推进职业院校档案利用服务的途径与方法

王君渠

摘 要：随着信息社会的发展，信息资源在社会发展中的作用越来越大，作为信息资源的重要组成部分，职业院校档案开发和利用至关重要。本文以信息化、数字化为背景，对职业院校档案利用服务进行战略谋划，并对推进档案利用服务的途径与方法提出针对性的建议。

关键词：职业院校 档案管理 档案利用

随着信息社会的发展，信息成为重要的社会生产力，为此我国教育部、国家档案局也针对学校档案发展先后发布了相关规划，如《档案事业发展“十一五”规划》。在国家政策推动下，职业院校档案利用服务步入新的阶段。

职业院校档案具有较高的利用价值，为职业教育发展和应用型人才培养提供重要档案资源支持，也为社会提供信息、教育、科研、技术等方面的信息服务。尤其是职业院校在应用型技术层面的档案资源，能够为社会公众或企业提供信息支持。

职业院校档案利用服务不仅能够实现社会效益，还对学校自身有较高的经济效益。因此，立足职业院校档案管理现状，积极创新档案利用服务途径与方法有积极意义。

一、拓宽职业院校档案利用服务领域

1.档案服务校园文化建设

校园文化是职业院校重要的隐性教育资源，对培养学生的综合素质具有积极的作用。学校档案与学校发展、师生教学活动息息相关，具有较强的影响力与说服力，是校园文化建设的生动素材。

（1）利用档案信息资源服务校园精神文化建设。比如利用档案中的办学思想、校风校训等纲领性文件渲染学校制度，利用学校各种荣誉资料激励学生学习，培养创新精神等。

（2）利用档案信息资源服务校园物质文化建设。比如利用学校各时期建筑设计图纸、相关建筑资料、设计理念以及学校各种标志等资料，为后期的建设提供支持，还可将学校建设中具有积极价值的资料通过建筑物展示给师生，丰富校园文化内涵。

（3）利用档案资料服务校园制度文化建设。职业院校发展与时俱进，当环境发生变化时，学校制度文化也会做出相应的创新，这时可充分发挥档案的作用，引导师生对学校现行制度的认同，并自觉维护校园制度。

2.开发校友档案信息资源

在信息时代，人力资源是重要的社会资源，而校友人物档案是职业院校的重要人才资源、公共关系资源和智力资源。校友人物档案不仅是对学生进行思想教育的宝贵资源，也能够展现学校人才培养的导向。此外，优秀校友对学校培养的感恩、贡献、捐助等，能够提升学校的办学能力，而且校友与社会、企业之间的关系，也能够帮助学校加强校企合作，推动学校建设发展。

在校友人物档案开发利用中，应以校友人物档案建设为基础，全面深化校友人物资料征集工作，加强校友人物信息资源建设与宣传。校友人物档案开发应集中于杰出校友、海外校友、年轻校友三类校友信息，发挥校友人物档案的榜样、典范效应，利于学校招生、教学与就业。此外，学校还可充分挖掘档案中与校友相关的信息，设计开发特色校友纪念品，校友收藏与使用这些带有学校文化信息的物品，无形中也为学校做了良好的宣传。

3.档案服务学校外部形象建设

职业院校之间既存在合作关系，又存在竞争关系，对外树立良好的学校形象，打造突出的品牌效应，对学校发展建设具有积极的意义。

学校档案记载了学校的发展历程、教学成就、荣誉奖励等信息，这在对外宣传上是令人信服的宣传材料。因此，学校档案部门应努力开发这部分档案利用服务，扩大学校对外宣传力度。

在具体操作中，要立足馆藏资源，采取传统与现代媒体相结合的方式，围绕主题需要开发利用档案资源。利用档案服务对外宣传工作时，要做到以下四点。

一是放开思想，勇于创新，真正树立档案服务；二是统筹规划，突出学校特色和亮点，制订年度计划与工作主题；三是争取学校支持，加大档案开发的投入；四是完善档案管理团队建设，尤其设立专门的对外宣传岗位，最大限度发挥学校档案的宣传作用。

4.档案服务和谐校园建设

随着社会及学校对档案工作认识的不断提升，民生档案理念被提出并得到学校重视。民生档案虽未有统一的界定，但在实践应用中却是职业院校档案建设与管理的突破和创新。

民生档案并非单一的人事档案或党政档案，而是所有涉及学校、师生民生的档案总称，比如学生成绩档案、学生奖惩档案、学生就业档案、学生学籍管理档案、教师工作福利档案、教师职务晋升档案、教师奖励档案、学校科技专利档案、学校科研成果档案、学校教学成果档案等。

在和谐校园建设中，职业院校档案部门应深化民生档案资源建设，以“分门别类”的方式建立有关师生切身利益的档案系统。

此外，学校档案部门还应加大信息技术的使用力度，提高民生档案服务力度，拓展服务范围，提升服务质量，简化档案服务程序，为师生排忧解难。通过高质量的民生档案服务，增强师生对学校的归属感和凝聚力，维护校园的和谐稳定氛围。

二、推进档案利用服务的途径与方法

1.改进和创新编研工作

对职业院校档案管理的现状进行分析可知，由于种种原因，一些具有较高价值的档案被分散各处，或者分散在不同的卷宗、案卷中。这种零散的档案存储状态造成“信息孤岛”现象，对档案开发利用很不利。

因此，学校档案部门应结合自身实际情况深入研究，创新改进档案编研工作，按照一定的标准将零散的档案系统化，利于用户查阅。

（1）扩大服务范围，在档案管理新理念的指导下，档案编研目标需以“服务本校为主，服务社会为辅”，向社会化发展。档案编研人员应充分了解学校各部门以及社会主要用户的真实需求，引入师生参与制度，创造出高质量、深层次的编研精品，面向学校和社会推出编研成果，满足各类用户的需求。

（2）传统编研与新型编研相结合，并充分发挥展览的傳播功能。在新型编研理念的指引下，职业院校档案内容需更加广泛、丰富，做好档案信息资源搜集工作，并对信息进行深加工，提炼出能够为学校和社会服务的档案信息，提升档案服务的社会影响力。在档案宣传方面要重视展览的作用，采取多元宣传方式，比如纵向联合、横向联合、跨行业联合等方式，充分利用各种展览来宣传学校的档案服务。

2.加强知识服务

简单来讲，知识服务就是将档案文献单元转变为知识单元，提供学术层面的服务。针对职业院校档案服务的特点，主要从以下两个方面加强知识服务。

（1）结构优化参考咨询服务。即对有针对性需求的用户提供更高层次的知识服务，发挥用户交互的优势，结合用户需求提取档案结构化知識。可采用的方式有电子邮件服务（一对一、一对多等）、网页参考咨询服务（用户网页提交咨询，工作人员检索并反馈结果）、虚拟参考咨询服务（即时沟通工具咨询，并直接给予相应资料链接）等。

（2）主动信息服务。包括信息推送服务、专业主题信息服务等，利用大数据技术，将用户分组，然后结合用户检索信息的种类，主动向用户推送相关档案信息。对于专业主题信息服务，学校档案部门可根据用户需求，将相关档案资源、服务与工具进行整合，形成有针对性、持续性的主题档案信息，推送给有针对性需求的用户。

3.强化档案信息化、数字化建设

档案信息化、数字化是档案管理发展的趋势，对推动档案服务具有积极作用。档案信息化、数字化建设的内容通常包括档案信息数字化、档案管理系统建设、档案服务网络建设等。

首先，结合职业院校实际情况完善档案信息标准建设，建立技术保障体系，确保档案服务网络、档案信息系统的安全性和规范性。其次，加大数字档案资源建设力度，比如对学校大量纸质档案进行数字化转换，可以选择全部馆藏数字化，或者将使用频率高、价值高的档案进行数字化转换。再次，对数字化后的档案资源实施规范的著录，实现档案信息资源共享。

4.注重特色档案资源开发

当前，职业院校档案管理的标准已不能完全反映当前社会发展的特征，档案收集范围也不能满足面向社会服务的职业院校档案利用的要求，尤其是当前的馆藏模式无法将学校特色的档案信息体现出来。许多有价值的档案资料是以静态形式“深埋”于档案馆中，因此在大力拓展职业院校档案利用服务工作中，应加大特色档案资源的开发利用。

（1）制定合理的归档范围。档案工作人员在档案管理中要突出精品意识，提高档案质量，保证入馆资源比例协调，并突出学校特色的档案。档案归档理念由“资源守成型”向“用户导向型”转变，重点归档学校重大活动、重大科研项目、重大建设项目、重大会议、重大改革工程等方面的档案信息。

（2）拓展档案史料征集渠道。在档案服务社会化发展的推动下，档案服务面向的不仅仅是学校，还包括大量的社会用户。因此档案内容不仅是学校相关的信息资源，还应包含学校外延的信息资源，比如与学校办学相关的资料，与学校特色专业相关的资料、与学校特色学科相关的资料、校企合作相关资料等。在档案史料征集中，要注重渠道的拓展，比如馆内外结合、校内外结合、网上网下结合、国内外结合等。

（3）构建学校档案部门联盟。与其他职业院校、甚至是相关企业建立连通机制，建设档案信息网络，实现档案资源共享、优势互补。

参考文献：

[1]杨秋婷.职业学校档案管理的开发与利用探究[J].办公室业务，2017（14）.

[2]林艳梅.信息时代中等职业学校档案的开发与利用[J].广东职业技术教育与研究，2014（3）.

[3]郎贤梅.高等职业院校教学档案信息资源开发利用研究[J].兰台内外，2016（3）.

[4]张虹.浅谈职业教育档案信息资源开发与利用[J].经济视野，2014（5）.

（作者单位：临沂职业学院）