唐代甲历档案管理对现代干部人事档案管理的启示

罗吉鹏 程 瑶/安徽大学管理学院

现代干部人事档案完整地反映了干部个人的教育经历、工作经历等信息，是组织用人识人的主要依据，是维护干部个人利益的法律凭证，也是撰写人物传记的第一手材料。当前市场经济体制的确立和公务员制度的改革，对加强干部人事档案管理提出迫切要求。我国古代人事档案管理的发展与古代选官制度密不可分。唐代伴随科举制的完善和铨选制度的建立，甲历档案应运而生，我国古代人事档案管理进入了比较成熟的阶段。甲历档案是记录官吏自然信息、科举铨选信息、考课信息等情况的人事档案，不论在形式上、内容上还是功能上都类似于现代的干部人事档案。唐代对于甲历档案的管理形成了一套成熟的运作体系，研究甲历档案管理，能为我国做好干部人事档案管理提供借鉴。

1 甲历档案的干部人事档案属性

1.1 以个人为立卷单位

唐代甲历档案严格遵照“一人一卷”的组卷规则，虽有“诸色出身人铨试讫，应常选者，当年当色各为一甲”[1]的要求，即甲历档案以年份和出身为整理的依据，但仍以群体中的个人为立卷单位。甲历档案是识别官员的主要依据，包括官员的选解、家状、铨注及告身、考状、保状和勋封甲等材料，如选解要列其“郡县乡里名籍、父祖官名、内外族姻、年齿、形貌、优劣课最、谴负刑犯”[2]等情况，每个人的案卷信息各不相同。

1.2 内容丰富

唐代甲历档案的内容非常丰富，会根据每年的铨选和考课而补充新的材料。甲历档案一般包括如下内容：解状，是唐朝政府颁布的个人履历表，也是官员参加铨选的准考报名材料；考状，是记录官员功过及考第等级的文书，“凡应考之官，皆具录当年功过、行能，本司及本州长官对众读，议其优劣，定为九等考第”[3]，每年考第结果又是下一年考课的依据；保状，是参加铨选考试的选人联名互保以证明其家世清白、品行优良、符合报考条件的文书，“以同流者五五为联，以京官五人为保，一人为识，皆列名结款”[4]；春关牒，是礼部贡举放榜之后由吏部颁发的贡举常科及第的证明，“及吏部给春关牒，便称前乡贡进士”[5]；告身，是为官的凭证，经过吏部铨选注拟官职之后要颁发新的告身，作为履职的凭证，“各给以符，而印其上，谓之‘告身’”[6]。此外，甲历档案中还有历子、勋甲、封甲等材料。从甲历档案所包含的材料中可以看出，甲历档案与现代干部人事档案有许多相似之处，大体上反映了官员个人的生活学习经历、组织考核、功过奖惩等内容。

1.3 具有凭证价值

唐代的甲历档案是唐朝政府在选官用人的过程中形成的个人材料，具有重要的凭证作用。甲历档案的利用关系着官员的政治前途，关系着国家能否选拔到优秀的人才，“常日检寻，诸司取证，稍有差缪，所失非轻”[7]。唐太宗强调：“用得正人，为善者皆劝。误用恶人，不善者竞进。”官员只有德才兼备才可以任用，特别是对于品阶较低的官员需要不断的考察才能决定是否提拔，甲历档案在其中则发挥了重要作用。曾任吏部侍郎的杨於陵上奏称：“臣伏以铨选之司，国家重务，根本所系，在于簿书。”[8]铨选是唐代选拔官员、考核人才的重要方式，而甲历档案的凭证功能可以帮助国家选到德才兼备的官吏，所谓“有司选举，必稽甲历”。

2 甲历档案管理及其启示

2.1 人员的管理

甲库官员的职掌是管好甲历档案，并提供档案利用。唐代规定“今请每库采择一公清勤干，专押甲库，冀事得精详，其知经四周年，无负犯，仍望依资与改官”[9]，即对于甲库的专知官，要求工作四年且没有差错方可升官。为避免专知官走后新任人员业务不熟练，在工作的交接上规定“其主典替代者，文档皆立正案，分付后人，违者，杖一百，并去官不免”[10]，如果没有认真履行工作交接手续，将会受到法律的制裁。为了提高甲库官员的整体素质，时任给事中的关播建议“请司甲库，皆是胥吏掌知，为弊颇久，播始建议，并以士人知之，至今称当”[11]。胥吏是没有品阶、为官府聘用的办事人员，素质普遍较为低下，选用士人可以提高官员的整体素质，保证甲历档案管理的质量。

我国的干部人事档案长期以来存在分散管理、多头管理的弊端，主管干部人事档案的有组织、人社、劳动等部门，兼管的有教育、财务、科技等部门，易造成专职人员少、兼职人员多、人员业务素质低下等问题。以江苏省为例，该省有5331名专职档案工作人员，其中拥有研究生学历（包括博士研究生、硕士研究生、在职研究生）的仅占8.7%[12]，专职的干部人事档案管理人员的情况便可想而知。随着我国人事制度改革，类似于唐代“士人”的专业优秀人才将会不断充实干部人事档案管理队伍，未来管理的水平会不断提高。此外，由于我国干部人事档案所特有的政治性、机密性，其信息化、数字化水平相对于其他类型的档案还处于较低的状态，手工检索的情况依然存在。这就要求新老员工做好交接工作，离职的老员工要发挥“传帮带”作用，帮助新员工尽快度过磨合期，并且必须以规章制度的形式来明确工作交接的手续，提高工作效率。

2.2 知情权的维护

唐代建立了严格的甲历档案管理制度，能够保证官员对个人甲历档案具有知情权。以铨选中最为重要的考状为例，每年考课前，先由中央和地方各部门长官对所管官员的德能勤绩进行考核，初步判定考课等级，称为“书考”。各州司考课的初步结果应登记入案并上报尚书省的考功司，考功司又根据监察使收集的材料最终确定考课等级。吏部发给应考官员两份考牒，一份存入甲库，另一份由个人保存。考状是唐代最为重要的甲历材料之一，直接关系到官员的官场仕途，关系到国家是否能让“贤者任其职，能者在其位”，而把考牒发放给个人，可以让应考官员知道自己在“四善”和“二十七最”中哪方面存在不足以及上级长官对自己为官的看法，作为日后加以改正的依据。

我国干部人事档案的知情权，是近年来学者研究的热点。越来越多的学者主张人事档案向档案相对人进行选择性的开放。干部人事档案中的一部分是个人填写的材料，如履历材料、自传材料、学历和评聘专业技术职位材料等，对于这部分材料不应经过归档这一环节而造成密级增加，完全可以依本人申请进行开放；另一部分是涉及政府信息的材料，如政审材料、鉴定考核材料等，按照我国《政府信息公开条例》规定，这部分信息是政府行政部门产生的，而政府信息是可以依申请开放的。但1990年修订的《干部人事档案管理条例》（以下简称《条例》）中有“凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅”“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”等条文，这些规定显然已经不符合时代要求。唐代能把中央机构制作的考状等发给应考人，保证应考人的知情权，可以说是历史的进步，这一点很值得我们借鉴。目前来说，应保证干部个人有查阅其人事档案的权利，特别是考察鉴定及政审类的材料，涉及干部切身利益，因此在放入档案袋之前，必须让其知晓并听取其意见。此外，干部个人的意见也必须放入其人事档案之中。保障知情权，有利于维护相对人的民主权利、提高人事档案的利用率。

2.3 真实性的保护

甲历档案注重维护其真实性，如实记录官员的历史和现实情况。 “（元和）十四年十二月，考功奏：自今以后，应注考状，但直言某色行能，某色异政，某色树置，某色劳效，推断某色狱，纠举某色事，便书善恶，不得更有虚美闲言。其中以下考，亦各言事状。然注考，并不失于褒贬。如违，据所失轻重，准令降书考官考。”[13]考状应力求直言不讳，没有虚假的话语及无关的内容，保持真实性和客观性。遗憾的是，今天的干部人事档案很少能像甲历档案那样“直言某色行能、异政、树置、劳效”，会影响到干部人事档案的真实性和客观性，难以成为组织日后利用的客观依据。

唐代对官员任命有许多条件限制，如出身、家庭关系、籍贯、名讳、职业等，为了防止个人伪造档案，要求仔细审查核查甲历档案，“中书、门下、吏部，各有甲库历，各为三库，以防踰滥……宜今先下吏部、中书、门下三库，委给事中、中书舍人、吏部格式郎中，各与本甲库官同检勘，具有无申报，中书、门下审无异同者，然后依资进拟”[14]。给事中、中书舍人、吏部格式郎中为三省甲库的长官，由他们共同检查甲历档案，检查内容包括手续是否齐全、内容是否完善、有无造假等。2014年，中央组织部在全国分三批部署开展干部人事档案专项审核工作。“截至2016年6月，针对干部重要信息记载不准确不一致的问题，全国核查了64.5万人的信息，420人因档案造假受到组织处理或纪律处分，186人因档案问题被记录在案。”[15]如果能在归档环节，安排组织、人社、纪检等部门人员对人事档案内容进行核查，不给造假材料进入档案袋的机会，将大大提高我国干部人事档案的真实性和可信度。

2.4 胥吏之害的教训

唐代后期甲历档案管理的一大弊端，就是胥吏之害，对此应当引以为鉴。胥吏是掌管甲历档案的实际人员，包括甲库令史、书令史、掌固等，“自汉以来，令史皆有品秩，至隋开皇初，始降为流外行署”[16]。隋唐以来，国家机器完备、职官分工再加上科举制的完善，令史的职责只剩典守档案，且令史不需参加科举由官府直接聘用，故令史地位低下、受人轻视，但因“中书舍人、给事中、吏部员外郎，并合专判，缘官望清高，兼外有职事，不得躬亲”[17]，令史熟悉甲历档案管理的流程，承担了日常的业务工作，“诸司甲库，以令史值曹，刓脱为奸”[18]，掌握着当朝官员的甲历档案，借工作之便监守自盗、徇私舞弊。为了防止令史私自涂改甲历，“咸通十四年（873），考功员外郎王徽，以旧例考簿上中下字朱书，吏缘为奸，多有揩改，请以墨书。从之”[19]。即便唐朝政府有所防范，甲历档案仍免不了被篡改的命运，“制敕旨甲，皆被改张毁裂，如此之色，其类颇多，比来因循，遂使滋长”[20]。随着唐朝后期政治制度的日益腐败，再加上社会动荡，胥吏之害更为猖獗。

鉴于胥吏之害，我国应加强对档案工作人员的监管。《条例》第七条规定：“每管理一千人的档案需配备一名专职干部……不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。”现实是，许多单位数千份干部档案，录入、归档等工作往往都由一两个人完成。我国2014年1月开始实施的《党政领导干部选拔任用工作条例》明确要求：“不准涂改干部档案，或者在干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等方面弄虚作假。”在当前加强干部档案审核的形势下，首先要加强档案管理人员的党性教育、提高其思想觉悟，其次要加快干部人事档案的信数字化进程，最后要完善对档案管理人员的监管制度。

此外，唐代甲历档案管理中的副本制度也值得借鉴。鉴于唐高宗永徽五年（654）“司勋大火，甲历并烬矣”[21]的教训以及防止甲库官员私自篡改甲历档案，唐代建立了严格的副本制度来管理甲历。副本分别由中书省、门下省、尚书省保存，三省所藏的甲历在内容上虽各有侧重，但彼此实为相互补充、相互牵制的关系，以防止其中任何一方非法篡改，保证铨选工作顺利进行。为了确保三省的甲历档案不出现意外，唐代又在内库留有副本，“比来甲敕，祗下刑部，不纳门下省甲库，如有失落，无处检覆。今请准制敕，纳一本入门下甲库，以凭检勘”[22]。《条例》第十二条规定：“干部档案副本，由主管或协管干部的部门保管。” 由主管部门或协管部门管理副本，缺少第三方机构的监督，易发生干部人事档案被伪造或被篡改的问题。目前，可配合我国的党风廉政建设，在各级纪委或监察机关下成立专门的部门保存和审查干部人事档案的副本，这样既减轻了主管或协管部门的压力，又可对企图篡改干部人事档案的行为起到预防和震慑作用。

注释与参考文献：

[1][8][9][11][13][14][17][19][20][21][22]王溥.唐会要[M].上海:上海古籍出版社,1991:1371,1514,1513,15 14,1507,1515,1513,1511,1340,1008,1514.

[2]王钦若,杨亿.册府元龟[M].北京:中华书局,1982:卷629.

[3][16]李 林 甫.唐 六 典[M].北 京:中 华 书局,1992:42,245.

[4][6]杜佑.通典[M].长沙:岳麓书社,1995:卷15,卷15.

[5]洪迈.容斋续笔[M].北京:中华书局,2007:贻子录.

[7]王溥.五代会要［M］.上海古籍出版社,1978.

[10]长孙无忌.唐律疏议[M].北京:中华书局,1983:516.

[12]上述数据来源于赵深在2016年12月12-13日在南京举办的全省档案人才“151工程”启动仪式暨首届学术论坛的讲话.

[15]廉政瞭望.没错,你看的就是假档案［EB/OL］.［2017-07-20］.http://inews.ifeng.com/51467540/news.shtml?&back&back.

[18]宋祁,欧阳修等.新唐书[M].北京:中华书局,2000:卷151.