应用“1+N”工作法管理项目档案的实践与思考

张燕儿/舟山市档案局

随着浙江舟山群岛新区建设的快速推进，项目引领的发展模式促使国家投资大幅增加和民营资本大量投入。新区建立以来，舟山市建设项目每年以30%的数量递增，其中重点建设项目2013年98项，2014年127项，2015年181项，2016年157项，2017年167项，2017年度重点建设项目计划投资697亿元人民币。据不完全统计，目前全市在建项目有近千项，多为综合性而又有较强专业性的项目，呈现出数量多、涉及面广、建设内容复杂等特征。纵观如此众多的项目，其档案管理状况喜忧参半，总体情况不容乐观。由于项目建设单位档案意识淡薄，很多项目档案管理不善，存在文件材料形成不准确、归档不齐全、整理不系统等问题。但也有些项目具有规范管理意识，项目一上马管理层就着手抓项目的档案管理，确保档案工作进度与项目进度同步，如浙江舟山液化天然气（LNG）接收及加注站工程项目（以下简称“舟山LNG项目”），该项目采用“1+N”工作法管理档案，取得较好成效。本文试就这一做法进行介绍，旨在为其他项目做好档案管理提供借鉴与参考。

1 “1+N”工作法简介

“舟山LNG项目”档案管理运用“1+N”工作法管理档案，“1+N”工作法即“项目+各参建单位”“项目档案+各参建单位形成的档案”“目标项目+无数工作节点”。“项目+各参建单位”就是在项目档案管理中建立管理网络、明确岗位要求，并要求各参建单位依法依规履约；“项目档案+各参建单位形成的档案”就是各参建单位围绕项目档案建立，完成合同约定的项目档案形成、积累、收集、整理归档、数字化和安全管理工作；“目标项目+无数工作节点”就是围绕目标项目把握工作节点、抓住关键环节，做到工作范围无死角、全流程跟踪服务。项目档案管理需要抓住的工作节点包括图纸会审、技术交底、进度计划安排、设计施工变更、材料工序报审、施工记录、第三方检测、分部分项完成情况、中间结构验收、单位工程交工验收等。笔者认为，“1+N”工作法是管理项目档案的有效方法。

2 “1+N”工作法运用分析

“舟山LNG项目”档案管理运用“1+N”工作法的核心是树立全员规范管理意识，在项目档案管理的全过程紧紧围绕项目档案这个“1”，组织管理好“N”，多个参与者各司其职，采取“N”个控制手段，把握“N”个关键环节和工作节点，开展规范有效的管理。

2.1 做好准备工作

一是领导层关心。早在项目筹备期间，建设单位新奥（舟山）液化天然气有限公司积极听取相关部门的建议，加强与政府职能部门沟通，并多次与市档案局联系，就项目的档案管理内容、人员配备相关要求等进行接洽、咨询；项目启动后，根据项目管理需要制定项目档案管理方案，组织人员通过实地考察、比较筛选，综合各方面因素，确定管理到位、经验丰富、人员专业的舟山市定海兰台档案事务所负责项目档案管理。

二是管理层上心。新奥（舟山）液化天然气有限公司相关职能处室围绕项目管理创优质工程的总体目标，认真履行职责，尽心尽责办事，主动寻求专家意见，协商最佳工作方案，并做到上情下达，工作落实到位；下情上报，争取领导支持。事务所进场后更是及时定目标、抓落实，为发挥事务所的专业优势和管理经验营造良好氛围。

三是参与者用心。无论是项目档案管理的承办部门还是协办部门，都认真对待每一件事，从管理方案、管理制度的拟定到具体事项及相关细节的斟酌与推敲，都是如此。比如在起草《浙江舟山液化天然（LNG）接收及加注站工程项目档案管理实施细则》时，各参与单位和建设单位各承办部门把职责明确到每一个岗位、每一个人员；同时也规定了事务所应承担的具体事项，如对于建设单位，要跟踪项目文件的形成、积累、收集、归档整理及数字化、建立数据库和安全管理等情况；对于各参建单位，要指导、监督、检查并验收其档案工作；等等。

2.2 推进制度建设

新奥（舟山）液化天然气有限公司在事务所进场后着手推进项目档案管理制度建设。一是建立项目档案管理体系。在建设单位建立项目档案管理网络的基础上要求各参建单位明确项目档案分管领导或负责人、档案员和文控人员，严格把控项目文件形成的原始性、齐全性、系统性等。二是相继出台管理文件。如在广泛征求总公司、各参建单位和建设单位各职能部门意见后印发《浙江舟山液化天然（LNG）接收及加注站工程项目档案管理实施细则》，针对跟踪过程中施工档案资料出现的种种情况出台《项目档案专项检查考核办法》，通过检查考核的办法来确保各参建单位的项目施工档案资料形成的及时性、完整性和准确性等。三是实现培训与检查的日常化、制度化。对公司各工作部门和各项目参建单位的档案管理专（兼）职人员进行每年3次以上的系统性业务培训和专题业务培训，普及项目档案形成的要求，提高项目档案质量意识，同时对各参建单位形成的档案采用不定期抽查及月度、季度检查考核的办法，督促各参建单位的项目施工档案资料形成的质量达标。

2.3 规范日常管理

舟山市定海兰台档案事务所取得“舟山LNG项目”的项目档案全程跟踪管理服务资格后，全程跟踪规范管理。一是指定一名常驻人员协助建设单位综合部进行项目档案日常管理工作，如日常的收文登记、各个部门定期的资料接收、项目前期文件的归档整理及预立卷等。二是委派人员参加工地每周监理例会，及时掌握各施工单位的施工进度情况及需要解决的施工问题等，跟踪项目进展督促项目档案的及时形成、补充、反馈、闭合等。三是在组织月度、季度检查考核的同时，不定期增派人员到各参建单位进行项目文件检查工作，根据检查结果反馈检查意见，督促施工单位的施工资料与工程建设进度同步。四是每个月向建设单位递交项目档案管理月报，汇报当月工作成果及下月工作计划，使项目档案全程跟踪服务有计划性和针对性。

3 几点体会

第一，较高的档案意识是运用“1+N”工作法的基础。一个项目的建成需要政府各级各部门的支持和项目各参建单位的努力，项目档案的建立来源于政府各级各部门和项目各参建单位的文件资料。在往来文件中，建设单位各部门如办公室、合同管理部门、工程管理部门、设备采购部门等，相关参建单位如设计单位、各标段施工单位、监理单位等，其产生的文件都是项目档案重要组成部分。要做好项目档案管理，就要让项目文件材料形成的每个单位、每个部门明确文件形成的要求，让每一个经手文件材料的人员都有较高档案意识。

第二，权责明确的管理体系是运用“1+N”工作法的前提。任何工作要实现有效管理，必须要依托职责分明的管理体系。项目在实施过程中与严格按照“五制”（项目法人制、投资资本金制、招投标制、合同管理制和工程监理制）建立管理体系，如把档案管理纳入监理工作制度，明确规定监理单位不仅对项目建设的质量严格把关，还应审查各施工单位的归档文件的完整性和准确性，督促施工单位按时归档；再如，把工程档案管理纳入招投标和合同管理制度。在招标文件、合同中要明确规定施工、监理单位需要提交的档案套数、质量要求、移交时间以及相关的违约责任，如要求扣押一定比例的保证金等。要确保各单位各部门权责明确、各司其职，如建设单位要明确分管档案工作的领导，负责解决工程档案管理中碰到的难点问题，再确定工程档案的主管部门，可以是办公室也可以是工程部，然后确定该部门一位同志负责整个项目文件的系统管理，最后由每一部门负责人指定一人作为各部门工程文件的管理者，各参建单位也指定一人作为资料员，这些部门和人员组成整个工程档案工作网络。

第三，日常的规范管理是运用“1+N”工作法的关键。项目档案是随项目进度同步形成与建立的，日常管理的规范与否直接决定了项目档案质量的好坏。把握日常管理时机，能够确保工程档案归档的及时性。一是把握计量支付关。在工程计量时，除工程实体验收合格外，监理和建设单位还应审核相关施工资料是否完整、准确、有效，以及组卷是否科学、规范，只有监理和建设单位项目档案管理部门责任人签字，才能进行计量支付。二是把握交、竣工验收关。交、竣工验收阶段竣工资料基本形成，建设单位要抓住这个时机，组织力量对各参建单位的竣工资料进行系统审核，检查各单位档案数量是否与合同相符，归档文件材料与建设工程实体是否相符，是否准确、完整、有效，竣工图编制是否符合要求、分类是否科学、整理是否规范，封面填写是否整洁与美观，归档说明和检索工具是否完备。对未能及时整理编目的单位要集中力量进行指导，督促其抓紧整理，对不符合规范要求的单位应要求其限期整改完善。