管理会计信息化建设研究

马淼 王赵军 许俊虎 胡传政 崔元博

摘 要：本文在解决省产研院实施全面预算管理时出现的业务步骤、基本功能及性能保障等相关问题的同时，提出根据省产研院的业务流程、系统功能及非功能性需求等诸多方面进行综合分析和研究判断，只有满足全面预算系统的实际应用需求，预算系统在工作实践中才能可靠适用，由此可见需求分析在构建全面预算系统中所具有的重要意义。

关键词：省产研院;全面预算;管理信息化;需求分析

中图分类号：F230      文献标识码：A      文章编号：1008-4428（2018）07-0067-03

从江苏省产业技术研究院（以下简称：省产研院）的全面预算管理业务实际需求出发，提出全面预算系统结构化的需求方案，以构建出一个高效率、最优化、复合型的全面预算系统解决方案，就必须首先解决省产研院处理全面预算管理时出现的业务步骤、基本功能及性能保障等相关问题。根据省产研院的业务流程、系统功能及非功能性需求等诸多方面进行综合分析和研究判断，只有满足全面预算系统的实际应用需求，预算系统在实践中才能可靠适用，由此可见需求分析在构建全面预算系统中所具有的重要意义。

一、 省产研院预算系统业务流程分析

鉴于省产研院现行的管理架构与组织模式，导致其全面预算管理业务极为繁杂。在制订预算业务需求方案时，必须掌握年度预算编制管理、预算编制审批控制、预算变更审核管理等基本业务处理步骤，只有这样才能提出专业、实用的系统需求方案。

省产研院全面预算管理业务流程，主要包含如下步骤：第一，需要将预算组织结构整理导入到系统中，同时还需要将预算项进行整理导入，以便建立预算表格模板;第二，建立预算编制结构模型，并维护动态表预算表预算项;第三，根据省产研院实际需求设立并编制各类预算表;第四，系统内各类预算表之间存在数据与逻辑关联关系，当其中某张预算表出现变化时，系统会根据数据与逻辑关联关系自动刷新所有与其相关的其他预算表;第五，在预算编制阶段性工作完成后，需要提请预算员审批，如果上报审批能够通过，则预算编制完成，否则还需要重新修改相关预算数据。省产研院全面预算系统业务流程如图1。

二、 省产研院预算系统功能性分析

对省产研院全面预算系统的功能进行分析，可以明确用户对系统的功能定位和功能构成。从前述预算业务流程分析可知，省产研院全面预算系统应该由预算组织机构维护、年度预算编制管理、预算编制审批控制、预算变更审核管理以及预算系统维护管理等子系统构成，这些业务模块单元共同构成了一个较为完善的系统功能方案，具体阐述如下：

（一）预算组织机构维护

预算系统中需要存在预算组织机构库，以便对其进行模块化单元管理，其可在省产研院现有的组织机构基础上整理而成，但并不是等同于现有的组织机构。根据省产研院预算编制的实际需求，预算组织中会根据应用需求适当增减机构部门，其包含组织机构管理、组织机构员工管理、组织机构树生成以及组织机构查询等功能子模块。①组织机构管理。现有的预算组织机构尚不完善，存在着变化的可能性。如在预算组织机构中，还需要虚拟设立多个预算管理委员会，用来为省产研院分类分项预算实现决策、汇总、平衡及管理等功能，因此需提供该单元来实现组织机构的变化与完善，其中包含系统导入等功能。②组织机构员工管理。每个组织机构下有大量的员工，这些员工与预算均密切相关，因此有必要将员工信息添加到系统中，以便分配相应的权限，从而使其具有可操作权限下的相关功能。由于院内员工人数众多，也可进行导入处理。③组织机构树生成。由于省产研院组织机构客观存在着上下级隶属关系，各组织机构的关系可以用树的形式来进行模拟;为了方便实际应用，系统提供组织机构树生成功能。④组织机构查询。预算部门工作人员可通过组织机构名称来搜索组织机构详细信息，由于省产研院所属组织机构较多，系统提供的查询功能，可显著提升日常工作效率。由上述分析可知预算组织机构维护模块功能组成如图2。

（二）年度预算编制管理

预算编制体系支持根据业务数据由系统自动生成利润表，支持根据末级单位填写的底层基础数据，按照组织结构层级层层抵消内部交易、内部往来预算，按照组织结构层级层层按股权合并预算，其中包含项目预算编制、部门预算编制、编制预算上报、关联刷新及分析预算等功能子模块。①项目预算编制。项目预算编制是对省产研院的各类项目数据进行系统化、规范化、精细化编写填报的管理实施过程。本系统中已为基础研究项目、技术原型项目、关键技术项目、共性技术项目、初始投资项目等分别建立了相关的项目预算模型。一个项目预算包含多张相互关联的项目预算表;同时，系统为项目预算提供了建立项目预算表格模板样式并设置了项目预算表格模板数据勾稽关系的验证功能。②部门预算编制。部门预算是指省产研院内各职能部门的预算。部门预算分为多种类型，如收入收益预算、成本费用预算、人力资源预算以及财务费用预算等。尽管各预算内部组成项目不同，但是均从部门实际工作需求出发，并逐项完成同类项汇总，以便形成完整的部门预算方案。系統也为部门预算编制提供了设立部门预算表格模板样式及设置部门预算表格模板数据勾稽关系的验证功能。③编制预算上报。在预算编制完成后，需要将预算信息上报到系统中，按系统内部各关联项、各关联组织、关联机构的节点进行预算上报，以便项目预算或部门预算的授权审批人进行综合审批上报。各项预算在系统审批上报通过后，预算编制报送工作才初步完成。④关联刷新功能。据不完全统计，实践中每个部门预算编制系统内至少有数十张预算表，每个独立核算主体要编制上百张以上的预算表。如果按照表间表内数据勾稽关系人为地一张张刷新计算预算表，其计算的工作量显然很大而且容易出现较多的差错，而使用系统提供的关联刷新功能可实现系统的自动高效处理。⑤分析预算功能。分析预算是指对项目预算、部门预算所进行的各类综合统计分析。分析预算属于定制开发功能，因为需要统计分析的项目数据繁多，如预算项目筛选、字段逻辑运算及预算数值匹配等。省产研院全面预算系统提供统计分析自定义功能以及二次开发模块单元来满足实践中的各类预算综合统计分析需求。由上述分析可知年度预算编制管理模块功能组成如图3。

（三）预算编制审批控制

为满足省产研院各级各类授权审批人对内部各部门预算的编制以及审批控制的需求，预算系统提供了按事先定义的业务流程审批已编制预算的功能。在预算编制审批控制过程中，如果系统节点上某一级授权审批人对已编制的预算存在意见，其可直接驳回到该节点的预算申请人处，由预算申请人对预算进行反复修改及调整，之后重新履行预算审批流程。此模块主要包含预算编制查询、预算编制驳回以及预算编制通过等功能子模块。①预算编制查询。因为省产研院所属预算组织机构众多，预算编制数量巨大，为在实际应用中精准查找预算编制信息，系统支持按字段内容、使用状态等属性搜索等待审批预算的功能。若该类预算存在，则系统以列表形式展示给各级预算授权审批人审阅。②预算编制驳回。在授权审批人审批已编制的预算时，若预算不符合省产研院年度规划要求或预算项目、内容、数据等方面有不合规的现象，可将预算驳回申请人，由申请人按规定进行修改后，再重新提交系统审批流程。③预算编制通过。预算在经过多轮自下而上、自上而下的审批预算流程后，若预算编制已与工作任务、目标、计划等相匹配，授权审批人则可审批通过。由以上分析可知预算编制审批模块功能组成如图4。

（四）预算变更审核管理

当预算与实际发生重大变化或存在显著误差时，则需要对预算进行变更，以便使变更后的预算与实际更为接近。其主要包含预算变更上报、预算变更审核、预算变更查询以及预算变更取消等功能子模块。①预算变更上报。当预算所依据的客观情况发生重大变化或存在显著误差时，预算部门人员则可上报预算变更申请，其必须说明变更的客观原因，以便授权审批人根据客观实际做出是否批准变更预算的决定。②预算变更审核。预算部门人员将预算变更申请提交后，会转发给预算授权审批人进行审核，以便确定预算变更申请是否符合实际，可否通过系统的逻辑关联审核。③预算变更查询。在预算部门人员提交预算变更申请后，可随时查看预算变更申请的审批情况及结果，其支持通过变更申请事项内容、时间、数值等关键字进行搜索查询。④预算变更取消。预算变更申请提交发生错误的，预算部门人员可进行取消，防止错误的申请被上报审批，影响预算工作的准确性。由上述分析可知预算变更管理模块功能组成如图5。

（五）预算系统维护管理

全面预算管理系统涉及预算全部数据与关键信息，若系统被非法用户侵入，导致组织信息外泄或预算被非法篡改，则存在重大管理失控的风险。为避免上述事项的发生，省产研院特别注重预算系统的安全性，这也是开发该模块的初衷。预算系统维护模块涉及以下五部分功能。①验证登录。处理预算管理业务的用户必须为省产研院预算管理中心工作人员，若非法用户进入，则可能发生预算信息被修改、泄密等重大问题，为此需要使用系统登录功能进行身份核实验证。②密码更新。身份识别中密码系统是核心，其泄露则意味着权限的丢失，这样会使得预算信息被窃取。为降低信息风险，全面预算系统要求用户遵守密码编码规则以及定期重置密码，并为防止破解密码提供防火墙。③数据备份。系统中最重要的是数据，一旦数据出现问题就会给省产研院带来不可估量的损失。因此为了保证系统的正常运行，就需要保证数据的绝对安全，只要数据库有数据更新，就应当定时备份，以备不时之需。④数据恢复。若因使用不当或者系统被黑客侵入等原因导致系统发生异常，甚至數据丢失时，则需立刻进行数据恢复。此时备份阶段生成的bak文件则可被紧急使用，快速还原系统并解决数据丢失等数据库异常问题。⑤注销退出。注销功能是为了防止不法分子通过会话窃取登录信息，通过注销功能退出系统更为安全可靠。由上述分析可知预算系统维护模块功能组成如图6。

三、 省产研院预算系统非功能性分析

非专业人士一般会认为开发系统时只需要关注系统的功能性需求即可，其实站在专业性的视角来看，一个系统的非功能性需求更显重要，即使是非功能性的需求也会影响到整个系统的可靠运行。一个成功的预算系统既要满足客户的功能性需求，同时也要满足客户的非功能性需求。也就是说一个预算系统的开发主要由功能性与非功能性两个部分构成，因此不能断言其中某一个系统比较重要。功能性需求主要是为了完成整个预算系统的框架研究，而非功能性需求则主要是针对预算系统后期的安全与检测。

（一）系统性能需求

省产研院全面预算系统主要的性能要求就是实时数据的记录和统计，需要利用系统所记录和统计的数据作为观察和测试的主要技术支撑。在该系统的检测中，主要有以下检测对象：第一、系统响应时间。这是任何一个系统在检测时都会重点观测的重要技术指标，响应时间的长短直接影响了用户使用某个系统的感觉，从人类等待和反映时间的考察，系统数据响应的理想时间应当低于3秒。第二、并发数据量。预算系统记录的相关数据是海量的，且每次都有大批量的数据要上传与更新，为了避免在上传数据时由于并发海量数据导致系统无法运行，需要根据省产研院的实际情况来设定并发数据量。本项研究测试过当省产研院全面预算系统一秒需上传一千条数据时，其响应时间能否控制在十秒以内。第三、并发用户数。当有过多的用户同时使用预算系统时，系统能否支持并发用户数，这也是系统测试的一个重要指标。本项研究根据省产研院全面预算系统当前实际的并发用户数设置一百位用户同时使用系统，以测试其能否正常运行。

（二）系统安全性需求

任何一个系统除了要保证其运行速度和效率，更是要注重对信息的保护。在网络高速发展的今天，网络信息安全已经成为一个新的研究热点。在本系统的运行中也十分重视对省产研院预算信息的安全保护，并采取了相对应的方案进行落实：第一、注册权限控制。每个注册用户都会有一个与之相对应的使用权限，用户的使用权限越高能查询到的信息量也就越多，越能进入到数据库的中心地带。第二、重要数据加密。即使是对每个用户的权限进行了限制，但也不排除用户信息被盗的情况。为了避免由于用户信息被盗而导致数据安全性受损，因此对数据库中较为重要的数据都实行多重保护，设置多重数据加密以确保其安全。第三、系统数据备份。当系统录入相关的数据后支持即刻备份上传，主要是为了避免出现系统崩溃或是瘫痪丢失数据的情况。第四、系统记录日志。每个用户登录系统都会有相关的跟踪记录，主要目的就是为了防止客户信息被盗后能即刻追踪到使用者的登录信息、登陆系统的时间和IP地址，便于追踪查责。第五、系统易用性。在构建省产研院全面预算系统时，面向的是非计算机专业的普通操作人员，注重易用性会使系统用户快速掌握日常使用以发挥出全面预算系统的综合绩效。

作者简介：

马淼，女，江苏省产业技术研究院财务总监，中国注册会计师、高级会计师、产业教授、硕士生导师，研究方向：管理会计与财务信息化;

王赵军，男，河海大学港口海岸与近海工程学院，研究方向：港口海岸工程与管理;

许俊虎，男，南京旅游集团财务部副部长，中国注册会计师、高级会计师，研究方向：管理会计与业财融合;

胡传政，男，南京大学商学院，研究方向：现代金融与财经管理;

崔元博，男，南京理工大学机械工程学院博士研究生，研究方向：测试计量技术及仪器。