档案信息资源规划的关键成功因素分析

文 / 孙长美 李孟秋

档案信息资源蕴含巨大的价值，如何对档案信息资源进行合理规划关乎档案信息资源价值的最终实现。随着“档案向社会开放，为社会服务”理念的发展以及电子文件数量的增加，现有档案信息资源的服务方向和结构都较以往发生了巨大变化。新形势下，需要以新视角和新方法进行档案信息资源规划工作。关键成功因素法在这种背景下被引入其中。这种方法通过构建影响目标实现的主要影响因素，为规划者提供清晰的解决问题的思路，能够在短期内明确当前工作的重点，对于档案信息资源规划工作具有较高的适用性。

一、档案信息资源规划与关键成功因素法

（一）档案信息资源规划的内涵

档案信息资源规划的前提是以信息观和资源观看待档案与档案管理。档案具有信息资源的特性，且从广义角度出发，档案管理的内容与信息资源管理的内容存在一致性，因此可以将档案管理视为信息资源管理的一部分。

档案信息资源规划是档案信息资源管理的重要环节。信息资源规划是指对组织机构所需要的信息从采集、处理、传输到使用的全面规划。[1]而档案信息资源规划则是指档案行政管理部门对档案信息资源管理的流程（收集、保管、鉴定、保管、统计、利用开发等）和内容（档案、档案管理人员、档案基础设施、技术手段和规章制度等）进行的全面规划。在组织的相关活动中，一直伴随着档案的产生和使用，档案信息资源对组织内外均有重要作用，因此档案信息资源规划的主要目的在于，实现组织内部、组织之间和组织外部顺畅的档案信息资源传递与流动，充分发挥档案信息资源的作用。

（二）关键成功因素法的概念

关键成功因素法（Critical Success Factors，简称CFS）是由麻省理工大学教授约翰·洛卡德（John F Rockard）在1979年提出的以关键因素为依据来确定系统信息需求的一种信息系统总体规划的方法。[2]

关键成功因素，就是对实现组织目标起关键作用的因素。关键成功因素法的目的，是建立一个由组织目标、关键成功因素和关键指标组成的复合架构，从而为规划者顺利完成规划目标、实现组织目的提供一个有价值的框架。这种方法的实质，是在明确组织总体目标的基础上识别影响目标实现的因素，并对这些因素进行进一步识别，明确最重要的几个关键成功因素（通常为5—9个），围绕这些关键成功因素确定组织的核心需求，从而确定信息资源管理过程中的重点。

二、关键成功因素法适用档案信息资源规划的主要原因

（一）档案信息资源体量巨大且种类繁多

目前，我国现有的档案信息资源数量巨大。截至2016年底，各级综合档案馆馆藏共计6.5亿卷（件）。[3]馆藏档案种类丰富，其保管、鉴定、利用有不同要求。在档案信息资源数量巨大、情况复杂的情况下，我们要对其进行合理规划，首先要进行总体系统梳理。关键成功因素法的运用正是基于对组织内管理对象的总体把握，因此关键成功因素法对档案信息资源规划的管理对象具有适用性。

（二）档案信息资源规划的新目标催生新要求

新时代档案工作与之前有很大不同，这种不同主要体现在意识与技术上：档案不再只是需要机密保管的珍宝，而应逐渐成为对外开放、提供利用的资源；仅仅具备传统纸质档案管理能力无法适应信息时代档案数字化的需要。在这种背景下，决策者需要重构档案信息资源规划体系以适应发生变化的档案工作实践。目前看来，意识与技术的双重转变为档案工作带来了深刻变革，领导层的档案工作人员需要重新思考档案信息资源的价值和意义。关键成功因素法能够重新进行目标识别，进而使档案信息资源规划适应新时代的工作要求，因此关键成功因素法对档案信息资源规划的变革具有适用性。

（三）档案管理流程与管理机制具有稳定性

通过运用关键成功因素法对档案信息资源进行规划，要求对规划对象有全面了解，因此其首要任务便是了解组织机构的工作流程和体制机制。目前我国的纸质档案依然采取收集、整理、保管、鉴定、利用、统计的传统管理流程，电子文件的管理贯彻全程控制、前段管理的理念。我国档案的管理体制则贯彻统一领导、分级管理的原则。因此，目前我国档案的管理流程和体制机制较为稳定，关键成功因素法对其具有适用性。

三、档案信息资源规划中关键指标的确定

（一）组织架构

一是政府领导。加强政府对档案信息资源的宏观管理，中央政府制定档案信息资源管理的基本政策后，各级政府要根据本地区实际情况对档案信息资源的管理提出要求，形成政府各部门与档案行政管理部门的联动体系，使档案信息资源成为国家公共信息资源体系的重要组成部分，为政府治理、社会发展提供帮助，发挥档案信息资源的多元价值。二是档案行政管理部门的纵向横向联系。在统一领导、分级管理的管理机制下，档案行政管理部门形成了严密的纵向联系，上层部门与下层部门的隶属关系非常稳定。但同级以及不同地区的档案行政管理部门间的联系较弱，彼此处于相对疏离的状态。针对这种情况，应加强档案行政管理部门的横向联系，通过档案异地备份、工作座谈会等形式加强工作联系，学习彼此的工作经验，提升档案信息资源管理水平。三是应急机制。档案工作具有相对稳定性，但也难以避免意外情况的发生。档案行政管理部门应未雨绸缪，及时建立档案信息资源的应急机制。在发生灾害时，通过档案库房监控、异地备份、档案恢复等手段维护档案完整性；在发生社会突发事件时，则可以发挥档案信息资源的作用，加强档案应急信息资源的建设,建立和完善我国档案信息资源规划体系,提升档案部门服务社会能力[4]，从而有效应对社会突发事件。

（二）人力资源管理

一是领导层观念。在档案行政管理部门中，高层档案工作者起到了关键作用，因为他们对于档案工作的理解和观念直接影响到档案局（馆）工作的价值取向。在新形势下的档案信息资源管理中，高层领导者应更新观念，及时了解国内国际档案工作动态，树立“开放、共享、合作”的档案工作理念，建立完善的档案信息资源管理体系。二是档案从业者的能力素质。提高档案从业者的能力素质是搞好档案信息资源管理工作的基础。对于档案从业者，首先需要具备档案管理、信息管理等相关知识背景，要具有较高的档案信息资源管理素养，要及时了解档案行业的动态，紧跟行业步伐。档案从业者还需要了解法规制度对档案工作的规定，严格遵守法律要求。此外，针对档案从业者应定期举办业务培训，通过集中学习的方式更新知识体系，提升工作效率。三是全国性档案职业资格考试。档案职称是档案工作人员从业的准入门槛。目前在全国范围内，各地档案行政管理部门多采取档案职称评审制，仅有北京、浙江、辽宁等地实行档案职称“以考代评”制度。档案职业资格考试相较档案职称评审制，能够更有效地提高职称评价的针对性和科学性，拓展职称评价人员范围。因此我们应考虑在全国范围内举办档案职业资格考试，不再以硬性指标加以限制，而以专业知识和能力素养作为档案职称的评价标准。

（三）法规制度

一是法规制度的调研。调查研究是法规制度制定与施行的重要保障。通过调研能够帮助立法者了解当前的立法背景与亟需解决的问题，并在法规制度颁布后向立法者提供反馈，对法规制度进行修正。因此在制定法规制度时，应首先进行调查研究，了解主要问题，加强针对性，有的放矢，制定相关法规制度。在法规制度出台后敦促相关机构遵照执行，及时反馈，根据实际工作中出现的问题及时调整，逐步形成完善的法规制度，推动档案工作法制化、规范化。二是完备的法规制度体系。完备的法规制度体系是档案工作法制化、规范化的保障。建国以来，随着档案工作实践的发展，我国制定了专门针对档案的《档案法》，并形成了较为完备的档案法规制度体系。而随着电子文件的出现，原有的法规制度无法完全适应现在复杂的档案信息资源管理要求，因此需要相关部门尽快根据实际工作完善法规制度体系，使其适应档案信息资源管理要求。三是法规遵从与法律效力。法规遵从是指组织在运作过程中，不仅要遵守组织内部的各种规章，而且要遵守政府和行业制定的各项法律、法规及各种规章，同时又能证明做到了相关的要求[5]。法律效力是法规遵从的重要前提，较强的法律效力具有较强的强制力，若法律适用者违背相关法律则会依法受到惩处。而在我国档案规章制度体系中，法律和行政法规较少，多以部门规章和规范性文件为主，法律效力极低，难以起到切实的法律约束作用。因此档案行政管理部门应注重档案法律的立法工作，并在相关法律中加入档案内容，促进档案法律的法规遵从。

（四）内容管理与风险管理

一是档案信息资源库。针对目前档案信息资源分散在各地区，且地区间档案信息资源收集水平和管理水平不一的现状，应尽快建立内容全面、质量优化的国家档案信息资源库；逐步实现全国档案信息资源的目录级查询向文件级查询的转化，建立起全国共享的全文数据库[6]；充分考虑国家档案信息资源受众，在资源广度上，构建符合实际利用和普遍利用需求的数量充分的档案信息资源体系[7]，形成档案信息资源库。二是敏感信息维护。这要求在完善档案信息资源数量与质量的同时加强风险管理，维护敏感信息；加强对政府文件和电子文件开放的审核，确保涉密文件的安全；维护利用者的身份信息，确保个人信息不被泄露，保证利用者当前操作无法被除利用者之外的主体知悉；加强对系统安全和隐私信息的管理，构建风险管理的三重维护体系，确保档案信息资源规划的安全可靠。

（五）对管理活动的监督

档案从业者的工作水平影响档案信息资源的管理水平，因此首先需要对档案从业者进行监督，监督内容主要是工作过程中使用的工作方法是否正确，实际工作是否有纰漏，工作态度是否正确，是否认真耐心地帮助利用者解决问题。对档案从业者的监督需要依靠组织内自查与利用者评价反馈结合进行。通过建立技术开发者—技术专家—档案从业者三位一体的监督机制，对档案信息资源所处的技术环境进行监督，确保档案信息资源时刻处于安全可靠的技术环境中。

（六）客户服务

传统的档案服务方式是“迎进来”，公民需要持相关证明到档案馆现场查档，增加了许多麻烦。而随着政府职能转型，网上查档、政务公开、开放数据的理念逐渐普及，传统的服务方式日趋落后，新型服务工具逐渐普及。档案行政管理部门应革新观念，利用技术发展的契机通过新型服务工具提供服务，通过构建数字档案馆、利用政府档案网站开放档案、联机检索、公共访问等手段为公众获取与利用档案信息资源提供便利。

（七）资源基础设施

这要求集成实体档案和数字化档案与电子文件，形成内容全面的管理系统，以实现档案数字化为目标；完善管理系统架构，形成层级分明的系统结构。系统的构建以档案信息资源数据库为基础，在系统后台便利运营人员随时更新档案信息资源目录与档案信息资源全文；在支撑层针对登陆网站的不同人群，设计政府/公民/企业登录模式；在显示层逐步完善档案信息资源呈现方式，注重信息交互，借助用户参与提高平台质量。

参考文献：

[1][2]周晓英,宛玲.信息资源管理[M].北京:首都经济贸易大学出版社,2012:89,87.

[3]在全国档案局长馆长会议上的工作报告[EB/OL].http://www.saac.gov.cn/news/2018-01/22/content_219103.html.

[4]吴加琪,周林兴.面向社会突发事件的档案信息资源规划的发展思路[J].山西档案,2014(1):65-68.

[5]什么是法规遵从？[EB/OL].http://blog.sina.com.cn/s/blog_5946bd590100pdjf.html.

[6]曹航,谢敏.条块分割、体制约束与机制创新——对档案信息资源整合的再思考[J].档案管理,2010(1):7-10.

[7]周林兴,仲雪珊.以公众需求为导向的档案信息资源规划探讨[J].档案学通讯,2012(5):45-48.