案管理中，由于工程项目本身具有特殊性，导致工程项目的档案管理存在复杂性的特点[1]，这一特征在基建工程中同样适用。同时，部分基建工程管理单位一直受传统思维的影响，认为保证工程质量、确保工期是整个工程建设的重点，因此整个工程项目的管理资源都向着上述工作倾斜。在这种情况下档案管理容易被相关部门“忽视”，导致各项工作无法顺利开展。

（二）档案管理意识不强

基础设施建设队伍的流动性大，本身存在人员队伍不稳定的情况，这在一定程度上增加了档案管理的难度。同时，部分工程项目在开展过程中，存在工程参建队伍数量多的现象，导致整个工程项目的档案管理标准不统一，格式不确定，增加了档案管理部门的工作难度，档案管理部门的监督、检查职能也得不到有效的发挥。导致出现上述问题的主要原因就是档案管理意识不强，工作人员在档案管理中不能充分考虑基建工程档案管理的要求，导致其档案管理能力达不到预期标准，影响了档案管理工作。

二、基建工程档案信息化管理的基本思路

在信息化的大环境下，基建工程档案管理环境已经发生了明显变化，这就要求相关人员能充分了解基建工程档案管理的基本思路，为切实提高档案管理水平奠定基础。本文将结合某研究院的实践经验，对其信息化管理路径做深入研究。

（一）确定档案管理的基本原则，指导档案管理工作顺利开展

实际上，基建工程档案室反映、记录工程项目建设的重要依据，能够为未来工程项目的管理提供必要的凭证。某研究院研究认为，档案本身具有特殊性，档案的开放与利用具有相应的经济价值与社会价值。所以，做好档案管理势在必行。在当前的基建档案信息化管理过程中，尊重以下几点原则：（1）注重效益性原则。档案管理必须要充分考虑用户的需求，能够了解档案信息化管理的现状，确定档案管理的基本流程。（2）统筹规划原则。在档案信息化管理中，需要从全面的角度来考虑，通过系统规划、统筹部署，保证基建工程项目的档案管理工作能顺利完成。（3）资源共享原则。在档案管理工作中，必须要充分考虑档案的社会价值，通过档案共享，让档案能发挥更大的作用，这也是档案信息化管理的必然途径。

（二）优化档案管理思路，保证档案管理水平

在信息化时代下，档案信息化管理已经得到了进一步的发展，因此在档案信息化管理中，必须要进一步改变传统的档案管理思想，让基建档案管理思路更好的服务于档案管理工作。

例如，某研究院为了能够进一步提高档案管理能力，在工作中充分考虑了信息化环境对档案管理工作的要求，并制定了基建档案信息化管理的“四大思路”：（1）积极开展本单位的档案信息化基础设施建设，努力提高档案管理工作中计算机资源的使用效率，努力提高基建工程档案的信息化水平。（2）重视档案的网络资源库建设。根据本单位已有的信息技术资源进行档案建设，在对基建工程图纸保存之外，有关基建工程的所有信息材料均录入到电脑中，保证在产生需求的同时能够及时的调出、使用资源[2]。（3）积极推进档案信息化保障系统建设。在信息化条件下，信息系统内部的基建工程档案的安全性必然会受到威胁，为了避免档案随意外泄、保证档案安全，该单位在档案管理中加快了档案信息化保障系统的建设，分别从防火墙、身份认证两方面进行改进，显著提高了本单位的基建档案安全管理能力。

从实践效果来看，某研究院在采用上述措施之后，该单位的档案管理能力显著提高，至今尚未出现严重的档案管理问题，证明其基建档案信息化管理工作方法具有可行性。

（三）推动基建档案信息化管理制度化

基建工程项目建设的过程就是档案形成的过程，因此为了保证档案能够发挥预期的效果，就应该推动基建档案信息化管理工作开展，从工程立项到工程验收的各个阶段确定档案信息化管理的基本流程，保证档案信息化管理工作顺利完成。

在上述四项的影响下，某研究院在基建工程档案管理中，严格按照国家发展的《全国工程档案信息化建设实施纲要》的相关内容展开工作，根据《纲要》的要领，对工程项目的档案管理思路进行完善，并制定了一系列的管理制度，提高了本单位档案管理水平。在实践过程中，该研究院在基建档案信息化管理制度建设中所采取的措施包括：（1）树立工作人员的档案管理意识。工作人员是基建档案信息化管理的基础，因此在工作中注意培养工作人员的意识，让工作人员具有强烈的使命感。（2）落实责任制度。根据当前的人员分配情况，对每个工作人员在基建档案信息化管理中的工作进行了明确，让每个工作人员都能认真负责本岗位工作，最终提高了档案信息化管理水平。

结论：

基建工程档案信息化管理影响工程项目的发展。因此对相关人员而言，必须要深入了解信息技術对档案管理工作的影响，寻找提高档案管理能力的基本方向，为切实提高档案管理能力奠定基础。

参考文献：

[1]周美兰.工程档案信息化建设问题探析[J].城建档案，2015，（05）：36-38.

[2]李凤艳.档案信息化建设与工程档案管理的重要性分析[J].人力资源管理，2015，（04）：182.endprint