测绘业务档案分类探析

王晓琳/浙江省测绘资料档案馆

档案分类是指依据一定的标准，如按照档案来源、时间、内容、形式特征等，对档案进行有层次的区分并组成相应的有机体系。从宏观上看档案分类有两种类型：一是档案实体的分类，即档案保管体系构成方面的分类，是使档案文件从无序到有序并固定其存放位置；二是档案目录中档案信息内容的分类，即档案分类检索系统方面的分类，是将每一份档案文件或每一个保管单位著录成条目，继而对条目进行分类。测绘业务档案是测绘工作的原始记录，随着测绘与地理信息工作内容日益丰富和业务规模不断扩大，测绘业务档案管理呈现以下特点：一是档案增长迅猛，如某省级测绘资料档案馆馆藏测绘业务档案已逾300TB，且档案以每年70TB左右的速度增长；二是档案结构愈加复杂，不但包括结构化数据，而且包括大量非结构化数据，档案检索耗时长、难度大；三是档案内容和载体类型复杂。当前必须改进原有的档案分类方法，实现档案高效管理和便捷利用。

1 测绘业务档案的实体分类

一是按档案内容分类。档案内容是非数字档案分类的最主要依据，按内容组卷不会破坏档案的成套性和系统性。2015年国家测绘地理信息局、国家档案局印发的《测绘地理信息业务档案管理规定》就将传统非数字测绘业务档案按照内容划分为15类，分别为项目管理、航空航天遥感影像获取、大地测量、测绘地理信息采集与更新、地理信息数据库建库与维护、地理国情监测（普查）、应急测绘保障、测绘成果与地理信息应用服务、工程测量、海洋测绘与江河湖水下测量、界线测绘、不动产测绘、地图制作、测绘科学技术研究、其他（测绘计量、测绘仪器设备、基本建设），并建议采用“内容分类号—年度—流水号”的档号编制规则。

二是按档案载体分类。档案载体类型是数字档案分类的最主要依据。当前数字测绘业务档案呈现数量庞大和载体类型多样的特征，档案载体一般包括光盘、硬盘、磁带等。在实际工作中，同一项目的数字档案因数据量庞大而无法归集到同个载体中，往往分散存储在不同载体上，如果按业务内容进行分类，必然需要重新整理档案，这不仅破坏了档案的原始记录性、不能保证文件的有机联系和案卷的成套性与系统性，还增加了工作量。因此，数字测绘业务档案的实体分类应以载体类型作为分类依据。

三是使用“互见号”。“互见号”是反映载体不同但内容相同档案的档号，《科学技术档案案卷构成的一般要求》要求“互见号”应写入备考表中并注明档案载体类型。一般来说，同一内容的测绘业务档案通常包含纸质档案和数字档案，数字档案与纸质档案存在对应关系，应将每一盘（或盒、件等）数字档案作为一个保管单位进行排列和编制档号，可以“载体类型—年度—流水号”作为数字档案的档号编制规则，并将档号填入对应纸质档案备考表的“互见号”中。

2 测绘业务档案的信息分类

一要突破载体类别的限制。档案检索是档案利用工作的重要环节，档案检索并不是直接检索档案实体，而是检索档案著录、标引后形成的一个个条目。为此档案信息分类应突破载体类别的限制，将同一内容的档案目录集中在一起，如将纸质地形图和数字地形图集中起来、将纸质项目文档和数字化项目文档集中起来，以方便检索。

二要突出测绘专业要素。在档案信息分类时应突出专业要素的提炼，时间、地域属性、比例尺等信息是测绘与地理信息工作的重要特性，可将历史时期、地理区域、比例尺等属性作为测绘业务档案信息分类的依据，如测绘地理信息采集与更新类可按常用比例尺大小划分类别，而地图制作类可按制图时期分为古代地图、民国地图、现代地图等，亦可按地域分为省外、本省级、地市级等。

三要体现层级关系且可缩减或扩展。测绘业务档案的信息分类目录是将档案著录的条目按分类号排列而形成的层级式目录，包含基础类目及其各级子类的分级目录。这一层级目录应有固定的编码规则，并支持缩减、合并和增加等基本操作。以测绘地理信息采集与更新类为例，其二、三级目录以数字为代号，1∶10000比例尺以英文字母“G”为代号，若有其他二级类目或其他比例尺可适当增加。