新媒体在档案馆应急信息沟通中的应用研究

文 / 张艳欣 李治伟 王新颖

古往今来，各种自然与人为灾害给社会造成巨大损失，对珍藏宝贵档案的档案馆更是破坏巨大。尤其是在当今社会，自然与人为突发事件频发，档案馆作为提供档案信息服务的公共机构，必须重视突发事件的应急管理工作。而在应对突发事件的过程中，应急信息沟通更是重中之重，贯穿从应急预警到应急抢救，到事后总结全过程。新媒体环境下，如何加强档案馆的信息沟通，为提升档案馆应急管理水平服务，保证档案安全，是当前值得关注的问题。

一、新媒体在档案领域的应用现状

新媒体是新的技术支撑体系下出现的媒体形态，如数字杂志、数字报纸、数字广播、手机短信、移动电视、网络、桌面视窗、数字电视、数字电影、触摸媒体、手机网络等[1]。自新媒体的概念产生以来，我国档案学者不断探索新媒体与档案工作的融合发展问题，主要集中在四个方面。一是新媒体对档案管理各业务环节的影响。吴青霞认为，档案新媒体“呈献给档案使用者更人性化的人机交互界面、平台，以便提供更加大众化、本性化的服务”[2]。李雪云提出从“新媒体”转向“全媒体”、重点建设移动数字档案馆等措施，以“完善新媒体时代下档案利用工作”[3]；马林青提出应构建“新媒体档案记忆平台”，构建新媒体时代的档案记忆[4]；李明彦从发展成长型思维、以原创为核心生命力、设计可视化全媒体产品等角度提出创新新媒体环境下档案工作服务思维与方式[5]。二是新媒体环境下的档案信息资源建设。王兰成提出“新媒体档案信息资源研发平台构想”，以实现“实现新媒体档案信息研究交流”[6]，并提出新媒体档案信息资源开发系统的结构建设设想[7]；赵屹探讨了新媒体环境下的档案信息聚合服务[8]。三是新媒体环境下的档案信息服务。王嘉男基于对国内31家省级公共档案馆和图书馆利用微信平台开展信息服务的现状，从服务理念、功能设置、推广工作等方面提出新媒体时代加强档案馆新媒体信息服务的对策[9]；陈晓辉等提出档案信息自助服务方式的设想[10]；万凯丽提出社交媒体信息全民参与保存模式的框架结构[11]。四是档案文化传播与宣传。朱兰兰[12]、张姬雯[13]等探讨了如何利用新媒体传播档案文化；吴建凤探讨了新媒体环境下档案宣传途径的拓展[14]等。

档案学者已经探讨了新媒体环境下档案管理、利用、宣传、信息资源建设等方面问题与对策。而随着新技术的不断发展，新媒体的影响深度和广度也不断增加[15]。档案安全保护是档案工作的重中之重，而档案部门应急管理工作又是档案安全保护工作的重要组成部分。因此本文拟探讨新媒体在档案部门应急信息沟通方面的应用，以期借助新媒体提升档案部门应急管理能力，实现档案部门档案安全保障能力。

二、新媒体应用于档案馆应急信息沟通的SWOT分析

应急信息沟通在档案馆应急管理工作中发挥着重要作用。然而传统媒体在纵向上无法达到应急预警、前端控制的及时性要求，横向上无法实现事故相关处理部门有效贯通联系。新媒体的出现为档案部门的应急管理工作提供了创新思路。

新媒体自产生以来，以其形式丰富、互动性强、渠道广泛、覆盖率高、精准到达、性价比高、推广方便等特点在现代社会中占据越来越重要的位置。但是，新媒体是一把“双刃剑”，应用于档案馆的应急信息沟通也不例外。它既可以成为档案馆应对突发事件的重要科技手段，辅助档案馆很好应对突发事件，也可能成为档案馆的安全隐患之一。

（一）优势（Strengths）

1.新媒体的即时性提升档案馆应急信息传播速度。新媒体信息传播具有即时性特征，它打破了传统媒体在时间上的限制，极大地压缩了信息传播的物理空间，实现了无时间限制和无地域限制的传播；它使新媒体的使用者在任何时间、任何地点都可以接受信息，实现信息零距离传播。新媒体比报纸、电视等传统媒体的反应时间更短，发布消息更迅速。事件的全过程可以迅速传遍社会，人民群众可以随时接收事件的最新情况。

新媒体的即时性特征有助于加速档案馆应急管理整个流程中的信息传播，提高应急管理水平。在档案馆应急管理前期，馆内监测预警过程中发现的各种隐患信息，可通过微信等新媒体平台及时传递给档案馆内各相关部门，以便及时采取干预措施，避免突发事件；而一旦灾害发生，档案馆启动预警，又能借助新媒体平台第一时间有效传递给各应急主体及部门。例如，微信具有依托人际关系传播信息的特点，传播对象多数为手机通讯录里的朋友。档案部门利用微信这一独特的人际关系传播方式与深度传播效果的特点，建立各部门间专门的应急微信平台。当突发事件发生时，第一时间将信息传递给专业的应急处理主体，通过超时空性的应急信息沟通，辅助档案部门进行决策，提高其决策能力和领导能力。同时，档案部门利用新媒体平台，可与气象部门、灾害监控部门、消防部门、医疗部门等相关部门建立一套完善的预警信息系统。当灾害发生时，利用新媒体及时传递信息，汇报相关情况，实现信息发布的无缝对接，有效地进行档案部门突发事件的监测预警，为抢救档案信息资源最大限度地争取时间。

2.新媒体的交互性拓宽档案馆应急信息传播途径。广播、电视等传统媒体都是单向的线性传播，媒体处于主体地位，决定着用户何时接受何种信息，用户难以对接受的信息进行选择与反馈，信息交互性差，这种静态的传播方式使得信息不具流动性。以微博、微信、客户端、直播等为代表性的新媒体技术，改变了信息传播的方向。用户可以随时对信息进行反馈、评论、补充和转发，最大限度地发挥出不同事件主体的参与性和主动性，真正实现双向、多向信息交流。

新媒体传播信息以“分子式”传播为主，覆盖范围广泛，传播渠道多向立体[16]。新媒体在档案馆应急管理工作中的有效使用，有助于构建档案各应急部门的互动，以及档案部门与社会各相关应急部门、社会公众互动的新平台，加强部门间的信息沟通和联通互动，提高各部门间合作沟通的效率。新媒体的交互性特征从横向上扩充了档案馆应急管理涉及的范围，使档案馆系统内外的应急管理相关的人、财、物、信息等实现最优配置，从而使应急管理效果倍增[17]。

同时，档案部门遇到突发事件时，还可以借助新媒体平台，与国内外档案部门、图书馆、博物馆等同行、非政府组织、民间应急专业组织等建立良好的信息沟通机制，建立高互动性、实时性的应急处理模式，在突发事件处置过程中，通过直播等技术方式获得远程技术支持，确保救灾工作的顺利实施。“高手在民间”，通过新媒体，还可以吸引更多关注档案事业的社会公众参与救助与抢救。公众可以通过档案部门的微博、微信平台、客户端，及时了解档案部门应急管理工作的动态，在网上建言献策，发挥群体智慧的威力。

（二）劣势（Weaknesses）

1.新媒体的失真性影响档案馆应急信息沟通的公信力。互联网为用户提供了虚拟空间，因此从档案馆突发事件的爆发到结束，任意用户可以自由表达观点，发布、传递消息，实现了言论自由。但这既是新闻的来源，也是谣言的起点。社会公众的个人认识水平、情感与偏好均不同，导致新媒体的内容也可能会有失偏颇；新媒体的自由性、任意性有可能导致档案馆信息沟通的失真性，使档案馆应急信息鱼目混杂而缺乏公信力。最终，虚假的信息有可能引发连锁突发事件，使原本复杂的突发事件更加复杂，难以处理。这样，“黄金4小时媒体”就可能将突发事件传播、发酵为有着重大舆论影响的事件，给处置带来困难。

2.新媒体的匿名性影响档案馆应急信息沟通的安全。新媒体的使用允许社会公众匿名登陆，自由发表观点。不法分子借助新媒体这个特点，不仅可以利用非法网站、手机短信等快速散播关于档案馆突发事件的虚假信息、不负责任的信息，使突发事件升级恶化；还可以趁机利用网络技术给档案馆的新媒体信息沟通平台带来病毒等，使应对突发事件时的关键信息交流平台受到影响，关键应急信息遭到劫持，影响救援。特别是相应监管制度的缺失，使这种情况越演越烈，难以控制。

（三）机遇（Opportunity）

1.互联网环境下新媒体的广泛应用。第40次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2017年6月，我国手机网民规模达7.24亿，网民中使用手机上网的比例至96.3%。与此同时，我国新媒体的社会化程度进一步提高，新媒体与广大网民的生活深度对接，深度卷入百姓生活，成为促进中国社会全面升级的引擎。新媒体改变了社会方方面面的管理方式，同时也给档案领域的应急管理带来了新的发展机遇。我国各级档案行政管理部门纷纷开通了自己的微博、微信等。这些“零壁垒”新兴媒体在档案领域的使用，已经成为档案馆宣传的新手段，不仅拉近了档案馆与公众的距离，也开辟了多元的交流沟通渠道；不仅加强了档案馆常态环境下的宣传，也为应对突发事件的非常态环境创造了良好的信息交流沟通平台。

2.我国档案领域对档案馆应急管理的关注程度提升。近年来，我国对档案馆安全保护工作重视程度日益增高，而档案馆的应急管理工作是保障档案非常态安全的重要内容之一。

2014年5月，中共中央办公厅与国务院办公厅联合发文，强调“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”，并且明确提出“建立完善档案安全应急管理制度”，要求全国档案馆建立与完善档案安全应急机制与制度，保护档案安全[18]。2016年4月国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》把“档案安全高效化”作为发展目标之一，提出“档案安全的基本条件和应急、灾备机制更加完善，人防、物防、技防‘三位一体’的安全防范体系更加健全，档案网络和信息系统风险管理能力全面提升”。档案局局长李明华于2017年6月在全国档案安全会议上的讲话中指出，“应急处置是档案安全的最后一道防线”，应该“强化应急处置管理”。

档案行政管理领域对档案馆应急工作的系列部署，表明我国档案馆应急管理工作的受重视程度大大提升，这为档案馆的应急管理的重要组成部分——应急信息沟通的研究和发展提供了良好的政策环境。

（四）威胁（Treat）

1.新媒体考验档案馆舆论控制能力。新媒体传播信息的即时性特征，使每个用户都可以成为突发事件信息的传播者、编辑者，且由于新媒体信息传播的失真性，用户对网络个人言论的负责程度较低，网络谣言此起彼伏。近年来，微博、微信等新媒体平台大量推送、转发不实信息，对突发事件报道缺乏真实性，严重影响相关部门的公众形象。在新媒体时代，一旦档案馆面对突发事件的应急管理没有做到位，甚至造成事态恶化，必将给相关利益主体带来不安全感以及关于档案部门管理能力低下的认知，这种精神层面的形象削减势必降低档案部门的竞争力。每个事件的网络舆情活动周期为23.2天，且新媒体信息传递的广泛性为档案馆对突发事件的舆论控制能力带来了巨大的挑战。因此，如何在突发事件发生时对大众做出正确的舆论导向，如何发挥新媒体舆论引导作用的正能量，都极大地考验着新媒体环境下档案馆的舆论控制能力。

2.新媒体考验档案馆对突发事件的反应速度。与传统媒体相比，新媒体传播信息不需要任何中间环节，只要有网络覆盖，它就能将信息传递给公众，且其传播不受地域限制，可以大范围实时传播、同步传播、连续传播[19]。当档案馆遭遇突发事件时，如果处理不当，通过新媒体时效性产生的涟漪效应，很可能使档案馆内部应急管理的小事件演变为影响范围广泛的大事件。

新媒体对档案馆应急反应速度的考验是内外两方面的。就内部而言，档案馆如果未能对突发事件进行及时的信息传递，就有可能阻碍与相关应急部门的有效沟通，延误救灾进程。就外部而言，在新媒体泛平民化的时代，档案馆在应急管理时，特别要注意防范一些与档案馆有关的负面新闻。因此，档案馆在处理突发事件时，应把握“黄金4小时”法则，快速反应，先发制人。

三、新媒体环境下加强档案馆应急信息沟通的具体对策

根据新媒体在档案馆应急信息沟通中的SWOT分析，我们可以制定相应策略，利用良好的环境，发挥新媒体的优势，提升档案馆应急信息沟通能力，助力档案馆应急管理工作，从而保障档案的安全。

（一）共用新媒体，提升档案馆信息沟通的针对性

传统媒介“点对面”的集中线性传播尽管有不足，但是其权威性不容置疑。因此，我们应当将新媒体与传统媒体完美结合，优势互补；利用互联网，在全国档案系统搭建档案部门应急信息管理平台，实现对各种灾害的预警、监测及信息发布与传递等。

档案部门应急信息管理平台依托网络技术、计算机技术等，结合新媒体技术，不仅要完成应急管理信息的收集、整理、存储、组织与检索，更重要的是要实现应急信息的传递与共享。它借助新媒体，建立档案馆之间应急信息沟通的专项通道，实时地对各种文字、图片、视频等多种形式的应急预警信息进行沟通，如常态环境下的非常态不稳定因素分析、危机识别，把档案部门的应对突发事件的经验、教训进行交流与共享。另外，它借助新媒体可实现应急云课程、应急预案演练等视频同步观看、应急培训资源实时共享，提升档案部门整体应急预警水平。这样，“平”时完成突发事件、应急管理信息的采集与积累，为“战”时做好迅速准确的信息服务打下良好基础，从而有针对性地提升档案馆应对突发事件的预警能力。例如，美国联邦应急管理署（FEMA）就在官网首页右下角设Facebook，Twitter,Youtube对其内容订阅的标识，感兴趣的网民可以第一时间获取到应急信息和相关政策信息[20]。

（二）善用新媒体，提升档案馆信息沟通的及时性

突发事件来临时，档案部门能否迅速及时反应是决定应急处置成败的重要因素。而这又取决于信息沟通的及时性。因此，档案部门要善用新媒体，遵从英国危机公关研究者里杰斯特提出的“三T”原则。首先，“Tell it your own”，即档案部门要掌握灾情发布的主动权。突发事件爆发后，档案部门借助建立的qq群、微信群、微博、微信公众号等专向新媒体，及时将关于灾情的准确、权威信息对相关部门、对公众进行扩散传播，让公众及时全面了解灾情、避免恐慌，避免谣言。其次，“Tell it fast”，即档案部门要第一时间公开信息，通过上述新媒体渠道，实现应急救灾相关部门的高效信息沟通与联动，促使各方迅速采取应急行动，获得及时、协同救援。最后，“Tell it all”，即提供全部信息。新媒体信息发布较为简单，灾害现场应急人员均可从不同视角发布灾情信息，实现灾害现场灾情的动态直播和监控，提供多形式、多维度的应急信息参考，为领导者决策提供信息服务。基于新媒体的高效联动的网络平台进行突发事件信息报道，有利于突发事件信息的迅速扩散，也吸引更多相关人员与公众参与到应急抢救，实现群策群力，有利于突发事件的及时处置。另外，善用新媒体也有助于档案部门接受公众的监督，促使其积极应对紧急事件，有效履行应急职责。

（三）巧用新媒体，提升档案馆应急信息沟通的广泛性

新媒体技术融合了文字、图像、视频、音频等多种媒介，具有生动形象、直观性强的特性。档案部门在突发事件处置后的间歇期，利用新媒体平台，宣传应急知识，扩大应急信息的受众面。针对档案工作人员与普通公众，档案部门可巧用新媒体进行不同层次的应急管理知识的渗透，增强应急管理体系的弹性，提升档案馆应急管理工作的软实力。例如，借助档案部门的微博，制作档案应急相关的技术帖、动画视频等应急管理内容，注重标题的生动性、运用网络语言与微短视频的直观性，吸引相关人员与公众的注意；利用微信，把握微信公众号人群精准定位传播的特征，抓住人们每天在11—12点、17—18点、21—24点三个高峰时间段的微信使用率，定时主动推送有关档案应急的案例以及档案应急技术知识；借助专业的移动客户端，抓住其专业性强、用户群体专业性高的特点，传递较微博、微信平台上技术性更强的应急知识技能。同时，开展网络课程、应急演练直播等，实时开展突发事件应对技能的培训，实现“一地演习，多地学习”的新媒体教育培训体系。这些依赖于新媒体的信息传播方式使人们在不知不觉中获取了应急管理知识与信息。

现阶段，我国已于2013年建立国家应急社区网(www.cneb.cnr.cn)，内容涵盖“权威发布、互助信息、应急知识”，官方微博、微信等网络平台也推送应急科普知识。档案馆可借鉴这一做法，与相关应急部门合作，建立档案部门权威的新媒体应急知识平台，组建一支涵盖各个应急管理部门人员的新媒体网络志愿者队伍，定期推送档案馆应急内容，包括灾前预警、行动计划、抢救方法等，于潜移默化之中对人员进行应急意识的渗透。

（四）智用新媒体，提升档案馆信息沟通的可靠性

新媒体的使用，有利于提升应急信息沟通的效果，但在新媒体的应用过程中，需要从信息技术与制度监督两方面加强建设，为新媒体应用于信息沟通提供智力支撑。

新媒体环境下，个人很难成为信息传播与沟通的责任主体。因此，在档案馆应对突发事件中，虚假、不实的信息会趁虚而入，干扰正常的灾害应急工作。而我国目前对新媒体形态的管理基本处于空白，亟需加强立法监督，建立新媒体法律防范机制。从档案部门具体工作来看，对于涉及突发事件应急的qq群、微信及公众号等新媒体的准入，更是要加强监管，实现实名认证，严格避免档案部工作人员以外的人员进入应急管理工作微信群，混淆视听，这样才能保证应急信息传播的精准性与真实性[21]。同时，档案部门也要联合信息安全监管部门，利用技术手段对应急管理相关部门的新媒体传播内容进行观察、测评，将可能恶化危机情况的虚假信息迅速排除，以保障新媒体沟通渠道下应急信息的可靠性。

传统媒体传播模式最大的桎梏在于线性传播与时间的冲突、静态接收与空间的冲突，信息的接收由此受到时空的限制，“档案馆应站在用户的角度尽可能满足其信息获取需求”[9]，而新媒体应用于档案馆的应急信息沟通，正好克服了传统媒体的弱点，使灾害信息及时便捷地发布与传递到相关应急部门，为应急救援赢得宝贵的时间，提升应急管理水平，最大限度避免对档案的破坏。

参考文献：

强化小型农田水利建设新机制的监督管理力度，有利于促进水利工程的建设效率。因此，应对水利建设工程进行仔细而谨慎的规划，由此而使得水利工程项目的建设达到施工有质、管理有度的效果，同时，不断改进完善监管制度，用制度来管理。相关监督部门以及工作人员应充分发挥自己的监督作用，由此保障水利工程的建设效率以及工程质量。

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