中兴通讯：会计档案“五线谱”

最新的《会计档案管理办法》明确不再单一强调企业必须建立纸质档案，而是在一定条件下可以通过完善的信息系统，来实现企业会计档案的保存。这一重大修订，对于像中兴通讯这样的全球化企业来说，无疑具有非常重要的意义。

成立的国内第一家共享服务中心，已经成为中兴通讯集团的全球核算中心、国际资金中心、全球管理数据中心和全球档案管理中心，成为支撑集团战略发展的重要力量。业务全球化使中兴通讯的会计档案遍布在世界的各个角落，在对会计档案进行管理的过程中，也曾经面临着一系列的问题。

首先，中兴通讯每年产生会计档案超过200万份，仅国内AP模块费用报销凭证每年有几百万页，统一邮寄至财务云所在地——西安，进行归档和保管，每年花费邮寄费用高达几千万元；其次，在过去的一段时间内，中兴通讯的会计档案依靠台账进行管理，没有系统统一记录与维护，导致外部检查单位、内部员工在调阅凭证时，档案调阅工作量巨大；第三，中兴通讯的会计档案数量多，占地面积大，凭证的打印、匹配等管理成本节节攀高；最后，纸质档案保管可能会面临丢失毁损风险，同时因人工记录的台账准确性和及时性也不尽人意，给档案管理工作带来了更大的困扰。

随着会计电算化和网络技术的广泛应用，过去需要多人完成的记账、算账和报账工作，只需一台计算机便可准确、快速完成，其所带来的信息采集和加工成本的节约是显而易见的。与此同时，企业对会计档案的管理由实物向电子化转变也成为可能，会计档案电子化不仅仅是对纸张、笔墨的简单节约，更是对会计信息采集和披露成本的节约。

中兴通讯的会计档案管理

中兴通讯在档案管理规范化方面，通过原始单据的扫描、归档、档案、调阅等岗位的精细化分工，使得档案整理、加工工作更加高效；在档案管理流程方面，将档案的实物流和电子流传递过程分开，通过相关编码相互关联，实现了档案原始凭证的电子化储存；在系统建设方面，网络报账环节的影像管理系统与电子档案系统相辅相成，共同构成完整的电子档案管理体系。中兴全球会计档案管理框架（如图9所示）。

图9 中兴全球会计档案管理框架

（1）通过管理创新减少原始凭证

2009年，中兴通讯建立了自己的商旅服务中心，为中兴8万名员工提供预订机票和酒店全流程服务。员工在出差前可以通过中兴商旅系统网上预订或通过商旅热线预订机票、酒店，持身份证登机、入住酒店，全程无需单独发票，无需支付机票款和酒店住宿款，公司与航空公司、酒店汇总结算，统一开具发票；出差后，商旅系统自动完成报销，无需员工个人再贴票。在这种财务参与到业务处理流程的管理模式中，一方面，员工在商旅出行时，不用再面对繁杂的手续和繁琐的票据整理，实现了全程零负担出行；另一方面，以统一支付后的行程单和银行结算单据为例，中兴通讯在商旅方面每年节约的纸张相当于1400 多辆汽车一年的碳排量，在低碳环保的道路上迈出了一大步。

中兴通讯在海外的业务遍布全球100多个国家，员工在海外的消费票据一般为手写收据，且语种众多，样式繁杂，会计审核难度大，控制力度不足。2011年，中兴通讯与招商银行、中国银行等合作，为员工定制企业版的公务卡（如图10所示）。员工出差消费只需携带公务卡，消费数据可以直连到企业内部的网络报销系统，内部系统可以查询消费账单，报销时，员工勾选因公消费明细即可生成电子报销单，在业务审批和财务审核环节主要关注电子报销明细。在档案管理环节，总部保管电子档案，同时原始凭证提交在本地保管，全流程信息传递（如图11所示）。

在这种模式下，中兴通讯员工在海外发生的因公消费支出，在原始凭证提交本地保管的基础上，企业再辅助以银行电子交易明细作为报销依据和存储依据，保障了数据的真实性，减少人工差错及舞弊行为，提升了内部管理水平。

图10 企业定制版公务卡

图11 公务E卡通流程示意图

图12 中兴通讯档案管理规范

（2）档案流转规范化

中兴通讯的档案管理规范采用三统一的原则，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，将各类会计账册分门别类进行保管。档案管理规范主要包括员工提单规范、影像扫描规范、档案整理规范和档案借阅规范等（如图12所示）。

员工提单规范：员工在网上报账系统提单后，系统会自动生成单据号码，员工打印带有票据条形码（票据号）的单据封面，并将发票等原始凭证粘贴到A4纸上，按单据份数装订，投递到票据箱或递交至本地扫描员，在登记簿中登记递交的单据信息。在这个过程中，票据条形码可以对票据物理位置进行实时跟踪，有效粘贴票据成为电子会计档案管理的第一步。

影像扫描规范：票据员使用扫描枪，扫描单据封面的条形码，系统会自动生成影像，并根据文件上传的顺序为影像分配索引号，索引号用打码器印在实物票据上，方便后端与实物发票的匹配。影像的扫描上传为网上报账的影像审核提供了技术基础，同时也为后续大量的审计、科技拨款等档案调阅工作做好了准备，是会计档案无纸化的关键环节。

档案递交和档案整理规范：中兴通讯在全球部署了ERP账务核算系统，入账完成后，在ERP产生唯一连续的凭证号，由做账人员打印入账凭证，与实物票据匹配，按核算主体、凭证号进行排序，递交给档案管理员，档案管理员接收凭证，完成凭证顺号、分类、归档、上架等工作，并将凭证清单录入电子档案系统。

档案借阅规范：因为内外部审计会经常调阅会计档案，需要申请人在电子档案系统提交借阅申请，经业务领导和财务领导审批后，由全球档案中心安排调阅影像。

除以上规范外，中兴通讯制定了档案交接规范、会计档案存放规范、会计档案销毁规范等，共同构成了档案管理规范。

（3）电子流与实务流无缝对接

在档案管理流程中，中兴通讯基于安全性、实用性和开放性原则，将会计核算产生各类档案的实物转化为电子影像，实现了档案电子流和实物流的分离（如图13所示）。

员工在网上报账系统中提交电子版报账单，由业务领导审批后，单据流转至审核任务库，由审核会计提取，审核完成并导入ERP账务处理系统，生成会计凭证。对于各类总账凭证，账务处理人员直接递交全球档案中心，由档案管理员按照凭证号的顺序对档案进行顺号、扫描上传至影像系统，并进行归档。在档案实物流方面，员工将实物票据粘贴到A4纸上，并打印带有票据条形码和报销单据号的报销封面，一起装订好递交到财务票据箱，档案员会实时收取实物票据，扫描上传到影像系统中，并在实物票据上加盖系统自动生成的索引号，放入票据中转架，实物进入待归档状态，最后由档案管理员根据账务凭证号对单据进行实物归档。

（4）岗位分工精细化

中兴通讯在档案管理流程中，将档案管理的岗位也进行了精细化分工。扫描岗主要负责每天接收、核对当地提交及外地邮寄的实物报销单据，将待扫描的单据用扫描枪进行扫描处理；归档岗主要负责将待归档的单据，在电子档案系统和实物档案中都作归档处理；档案岗负责对凭证进行总体顺号、装订、上架，保证每册中的凭证连号，且各册之间的册数连号，记录会计档案各册的凭证号起始信息、存储位置。调阅岗主要根据内外部审计、公司外部单位、公司内部部门的需要进行会计档案的调阅。另外，中兴通讯在档案室建设方面，还设置了中转室、密集架等特色产品，方便实物的归档和摆放，节省实物档案占用的空间。

（5）电子档案管理系统

在全球财务共享服务平台的建设过程中，中兴通讯为其国内外子公司的核算、档案管理搭建了统一的信息系统平台，财务所有的信息均通过信息系统来采集和传递，实现了数据一点录入，信息全程共享。网上报账环节的影像管理系统与档案管理环节的电子档案系统，共同构成了中兴通讯的档案管理系统体系。

影像管理系统解决了票据实物流转、原始凭证调阅、离岸处理、业务处理分工和效率的问题，为全球档案共享服务的实施提供了强有力的支撑。通过影像管理系统的实施，原始票据可直接在各地进行扫描，电子影像文件上传至影像管理系统，在国内的共享服务中心可随时调阅影像文件。电子档案系统以ERP系统为基础，与影像管理系统、网上报账系统和其他系统相结合，将企业自制的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配，形成完整的电子档案数据。电子档案系统的功能框架（如图14所示）。

电子影像：包括影像查询和影像复核。影像文件是指外部原始凭证通过影像系统和条码采集技术扫描后生成的电子文件，内部原始单据直接从源系统获取生成对应的电子文件。影像复核功能对已经生成的原始凭证影像文件的质量进行复核，确保所有的电子文档符合电子档案管理规范的要求。

图13 中兴通讯档案管理流程

电子凭证：电子凭证功能主要是将企业自制的记账凭证的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配，生成完整的电子记账凭证档案数据，以册为单位在系统内进行管理，达到纸质会计档案同电子会计档案的完全统一，取代日常档案调阅中对纸质会计档案的依赖，使得纸质档案免受人为翻阅和电子设备复印、扫描的损害。

报表查询：报表查询功能支持查询电子档案系统内的不同法人、不同账簿、不同类别的电子档案在系统内的状态，累计册数等信息，出具多维度的档案管理报表。

档案借阅：档案借阅主要涵盖了档案借阅的系统流程，包含借阅申请的发起以及系统内的电子审批流，档案借阅主要以调阅电子档案为主，纸质档案为辅。

库房管理：库房管理功能包含企业电子及纸质档案的入库、出库、归还、盘点等，定位到每一本纸质档案的库存状态和具体库位，方便档案调阅和查找，通过条码技术的应用对纸质档案进行监控管理，确保档案的实物同电子数据一致，提升档案管理水平。

系统管理：系统管理主要包含企业组织架构的搭建，档案系统基础数据的维护，人员权限的配置，同企业其他系统数据的接口管理等。通过权限的配置提升电子档案数据的安全性，避免企业信息外露，同时，满足档案外包的需求，可以针对不同的企业开放不同的权限进行数据隔离。接口管理可以实现从其他系统获取数据生成档案数据，减少电子数据转换成纸质档案的过程。

图14 电子档案系统功能架构

实施电子档案系统的意义

中兴通讯电子档案管理系统的实施，便于对集团的会计档案进行有效的管理监控，确保每本档案均有电子影像文件，一定程度上实现了会计档案调阅的电子化，同时也完善了档案影像和实物的精细化管理，使得企业的档案管理更高效、低成本、环保。

（1）实物档案电子化

通过电子影像系统，将实物会计档案电子化，并通过当下流行的RESTful设计原则，将电子影像与实物会计档案等有效匹配，构建了一个健全的、可扩张的、灵活的电子影像系统，有力地支撑业务管理水平的提升。档案调阅可随时调取影像，节省了时间和人力，也让纸质档案免受调阅、搬运过程中的多次损坏。同时对于中兴通讯100多个海外分支机构来说，实物凭证电子化，总部保存电子档案和海外本地保存实物档案，不仅有利于各分支机构按照当地特有的法规管理会计档案，还可以随时调阅影像。

（2）提高了信息传递的效率

建设了电子影像系统后，所有审批环节都依照影像进行，将电子流和实物流分离，不再需要各审核环节责任人查阅实物报账单据，员工可以根据票据号或者报账单号实时查看单据状态，并与共享服务中心员工进行沟通解决，显著提高了报账审批的效率，缩短了报账审批周期。

（3）降低了管理成本

电子档案系统的实施对于有着100多个海外分支机构的中兴通讯来说，实物档案直接在海外当地归档，减少了会计档案频繁邮寄至国内的邮寄成本，同时节省了凭证打印和匹配的工作量，人力成本和管理成本都会大大降低。

（4）提高了档案管理水平

通过电子影像系统，档案管理中心能够方便获取实物凭证所处的环节，将电子报账单、原始凭证影像、ERP记账凭证匹配成“份”以电子格式保存于档案系统，与实物档案完整统一，系统将电子档案也分册归集，与实物的档案册双模式保管方便定期、分批打印、装册、装柜等归档操作，提高档案资料管理的规范性和效率，也方便档案借阅。