如何提高事业单位的档案管理水平

惠 菲

(河北省秦皇岛市抚宁区医疗保险中心，河北 秦皇岛 066300)

一、目前我国事业单位档案管理存在的弊端

(一)我国事业单位档案管理制度尚未完善

很多事业单位没有一套完整的档案管理制度，许多事业单位虽然建立了档案管理制度，但制度中存在很多弊端，在具体施行时，也没有严格按照制度行事。还有部分事业单位，虽然建立了档案整理、收集、保管、保密等制度，但制度管理却缺乏完整性，导致相关制度未真正发挥出档案管理作用。例如：档案管理者对档案管理工作不上心，不勤于档案整理，长久积累，造成档案大量堆砌；在收集档案时，为注重检查档案的完整性，导致部分档案欠缺或丢失；对借用档案这一行为未依照要求实施登记以及后续归还问题进行跟进，过一段时间后，档案便不知所踪；未对档案进行备份处理，在被借用过程中当档案被涂改时，难以比对纠正，这就导致了档案的失真。

(二)对档案管理重视度不高

作为事业单位的基础类型工作，档案管理工作很难获得比较突出的成就。而一直以来，档案的管理与使用也颇不受事业单位的关注，这就导致员工对档案也知之甚少。没有全面和深入地开发档案，使档案在工作中没有得到充分地利用。甚至有些事业单位的领导对档案管理认识不足，轻视档案管理作用，认为档案管理就只是保管各资料，记录了东西，只要资料不丢，足以应付相关人员的查阅和外调就可。

(三)档案配套设施不完整

随着社会的发展，信息技术的普及，计算机信息技术已经广泛应用到档案管理中。但是，仍然有许多事业单位没有意识到信息技术给档案管理带来的便利，没有引入计算机和互联网进行档案管理，仍然采用传统的人工收集和保存档案。这不仅影响档案管理的效率，浪费了人力，增加了工作难度，还制约了档案的开发和管理，影响档案信息交流。

(四)档案管理队伍水平不足

社会的不断发展对事业单位的档案管理提出了更高的要求，但与之矛盾的就是档案管理人员的专业素质不够高。从某种程度上来讲，档案管理工作是具有一定专业性与持续性的工作，若要使管理质量得到保障，就需要投入大量人力与财力。很多档案管理人员没有专业地学习过档案管理，缺乏相应的专业知识，文化程度相对较低。

(五)档案利用率不高

档案管理的最直接的目的就是能够充分发挥出资料对企业有利作用。但目前来说，绝大部分的事业单位的档案管理工作还是侧重于保密，利用档案使其发挥作用的观念却十分淡薄。即使说有利用，也只是查看个人简历等小范围内的利用。

二、提高事业单位档案管理水平的建议

(一)健全完善档案管理制度

对提升档案管理水平而言，最主要的工作就是要从建立科学管理体系和完善相关制度入手。首先，领导一定要对档案工作给予足够重视，从事业单位档案管理现状以及自身实际需要出发，以《档案法》为准则，建立完善的档案管理制度，统一管理各部门档案，制度管理准则。

(二)提高档案管理基础设施建设

信息化时代的来临，对档案管理信息化提出了硬件设施方面的新要求。在强化信息化档案管理的同时，也不应忽视纸质档案管理的重要性。事业单位应设置专门的房间与高质量的存储柜，专门放置与管理纸质档案，并做好相关保护工作。纸质档案管理人员应每日巡视，以防纸质档案保管房间发生火灾、盗窃等安全隐患。

(三)加强档案管理队伍建设、提高档案管理质量

定时组织管理人员参与培训或进行，让他们能够及时掌握新知识。档案管理工作除了要求工作人员要有一颗认真负责的心外，还要求档案管理者能够拥有要具有一定的专业理论知识和运用科技手段管理档案的技能。这就要求事业单位应重视起培训问题，应定期组织档案管理者参加与档案管理工作相关的培训，更新知识，能够找到档案管理工作中的不足，并制定相关应对策略。

(四)开拓专职人员的档案创新意识

1.更新档案管理人员的管理理念。首先，档案管理人员要摒弃传统陈旧的管理理念，创新新的管理模式，以科学技术为手段，寻找高效，便捷的档案管理途径。从本质上转变被动档案利用观念，主动寻找市场，让档案管理工作为企业创造经济价值。

2.提高专职人员的业务水平。档案管理者应该具备一定的创新能力与勇气，要善于创新，构建新管理模式，要有一定勇气冲破传统落后格局；其次，档案管理者还应该熟悉档案管理各个环节所要做的工作，对各种分类档案的管理方法也应如数家珍，并在此基础上不断追求创新。

3.设立不同的管理模式。而随着社会的进步，人们生活观念与模式的转变，人们对档案需求也展现出了不同。为了满足人们的不同需求，就需要有序、有重点、有计划的对档案资料进行收集、分类、保管与更新，以确保档案能够完整与规范，进而更好的为客户服务。

4.改革服务内容。不同的客户其信息需求有很大差异，所以档案的更新一定要及时；其次，信息服务需求随市场变化而瞬息万变，为了确保信息服务的准确性和及时性，这就要求档案管理人员要具备能够把握市场风向，能够及时发现并挖掘市场潜在客户的能力。

三、结语

从上文的论述中能够看出，档案管理工作具有非常强的持续性与系统性，因此，这就要求档案管理者除需要具备极强责任心、心细认真等优秀品质外，还需拥有较强的专业能力。在激烈的市场竞争环境中，事业单位需要依靠更先进、更高效的档案管理工作来提升综合竞争力，立足于市场。

[1]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程，2010(07).

[2]袁双盛.提升事业单位人事档案管理水平的建议[J].中国商界(下半月)，2009(08).