《企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》编制关键因素研究

王柏杰 李 澎/中国航空规划设计研究总院有限公司

国家档案局发布《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令，以下简称10号令）之后，各行各业掀起了学习贯彻10号令的热潮。2016年5月，航空工业档案馆发布了《航空工业企事业单位文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作实施方案》，要求航空工业系统各单位开展管理类文件材料归档范围和保管期限表的编制工作。

编制《企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》不仅要全面了解企业内部生产经营活动，还要从企业运行的宏观角度考虑外部环境对企业产生的影响。对档案工作者来说，编制工作已经超越了传统档案工作“收、管、用”层面，向文件材料形成的前端延伸，因此编制工作为档案工作者参与主要业务工作提供了良好契机。《企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》涵盖企业活动的所有方面，仅凭档案工作者一己之力进行编制难免存在“百密一疏”的问题，因此需要调动各部门力量共同完成编制工作；编制工作持续时间长、涉及范围广，与预期目标会存在偏差，因此要对编制过程中的影响因素进行识别。笔者利用层次分析法对编制过程的影响因素进行识别、比较，为分析关键因素提供依据。

1 层次分析法的理论与方法简介

1.1 层次分析法的理论与方法

层次分析法（Analytic Hierarchy Process, AHP）是一种定性与定量相结合的多目标决策分析方法。作为一种系统化、层次化、多准则的决策方法，层次分析法被广泛应用于复杂系统的分析与决策。层次分析法的基本思路是将复杂的问题分解成若干个易于理解和评价的组合因素，然后按其支配关系将各种因素分组划分为有序的递阶层次结构，通过各因素之间两两比较的方式确定层次中各因素的相对重要性并得出各因素的权重。

一是建立层次结构模型。分析实际问题，将问题分解成三个层级：目标层、要素层、方案层。同一层次的因素既对上层因素有影响，又对下层因素起支配作用。其中目标层是最高层，通常只有一个因素；要素层可以不止一层，当要素过多时，可以进一步分解出子要素层，并建立关联；方案层通常在最下层。二是构造判断矩阵。从第二层开始，对同一层级的因素进行两两比较，并比较其对上层因素影响的强弱程度，在此基础上构造判断矩阵A，直到最后一层。三是计算单一准则下元素的相对权重。完成判断矩阵的构建之后，可根据各因素互相比较的结果计算权重。计算权重的方法通常包括和积法、方根法、最小二乘法等，本文采用方根法。值得注意的是，在对元素进行两两比较时，由于判断逻辑的差异性，需对判断结果进行检验，以避免出现诸如A＞B、B＞C、A＜C的问题。因此在完成权重计算后需对矩阵进行一致性检验，检验过程包括计算权重向量、计算最大特征根和一致性检验。

1.2 利用层次分析法研究《企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》编制关键因素的适用性

层次分析法将复杂问题分成不同层次，便于确定影响因素的重要程度。具体来说，一方面，编制过程时间跨度长、涉及面广，建立影响因素层次模型的方式有利于梳理清楚各因素的关系，使问题结构化、清晰化；另一方面，利用层次分析法研究影响因素可以较为客观地呈现同级别下各因素间的重要程度，且定量分析的方法使计算结果更加直观，可直接用于问题分析。

2 基于层次分析法的影响因素分析

笔者选取全程参与编制的档案管理部门3名工作人员进行调查。通过德尔菲法构建影响因素模型对各级因素进行比较，并对3人的比较结果进行加权处理。根据工作介入程度、从业年限等因素，将3人的权重分别设定为0.25、0.35、0.4。

2.1 构建影响因素模型、调查获取两两比较取值、计算各因素权重和进行一致性检验

该模型将编制过程总体影响因素作为目标层，将档案部门、领导及各部门、外部机构及启动阶段、编制阶段、审查阶段作为要素层，将具体影响因素作为方案层。此外，编制体例的选择虽然影响编制过程，但由于其受外部因素影响较多，故本文不涉及该项因素。

在建立影响因素模型的基础上，进一步通过专家调查法收集同级别下各因素对上层因素的影响程度对比，发现所有的一致性均小于0.1，因此判断矩阵结果有效。由此可形成影响因素的权重。

2.2 结果分析

在影响整个编制过程的宏观因素中，档案部门的牵头作用、领导及各部门的重视程度的影响较为接近，体现了档案部门主动作为以及积极获取领导和各部门的支持。

由此引申，对档案部门来说，编制启动阶段工作的重点在于采取多种方式获得领导和各部门的支持，如向领导汇报、提供内部培训等；编制阶段除按部就班完成计划内的各项工作外，更应当重点关注具有关联性的业务，避免遗漏；在审查阶段，完成报送前的最后一次讨论和针对问题进行查漏补缺起到最为关键的作用。

档案部门的牵头作用还体现在促进领导和各部门重视档案管理。具体而言，在启动阶段，成立领导小组、编制小组是必不可少的环节；编制阶段，除了要参加座谈、按计划完成初稿之外，更应关注关联性业务的部门之间沟通，和档案部门对于初稿的意见，并及时进行修改；在审查阶段，关联性业务的会签和领导小组对全面性的审查是应当关注的重点。此外，来自外部的沟通与学习在整个编制过程中，需要注意的因素包括启动阶段对于培训专家和培训内容的选择，以及审查阶段针对问题的再培训和外部专家审查过程中的沟通。

从事件的角度分析，上述较为显著的影响因素包括启动阶段的内部培训、编制及审查阶段对于关联性业务的沟通协调。结合航空工业规划编制实践，以上两点体现了编制过程的难点，即树立全员参与的意识和对关联性业务的全面把握。

通过上述分析，可以对《企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》的编制过程各阶段、各参与方的工作重点加以明确。以此为基础，有针对性地投入资源，使编制过程趋于高效有序，最终顺利完成编制工作。

综上所述，对《企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》编制过程中关键因素进行研究，可以得到各因素影响程度的排名，并据此完成关键因素的分析与整理，达到研究目的。由于时间所限，笔者仅选取航空工业系统相关单位的编制参与者，所得结果具有一定局限性，如将研究范围扩大至外部单位，则可获得更加全面、普遍的研究成果。此外，根据层次分析法引申与改进的研究，在判断比较的过程中可采取区间层次分析法、模糊层次分析法等提高计算因素权重的客观性和准确性。因此，在后续研究中可考虑根据编制过程影响因素的精度要求，权衡并选择最优方法。