高校实物档案规范化管理探析——以山东财经大学实物档案管理为例

文·吕冬梅

实物档案是高校档案的重要组成部分，是学校的重要财富。随着社会的发展和认知，实物档案越来越受到人们的重视，作为对实物档案进行日常管理和保护的工作人员，我们深刻地感受到了实物档案在现实生活中的发展趋势和困境。本文结合山东财经大学档案管理实践经验，探讨研究高校实物档案管理如今存在的问题和解决对策，提出了加强和改进学校实物档案管理工作思路，希望对学校实物档案规范化管理建设起到推动作用。

一、高校实物档案及其规范化管理的意义

（一）高校实物档案

高校实物档案，是学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成的对学校发展有纪念意义和保存价值的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书、名人字画、礼品、印信、照片、徽章等物品及其它有保存价值的实物。虽然“实物档案究竟是不是档案”这一问题在学术界仍旧尚未定论，但在实际管理中，越来越多的高校都已经设置了实物档案这一类目。这说明相当一部分档案工作者对实物档案的典型性、特殊性、珍贵性以及它丰富的研究和利用价值有所认识，在实践中表明了实物档案的地位。那么管理好这一部分档案就是档案人面临的工作和任务。

（二）高校实物档案规范化管理的意义

实物档案是高校文书档案的重要补充，它直观地反映了学校各个方面的工作取得的进展和业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。

1.保存和利用价值。实物档案作为高校一些特定文件材料的补充与写照，原始地、直观生动地记录了档案信息，与这些文件材料共同刻画了一个事件的完整过程，是档案记载的特殊表现形式和必要补充。实物档案作为特殊的档案保存，可以和其他资料共同发挥作用，以备后期查看和学习。

2.社会教育功能。实物档案是高校发展情况的历史踏印，也是高校开展活动的荣誉勋章。由于其特殊的存在形式，像是现代的“文物”，具有一定程度的鉴赏性。规范管理实物档案，不仅可以丰富高校档案资源，同时也是建立学校校史馆、博物馆的前提条件。它在直观地反映高校的业务能力水平的同时，也给予我们一定的动力和信心，更加积极地去建设和开展高校活动。

二、以山东财经大学实物档案管理为例引申实物档案管理中存在的问题

（一）山东财经大学实物档案的现状

山东财经大学档案馆成立以前，即原山东经济学院档案室和原山东财政学院档案室，存有部分字画、领导题词、礼品、照片等实物档案收集，但由于诸多限制，档案室收集的实物档案有限，在管理上缺乏重视，导致实物档案乱存乱放，毫无章法可循。

山东财经大学档案馆成立后，实物档案的搜集整理工作逐步得到重视。2015年7月，学校出台了《山东财经大学实物档案暂行管理办法》，对学校实物档案的收集、管理和利用起到了推动作用。通过努力，近年来共征集以下有纪念意义物品：有关校庆的领导及名人题字、题词、书法绘画合册、邮册、校徽、书签等校庆纪念物品；有关教学及管理方面的成果奖杯、奖状、奖牌；二十世纪八九十年代的明信片、校徽及60年代教职工代表大会代表证、纪念书签等；校友提供的50年代至60年代的学籍卡及照片；收集原山东经济学院（包括山东省财贸干部学校）停用印章及原山东财政学院停用印章几百余枚；学校有纪念意义的大型活动的视频；其他等。

由于历史原因，我校实物档案收集、整理、保管、利用都还处在起步阶段，在实物档案的收集方面不能实现数量的确保和质量的甄别，原有的实物档案也没有具体的规范借鉴，在信息化处理方面仍旧处于较低水平，实物档案管理的队伍建设需要升级，管理人员缺乏技术培训，保存实物档案的硬件设施方面也存在不足。学校从科学的管理细则，到硬件设施的保管，都需要进一步探索和完善。

（二）山东财经大学实物档案管理存在的问题

实物档案属于学校财富，由档案馆实行集中统一管理，任何部门、个人不得把实物档案据为己有。但目前高校实物档案的管理还存在不少问题，结合理论知识与实践经验，现整理如下：

1.相关人员不够重视实物档案管理工作。一方面，领导层级认为高校的实物档案管理是辅助性的，甚至是无关紧要的，致使在档案管理方面的人、财、力等资源投入严重不足，直接影响实物档案的及时收集、妥善保管和高效率利用。另一方面，档案工作人员更注重文字档案的收集、整理与保管，并没有花费相应的时间和精力去管理实物档案。加之实物档案种类、形态各异，收集、整理、归类、登记起来有一定难度——有些实物档案长期处于无人管理的混乱状态，任其长年累月灰尘蒙面，致使其几时获得、从何获得等有效信息无从查考；还有些荣誉物品则存放于科室或个人手中，时过境迁，造成损毁或丢失。

2.高校实物档案管理欠缺高技术专业人才。由于历史原因，当前担任高校实物档案管理的工作人员普遍存在着业务素质偏低、年龄偏大等问题，高学历、业务能力强的工作人员严重稀缺，这使得实物档案管理工作缺乏创新，循规蹈矩，管理方式缺乏新鲜血液的注入。另外，高校档案工作人员对于如何利用电子科技管理实物档案、提高档案的信息服务效率方面缺乏系统的理论知识，无法与时俱进。更甚至于，有些档案管理人员在接手实物档案后消极怠工，不注重管理实物档案，也不愿依据实际情况制定出一套简便、快速的实物档案接收查询方案，致使实物档案管理失范，服务效率低下。

3.实物档案质量良莠不齐，开发利用时犹如大海捞针。一方面，部分档案馆盲目收集实物档案，只注重数量而忽略了质量，致使一些有价值的实物档案被埋没于众多实物档案中，造成实物档案鱼龙混杂，利用率难以提高。譬如，对于在实物档案中占比较多的荣誉证书的管理，工作人员大多不制定规则标准，不经筛选分类直接堆到一个地方，待真正需要利用时耗费大量时间和精力进行查询挑选。而一些奖牌、奖杯等实物档案常年被堆积在角落中，利用价值很低。另一方面，在实物档案的保存方面，因其载体形式多样，材质各不相同，与纸质类的档案保管大相径庭。它既具有纸质档案的共性，同时又捎带点文物的性质，因此存放条件相对要求较高。从占地面积、到实物档案长期保存所需要的温度、湿度、光照、氧气含量等外在环境条件，都提出了不小的挑战。然而大多数学校未有配套的硬件设施，因此实物档案的寿命大大缩减，实物档案的保存形同虚设。

三、关于改进高校实物档案管理的建议

（一）增强高校实物档案归档意识。领导层级要高度重视实物档案管理工作，重视实物档案的集中统一管理，从政策办法的颁布到经费的批示拨款，各个方面创造出有利于实物档案管理发展的舆论环境，充分调动档案工作者的热情和积极性。同时，档案业务人员进行相对应的职业培训，明确档案管理的重点与难点，真正落实档案管理工作人员会管理档案，有逻辑地管理档案。

（二）提升档案管理工作人员的专业素质。对于专业素养较低的工作人员，我们要对其进行新技术新方法的教育和培训，不能让其落后于时代的发展。尤其是一些老同志，由于其具有实物档案管理工作的经验，我们可以向其发出建议征询，寻找本部门管理实物档案过程的难处，并结合实际设计真正接地气的实物档案管理体系。与此同时，引进高端的专业技术人才，充分提升部门的专业素质。

（三）完善实物档案规范管理制度和细则，设置实物档案库房和配套设施。进一步修订实物档案管理办法，加强现有实物档案规范管理，从实物档案的保管筛选，到后期保管年限以及分类，都有章法可循。其次，防止实物档案二次伤害，为实物档案的长期保管利用奠定基础。这就需要有适合实物档案的存放齐全的硬件设施，从能够容纳大小、形态各异的实物档案装柜到温湿度适宜的库房，并具备一定的防火防水等自然灾害的长久安全保存的条件。只有增加实物档案保存所需的相应的配套设施，才能保证档案工作者更好的管理利用学校的实物档案，使实物档案发挥其最大效益，记载过去，启迪将来，让高校实物档案得到妥善保管和充分利用。

社会在不断地发展和进步，人们对实物档案的重视思想也在逐步苏醒，我们应具有前瞻的眼光，在问题的萌芽阶段就给予一定的引导，及时采取措施，对实物档案进行规范化管理，做一个领先的典范，为档案管理引领方向。