浅谈医院声像档案管理与利用

文·朱振华

医院声像档案是指医院在从事医疗服务以及社会活动时，通过摄录手段以不同材料为载体，并辅以文字说明而形成的照片、底片、磁盘、录音带、录像带、光盘等具有保留价值的历史记录。医院在日常管理和诊疗活动中形成了大量声像材料，这些声像材料不仅是简单的历史记录，而且对以后医疗经验的积累、医疗水平的提高以及医疗服务精神的升华都具有重大意义，因此声像档案已成为医院档案的重要组成部分。但是在实际工作中，由于部分人员对声像档案重要性认识不足，管理制度不完善，导致大量声像档案不能进行有效整理、分类、归档，从而出现分散流失或是被科室和个人据为己有等现象，没有发挥出声像档案应有的综合效应，造成了声像档案价值的巨大浪费。因此运用先进的现代信息技术手段来记录和管理声像档案，已成为医院档案管理的当务之急。那么如何保管和利用好这些声像资源，使其成为医院未来发展建设的推动力，是目前各个医院应该思考和探讨的新课题。

一、医院声像档案管理中存在的问题

（一）声像档案管理制度不够完善

根据笔者的工作经验，各级医院一般都有按照上级要求制定本级医院规章制度的习惯，仔细分析会发现这些规章制度中基本都不涉及声像档案的管理。制度上的缺失必然给声像档案的保存与管理带来一定难度。在实际工作中，在医院活动中形成的照片、录音、录像等影像资料随着拍摄和录完就算彻底完成任务，这些资料的后续处理或者保存问题纯属拍摄者个人的行为，导致了大量的声像资料分散在各个科室、部门或个人手中。当遇到机构调整或人员离退、调动等人事变动时，由于没有形成规范的移交制度，造成了许多重要的声像资料流失、损坏甚至丢失。

（二）声像档案保存的现代化水平不高

声像档案的形成主要是依靠现代化的信息技术来完成的。就目前而言，大部分医院即使是有声像档案管理措施及制度，其具备的现代化水平也达不到声像档案保存和利用的标准。首先是大多数医院在进行声像档案管理时受限于技术和设备的水平，不能对已有的声像档案进行数字化处理、翻录，导致后期的管理水平达不到与前期拍摄技术同步，这种不同步发展极大限制了声像档案的后期保存与利用。其次是声像档案管理存放设备落后。声像档案不同于普通的纸质档案，其保存条件对于温度、湿度等要求比较高，最重要的是要防止磁化，这就对存放地点、存放设备提出了更高的要求。但是由于部分医院对声像档案的重视不足、认识不够，没有为声像档案的保存提供专门的场所和设备。目前很多医院的声像档案与纸质档案一样都存放在普通的文件柜里，致使部分年代较为久远的照片、底片出现了不同程度的变质问题，严重限制了声像档案综合价值的发挥。

（三）声像档案管理者专业化程度不高

声像档案的特殊性不仅对存放地点和设备有着极高的要求，而且对于从事声像档案管理人员的专业素质要求也很高。首先是部分从事声像管理的人员专业化程度不高，缺乏研制能力，影响了声像档案的进一步开发、利用。其次是从事声像档案管理的人员对于自身工作定位太片面，把自己的工作仅定位于保管员，缺乏深入细致的科研意识，使很多具有开发利用价值的声像档案“养在深闺无人识”，发挥不了其应有的作用。

二、强化医院声像档案管理的途径

（一）健全医院声像档案管理制度

俗话说“没有规矩不成方圆”，各医疗单位要结合本单位的工作实际制定出声像档案资料搜集、归档的统一管理制度，防止声像档案的分散流失，杜绝档案归科室或个人所有的行为。首先加大档案宣传力度，使医院全体人员了解声像档案的重要性，自觉协助声像档案的管理工作。其次，加强重点科室档案的收集整理，对于产生声像档案比较集中的科室，可责成摄录人员直接征集。最后，要规范声像档案的分类与整理，确保有关制度落到实处，从而使医院的档案管理工作走上法制化、规范化、制度化、标准化的轨道。

（二）注重硬件建设，提高档案管理的现代化水平

声像档案是技术含量较高的科技产品，要求采用现代科技管理手段，实现声像档案数字化，延长声像档案的留存寿命，实现档案信息资源共享。一方面将可以扫描的资料收录到计算机，另一方面，利用采集卡将录像内容搜集到计算机中，以电子文件的形式保存，以确保声像档案的长久保存。另外要加大资金投入，不断购置、升级声像档案管理的硬件设备，完善保管所需的场所和设备，使医院档案管理适应新时代技术革命的需求，向着科学化、现代化的管理目标不断迈进，更好地为医院建设服务。

（三）树立声像档案管理意识

做好声像档案管理，工作人员的档案意识非常重要。因此，要在工作中培养档案人员强烈的责任意识、敏感的档案意识和敏锐的档案视角，紧密关注可能产生声像档案的部门、人员，做好沟通工作，及时把声像档案归档整理、以备后续的开发利用之需。

三、努力提高声像档案开发与利用水平

（一）采用科学化管理方法，提高档案利用率

创新管理模式、实现科学发展。医院应改变以往的模式，设立专门的声像档案管理部门，配备专业的档案管理人员，组成专门的档案管理队伍，克服档案管理中分散管理的弊端，减少档案收集的难度，使医院的档案管理系统化、完整化，全面涵盖医院的发展历史。声像档案管理应由实体管理向信息管理转变，运用现代技术手段，加大资源开发力度，提高档案管理效率和管理水平。改变过去重管理轻服务的管理模式，把声像档案管理的工作重心由管理转移到服务上来，要变被动服务为主动服务，主动为医院科研人员和广大患者提供优质服务，最大限度地发挥档案的作用。

（二）培养专业人才，提高声像档案利用率

针对声像档案管理人员素质低的问题，要把人才队伍建设提到重要议事日程。首先，医院要引进一批新闻、广播影视、信息技术等院校毕业的专门人才，为他们提供实践的广阔平台，使他们尽快成为医院声像档案管理方面的骨干人才。其次，要对医院从事声像档案管理的人员进行培训，提高他们的业务水平。最后，要在医院工作人员中选拔一些综合素质高、工作能力强、热爱声像档案事业的人员充实到声像档案管理队伍中去，推动档案管理水平的提高。

总之，提高声像档案的管理、利用水平，对于完善医院的档案管理以及医学学科的发展意义重大。在医疗卫生改革进入攻坚阶段和医学科学飞速发展的今天，我们必须提高认识，改进声像档案管理水平和利用程度。为医学发展和学科建设提供宝贵经验，为人民健康事业及构建和谐社会奉献力量。