核电文件编码的特性及标准化管理研究

邱华长/中核核电运行管理有限公司

对文件进行科学编码并进行信息化管理，是提升核电文档管理效率的重要途径。在实际工作中，由于核电反应堆工程设计单位和总承包商等的文件体系架构不同，往往导致不同堆型/机型的核电厂使用不同的文件编码规则和信息系统，这既不利于集团公司文件的标准化统一管理和各电厂之间的经验交流，也不利于同行经验共享或复制推广。近年来秦山核电在运行管理标准化建设方面做了许多探索，其中在文档管理方面统一了文档管理平台和文档工作流程，并统一了文件的编码规则体系，促进了文件的有效管理和利用。

1 文件编码的特性

文件编码是按照相关规则为某一文件制定代码的过程，代码是表示特定事物或概念的一个或一组易于计算机和人识别与处理的有序字符。对文件进行编码，有利于文件的分类组织、管理、查询、检索和利用，促进文件的规范化和信息化管理，提高核电运行的安全性和可靠性。因此核电厂要求对所有正式发布的文件都必须依据科学、合理、规范的编码规则进行编码，同时要求文件的编码应能揭示文件的特点和属性，使文件具有一定的物理意义，而编码的结构形式也应简明、易于辨识。

一是唯一性：为确保文件的独立性，一个文件条目只能有唯一的一个编码，确保查询检索的精准率；二是定位性：编码应体现文件的具体适用对象和范围，如项目、机组、系统、设备、构筑物等，避免对文件工作对象的误判；三是内涵性：编码应能揭示文件内容所反映的业务领域及工作性质，便于对文件进行分类组合；四是时间性：根据需要，编码应能体现记录类文件产生的时间，便于业务部门的精细化查询需求；五是成套性：对具有项目特点的文件，应给予项目代码作为特征码，以维护该项目文件的成套性，也便于集中组卷和归档管理；六是层级性：对具有效力层级要求的文件如管理制度程序等，可通过位数或层级代码来体现其层级性；七是扩展性：编码规则应具有一定的灵活性，可以根据新的情况进行扩充，满足不同特点文件编码的需要。

2 文件编码管理要求

核电文件主要包括技术文件、管理程序、合同、信函、会议纪要等五大类。在长期的生产实践中，技术文件、合同、会议纪要的编码一般采用四段式结构，信函和管理程序的编码一般采用三段式结构。秦山核电确定的文件标准化编码规则也是上述三/四段式结构。在管理职责上，秦山核电明确文件编码由文档管理部门主管、业务部门协助管理，即文档管理部门归口统一管理文件编码体系，组织制定各类文件的具体编码规则，对新增或变更的文件类型和代码进行审批和维护；业务部门配合制定和完善文件的具体编码规则。编码各字段用于揭示文件的适用范围、具体的系统设备结构或领域对象、文件的内容性质和序列号。

一是公司/项目/机组代码：表示文件适用范围的字段，一般由2位或2位以上数字或字母构成，由中国核电统一确定。

二是定位码：表示文件具体适用对象的字段，可分为SSC代码、领域代码和特征代码三大类。SSC代码：系核电站机组系统、设备与构筑物的代码，由设计单位提供；不同堆型/机型的SSC代码可能不同；SSC代码不强行统一，各电厂可保持其设计原始性。领域代码：用于反映电厂某一特定业务管理或专业领域的活动，根据中国核电发布的规范统一使用，各电厂不得自行划定。特征代码：核电厂存在一些与电站SSC无关或与多个SSC相关、或涉及多个领域的文件，这些文件往往专业性、项目性较强，需要单独进行成套管理，这时可采用特征代码进行定位。

三是文件类型代码：表示文件内容性质的字段。文件类型原则上使用英文字母缩写，不使用汉语拼音缩写；子类型代码的技术或专业领域代码，由中国核电的标准组织机构确定；计划、总结、报告等具有管理性质的文件，划归为技术文件中的记录与报告类；标准文件类型代码表由中国核电统一维护，一些电厂特有文件如不能在标准代码表中找到对应的类型代码，应通过申请审批后增补新类型代码。

四是序列号代码：表示文件流水顺序编号的字段。序列号既可由文档信息系统自动生成，也可由人工控制生成。由人工控制生成序列号的文件，可以根据文件的特点增加项目特征码和时间码，如工程项目号、科研项目号、报告的年度或季度号等。

3 标准化文件编码规则

3.1 技术文件标准编码

3.1.1 编码结构。生产技术文件的标准化编码为四段码结构：机组代码+SSCs代码+文件类型代码+文件序列码。

3.1.2 编码说明。一是第一组编码：项目/机组代码，它是电站机组的识别码，一般由2位或2位以上数字或字母构成，表示文件适用的项目/机组。对于多机组电厂技术文件而言，用数字0、1、2、9表示该份文件分别适用于全厂公用系统、1号机组、2号机组以及1、2号机组共用系统；用大写字母X、Y、Z分别表示1或2号机组均适用、3或4号机组均适用、5或6号机组均适用。

二是第二组编码：SSC代码，即定位码，由字母和数字构成。其一，对属于某特定机组或同种型号机组的SSCs，采用该机组设计给定的SSC代码；其二，对于非特定机组的共性或标准技术文件，以及某些具体机组中若干个系统的同类设备技术文件，均使用通用SSCs代码，通用SSCs代码清单由中国核电发布的《核电厂标准系统和设备代码》统一规定；其三，对于适用于某领域所有SSC技术文件，或适用于该领域若干个标准系统或设备的技术文件，定位码用“5+领域代码”表示，称为SSC伪码。

三是第三组编码：文件类型代码，技术文件类型代码结构为主类型+子类型，一般由4到6位字母构成，主类型代码包括TG—技术大纲及导则、TP—技术规程、DW—图册、MN—技术手册和技术规范、RC—技术活动记录与报告五大类；子类型代码由2到4位字母表示，一般用技术领域或专业代码表示，但当某领域或专业的文件数量和类型较多、需要进一步细分以便于管理和使用时，可由对领域或专业代码进行扩充；技术领域或专业的代码由中国核电统一规定，划分为50个领域/专业。

四是第四组编码：文件序列码，一般由四位至八位数字或字母构成，表示技术文件的流水码；对需要标记日期的记录类文件，使用8—10位数字，按年月日（各2位）再加2位序列号构成设置。

3.2 管理程序标准编码

一是编码结构。由三段组成，即领域代码、适用范围代码、序列号。二是编码说明。每个程序用分为3组的字母、数字混合编码予以标识，最低位数为5位；领域代码用2位字母表示；适用范围代码用2位字母或数字表示；序列号由若干位数字组成，反映程序在程序体系中的层级，位数越少则层级越高、越重要，位数越多则层级越低。位数规定如下：1位：0—9，代表总则、手册或大纲；3位：101—999，代表管理制度；4位以上：1001—89…9，代表工作细则，原则上前几位继承上一层次程序编码；6位：900001—999999，代表部门细则，采用6位序列码。

3.3 合同文件标准编码

3.3.1 编码结构。为机构代码+年份+合同类型+流水号。

3.3.2 编码说明。机构代码：一般由2位或2位以上数字或字母构成，表示文件适用的公司/项目/机组；年份：为合同签订的年份，用4位年份数，如2016；合同类型：分服务（S）、物资（P）、收入（E）三类；流水号：为4位流水号，由ERP系统自动生成，从0001开始。

3.3.3 框架协议及其子合同编码规则。其一，框架协议按合同进行管理，其编码结构与合同文件编码规则结构一致，但其机构代码用QK表示，即：框架协议（QK）+年份+合同类型+流水号。其二，框架协议下的子合同文件编码，每一份子合同先按照合同文件编码规则进行独立编码，再与框架协议编码进行关联，因此子合同文件编码的结构为：合同编码+框架协议编码。其三，变更合同的编码规则，结构为原合同文件编码—CO+NN，CO表示合同变更，NN为2位流水，从01开始。

3.4 会议纪要标准编码

3.4.1 编码结构。为形成单位代码+领域代码+会议纪要类型代码+年度流水号。

3.4.2 编码说明。形成单位代码：如“QS”表示秦山核电；领域代码：如“IT”表示信息技术领域；会议纪要代码：采用纪要的拼音缩写“JY”；年度流水号：用6位数表示，前2位表示年度，后4位表示流水号。

3.5 信函标准编码

3.5.1 编码结构。为发文单位+年度流水号+收文单位。

3.5.2 编码说明。其一，收发文单位的通讯渠道代码用4位字母或数字表示，要求发文单位代码在前、文单位代码在后，单位的4位代码含义如下：第1位：单位所在区域代码，按省份设定1位字母代码；第2位：单位类别代码，按单位业务性质设定1位字母代码；第3、4位：单位名称代码，在单位名称全称中取2位具有代表性的字母或数字，根据每个单位具体情况确定。其二，年度流水号采用6位数表示，年份用2位数表示，流水号用4位数表示。