档案室档案鉴定工作存在的困难及应对策略

文振兴/长江水利委员会长江科学院

企事业单位档案室的档案鉴定按文件流转程序一般可分为归档鉴定和销毁鉴定，理想情况下，档案室保管的档案要“有进有出”，保持健康的流动状态。而实际上，档案“有进无出”或者“进远大于出”的现象普遍存在，档案鉴定工作往往难以开展。档案室档案管理是我国档案事业的重要组成部分，必须做好档案室档案鉴定工作。笔者分析了档案室档案鉴定工作难以开展的原因，并探讨了如何做好档案室档案鉴定工作。

1 档案鉴定工作难以开展的原因分析

1.1 内部因素

1.1.1 档案鉴定前期工作不够扎实

第一，不对国家发布的归档范围和保管期限表等规范标准进行详细研究和认真解读，而是直接作为内部管理制度使用。一般来说，国家制定的规范标准具有指导面宽、内容多而泛的特点，发布后需要各单位结合实际情况采取有效措施如开展技术交底、业务交底或参照单位内部质量文控体系等，对规范标准进行取舍和细化，形成符合本单位实际需求的、具有极强针对性的规范标准。但在实践工作中，很多单位直接将国家发布的标准规范拿来做本单位的标准规范，由于档案价值把握弹性大，档案人员在档案鉴定中无法准确地做出判断[1]。

第二，破坏档案之间的“有机联系”。一般而言，单位在从事一项生产活动时会产生多份文件，这些文件从产生到结束会历经多个管理和生产部门，有些部门在履行职责时会“截留”部分有价值的文件并自行向档案部门移交。这些因工作需要暂时分散保存在各部门的文件实际上是一个有机整体，在归档后须重建并保持档案内容之间的有机联系。但有些单位在制定档案分类整理方案时只考虑了档案的来源部门却忽略了档案的内容联系，比如简单地将办公室归档的文件归类为文书档案、将计划处归档的合同归类为合同档案、将生产部门归档的文件归类为技术档案。这种分类方法是值得商榷的，因为它延续了以分工管理为主的分散型管理体制的缺陷，让注重单方面、单要素的职能管理割裂了档案内容的整体性。这样就容易导致档案人员在鉴定时难以全方位把握档案的产生背景和产生过程，进而不能准确判断档案的价值。

1.1.2 档案鉴定工作机制存在缺陷

第一，缺乏对工作的统筹安排。在实践中，档案室主要负责保管好其他管理与生产部门移交过来的档案并提供利用，档案的完整性和准确性主要由档案产生部门负责，但单位员工很容易陷入“文件一旦移交，鉴定就是档案部门的事”的认知误区。应当认识到，档案和档案工作不但具有独立性，而且具有依附性，其依附性主要表现在档案内容绝大多数不是档案工作内容，档案室管理的档案绝大多数也不是档案室自身形成的，因而落实档案鉴定工作所要求的“鉴定主体具备全面、历史、发展的眼光，在鉴定期满档案时，不仅要关注档案对原生单位的第一价值，而且要关注档案对国家、社会的第二价值”，单纯依靠档案室的力量是难以实现的，所以档案鉴定需要单位其他部门的配合，共同实现。然而，要使文件产生部门与档案室协同合作，就必须要有驱动因素，这种驱动因素一般指向内部管理体制，即在分工体制下需要建立统筹工作机制，而这种机制是很多单位所没有的。

第二，“终身主要责任制”催生“不求有功、但求无过”的心理。很多单位的档案工作采取的是领导责任制，即由分管领导或负责人对其任期内的档案工作负终身主要责任。众所周知，档案多为“孤本”，一旦遗失或损毁不可再生，因此销毁档案都需要分管领导签字盖章并承担销毁后的责任。这种“集主要责任于一身”的工作机制容易催生“不求有功、但求无过”的心理，这是很多分管档案工作的领导在销毁档案工作上态度消极的主要成因之一。

1.2 外部因素

1.2.1 鉴定依据模糊

档案鉴定工作始终围绕档案价值这个基本点进行，然而价值是抽象的，要把抽象的概念落实到具体工作中，就必须要有比较明确的判定依据和判断方法。

纵观《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》《城市社区档案管理办法》《村级档案管理办法》《国土资源业务档案管理办法》等各种档案法规，可以发现有关档案鉴定方面的条款大多从工作程序上予以规定，比如对于销毁鉴定，只规定了鉴定主体和销毁程序两个方面内容，即要求鉴定小组由相关业务部门和档案部门共同组成，销毁程序包括造册登记、审核签字、派人监督、永久保存销毁清册等，而对如何判定期满档案后续价值没有给出方向。

另外，目前国内还没有“普适”的鉴定理论用以指导实践。当前常见的鉴定理论包括年龄鉴定轮、行政官员决定论、职能鉴定论、利用决定论、宏观鉴定论[2]等，这些理论判定的侧重点不同，或为来源、或为内容、或为载体；或为单一侧重点、或为复合侧重点。这些理论毕竟都是舶来品，究竟哪一个适合我国国情，对此国内仍莫衷一是。虽然学者也在不断发展我国的档案鉴定理论，但还没有一种思想在业界得到普遍性的推广应用。

1.2.2 鉴定指导不足

业界开展档案工作主要有两个遵循，首先是规章政策性文件，其次是业内优秀经验。多数单位档案工作者终其一生扎根基层，缺乏档案鉴定工作经验，所以迫切需要档案行政管理部门或行业协会开展业务指导和经验推广。2018年上半年，笔者所在的长江水利委员会长江科学院共收到5个档案业务培训通知，分别来自国家发改委、国家档案局、水利部等下属培训中心或协会，培训内容“大同小异”，都包括了“建设项目档案管理”和“档案信息化”两方面主要内容。特别值得一提的是，“弃旧扬新”也是长期以来企事业单位所参加培训的特点，换言之，绝大多数培训只针对近期新发布的法规标准和新时期档案工作问题，而关于像档案鉴定这类“老大难”问题的培训甚少。然而，档案鉴定是档案工作实践的重要组成部分，它关系着馆藏的优劣、管理成本的高低和档案编研宣传等工作效率的高低。但很多单位的档案鉴定工作开展情况很不理想，甚至自成立以来从未开展销毁鉴定，只以不断扩充库房、增加档案工作员工来应对文件日益增长的困局，这和档案鉴定工作业务指导不足不无关系。

2 如何做好档案鉴定工作

2.1 档案室自身

2.1.1 重视档案鉴定前期工作

一要对国家发布的归档范围和保管期限表等规范标准进行详细研究和认真解读。档案室要和其他管理、生产部门之间开展技术交底或业务交底，对单位内文件的来源、内容和性质做具体研究，或档案室要认真研究单位内部质量文控体系，并在此基础上对国家发布的规范标准进行取舍与细化，形成符合本单位实际情况的档案鉴定制度，如此，兼职档案员在收集时才有判别依据，单位责任人在审批时才有把关依据，档案室在接收时才有检查依据。二要不破坏案卷内文件的有机联系，维护档案的系统性，如要充分利用卷内备考表、文件移交清单或著录系统的备注栏对档案案卷的基本情况和特殊情况加以说明，让档案人员鉴定时可追根溯源，能把握住管理与生产活动的来龙去脉。

2.1.2 健全内部工作机制

单位要推动档案鉴定工作需要建立统筹机制。可以借鉴学位评定委员会的设置模式，建立档案工作委员会或者档案鉴定委员会。该委员会不是日常的办事机构，只在研究制定本单位文件归档范围和保管期限表以及开展销毁鉴定等时进行研究讨论和作出决定。此举一方面可以通过优化人员构成，继而优化鉴定主体的知识结构体系，提高鉴定主体的整体鉴定能力；另一方面可以稀释分管领导对其任期内销毁档案的“终身主要责任”，提高其对开展鉴定销毁工作的支持力度。

2.1.3 档案工作人员要加强对外交流与学习

档案室作为单位内设机构，一般没有创收压力，但相较于生产部门要封闭得多。为适应新时期新变化，更好地服务于单位内的各项管理和生产工作，档案工作人员必须主动加强学习和交流，不断更新档案工作特别是鉴定工作的理念和方法。此外，档案工作是一项专业性工作，要做好档案工作，档案工作人员需要具备较强的专业知识；另外，档案室档案工作涉及的档案门类比较多，包括科技档案、会计档案、文书档案等等，因此还需要档案人员不断加强对单位有关业务知识的学习和了解。

2.2 外部环境

2.2.1 积极发展档案鉴定理论

目前，学界和业界在档案鉴定方面是脱节的。一般来说，档案学者往往没有亲身经历过实际部门的档案工作，档案学者如果不深入实际部门进行调研，即便有再强的理论功底也很难把握实际部门特别是档案室档案鉴定工作的要点和难点，很可能导致提出的鉴定理论不契合实际、不具有“普适性”。因此，要积极发展档案鉴定理论，就要创造条件鼓励档案学者深入实际部门，特别是深入企事业单位档案室进行调研，如通过“校企合作”的方式邀请档案学者深入企业档案室调研企业档案鉴定工作。

2.2.2 推进档案鉴定业务培训

如前所述，各地区、各行业每年举办的档案业务培训数量并不算少，但从质量上来看，培训内容存在大同小异、弃旧扬新的问题。其实，在实际工作中，档案工作者对业务培训的需求是多方面的，既有新时期新问题，又有长期以来的疑难杂症；既有宏观政策方面的问题，又有微观业务方面的问题。尤其是像档案鉴定这类疑难问题，企事业单位的学习需求是很强烈的，谁来鉴定、如何鉴定、怎么鉴定、鉴定什么等问题都是值得探讨交流的行业问题。各地区档案行政管理部门、行业协会等组织积极开展档案鉴定业务方面的研究和培训，有助于推动企事业单位档案室档案鉴定工作。