我国智库建设中的内部档案鉴定与保管

文 / 代俊红

随着我国社会经济的不断发展，我国党政机关、企事业单位、科研院所等智库机构会在业务活动、交流沟通、指导决策中产生各种类型的内部档案资料。这类档案资料通常具有权威性高、专业性强、信息量大、保密性高等特点，具有极高的参考价值，常为我国党政机关制定相关方针政策提供参考[1]。内部档案资料的鉴定与保管工作对于档案资料的专业性、保密性等有很大影响。因此，我国各智库机构在建设过程中，需要做好内部档案的鉴定与保管工作。然而，从目前我国智库机构内部档案的鉴定与保管的整体情况来看，在许多方面仍做得不到位，需要进一步加强内部档案的鉴定与保管。

一、智库内部档案的定义和特点

尽管当前我国学术界未对智库内部档案进行明确的定义，但许多研究者对内部档案的概念进行了定义。姜华、王钰指出，内部档案是政府部门、学术机构发布的仅限于内部流通、使用的，且带有保密性质的资料。魏哲从出版的角度认为，内部档案是各类机构非正式出版或者不公开发行的出版物。李国强则从内容上对内部档案进行界定：内部档案一般是非正式或非公开出版的刊物资料，如会议论文、调研报告、统计数据等[2]。笔者认为，智库内部档案是由各级政府、学术单位、工商业界产生的，在各行业、各系统、各单位内部流通的，用于上传下达、指导工作的档案资料。智库内部档案的主要特点表现在内容形式、流通渠道、受众群体等方面。

（一）内容形式

从内容形式来看，智库内部档案一般是党政公文、调查报告以及统计数据等，包括部分非公开的机关公文性的简报等信息资料。它具有比一般档案更高的社会价值，也具有较高的保密性。

（二）流通渠道

在流通渠道上，智库内部档案的流通分为两种方式。一种是在智库机构内部的流通，即相关资料只流通于智库机构内部部分相关工作人员之间。例如，聊城大学的《太平洋岛国研究简报》仅对聊城大学的相关研究工作者开放，相关研究者仅能从聊城大学的内部网站来下载这一简报。另一种是智库机构间的流通。显然，这种内部档案的流通范围比第一种方式要大得多。在这种流通方式下，其它智库机构的工作人员可以通过学术会议、行业培训、交流访问等形式来收集和获取相关内部资料。例如，南京大学举办了2016中国智库治理论坛，并发布了《CTTI来源智库MRPA测评报告（2015—2016）》，这份报告只对参加此次论坛的相关人员开放[3]。

（三）受众群体

智库内部档案的受众群体虽然覆盖面广，包括各类企事业单位、党政机关、非营利性机构等，但从大部分智库机构内部档案流通的方向来看，其最主要的受众是政府部门。这也是智库内部档案在受众方面的特点。智库内部档案最核心的功能是为政府部门在制定政策方针时提供相关的数据、资料支持，为其决策提供资料参考。因此，智库内部档案的流通有点类似于公文的呈递，一般会有报送对象和批示意见。例如，当代马克思主义政治经济学创新智库编辑的《创新智库动态》这一内部文档，被呈递到经济学部、办公厅、科研局、创新办等政府机关，由这些政府机关对这一内部档案进行批示。

二、内部档案的鉴定

智库的内部档案一般是通过档案的半衰期来鉴定。通常情况下，智库内部档案的半衰期为十年，在保存十年之后仅对重要的内部档案保存。也有些智库机构有特殊的内部资料保存期。例如，南京大学档案馆的内部档案采取的是定期保存方式，大部分内部档案的保存期限设置为二十年。智库内部档案的鉴定应当从两个方面进行，首先是对需要鉴定的内部档案资料进行收集，然后是对内部档案属性和价值进行鉴定。

（一）内部档案的收集

一般而言，内部档案只在本行业或本单位内部进行流通。鉴于内部档案这种特殊的流通情况，内部档案的收集也必须根据实际情况从两个方面展开。第一，在可以获取内部资料的行业、单位中对内部档案进行收集，需要根据相应的标准对档案进行收集。在这种收集方式下，资料的移交过程是由个人向档案室移交。第二，对于不易收集内部资料的行业和单位，应由非内部人员通过一种特殊的渠道对某类内部档案进行收集。在这种收集方式下，资料收集者一般是通过参加会议、委托收集、交换等方式获取资料。然而，从当前智库机构内部档案的收集情况来看，许多智库机构缺乏良好的档案收集意识和相应的档案收集规程。在内部档案流通范围外，非内部人员也没有明确的资料收集渠道[4]。这就要求我国智库机构必须做好内部档案收集的规范工作，制定相关的内部档案收集流程与制度，确保内部档案资料收集的可靠性。

（二）内部档案的属性鉴定

智库的内部档案属性独特。这主要体现在制作主体、制作目的以及流通范围三个方面。首先，内部档案的制作主体必须是政府相关部门以及企业，而由个人制作产生的资料则不能归属于内部档案。例如，在学术会议上学者与他人进行学术交流的论文，如果没有在公开渠道出现过，那么这篇论文就不能作为内部档案。这是因为内部档案最基本的属性是具备集体性。值得注意的是，虽然某些内部档案由个人撰写，但如果其集体属性大于个体属性，那么这一资料仍可以作为内部档案来保管。其次，在制作目的上，内部档案应当是非营利的。也就是说，内部档案不应在市场中流通，也没有专门的发行渠道。最后，内部档案的流通范围应当是本行业或本系统内，具有内部性的特点。如果内部资料的流通范围不在机构内部，那么其就不再具有内部性的属性。因此，对于智库内部档案属性的鉴定，也就是对其集体性、非营利性、内部性等属性的鉴定。

（三）内部档案的价值鉴定

随着时代的发展和社会的变迁，智库内部档案的数量每年都在呈现几何级的增长，但是各智库机构保存内部档案的空间却相对有限。因此，智库机构有必要鉴定内部档案的价值，从而对没有价值的内部档案定期进行销毁[5]。根据档案学对于档案价值鉴定的五项原则，智库内部档案的价值鉴定也需要遵循以下原则：（1）整体性原则，即内部档案价值鉴定应从行业或者智库机构的整体利益出发，综合各方面因素来评定内部档案的价值；（2）主体性原则，即在明确内部档案属性的前提下，根据智库主体需求对档案的价值进行评估；（3）全面性原则，即在判断内部档案价值时，智库机构不仅要考虑本单位的需求，而且要兼顾其他单位、系统的需求，从社会、国家角度来衡量内部档案的价值；（4）发展性原则，即对智库内部档案的价值鉴定不能仅从眼前的利益出发，还应当结合现阶段的实际情况来考虑其未来的潜在的价值；（5）效益性原则，即智库机构在鉴定内部档案价值时应充分考虑鉴定和保管的成本及收益。

三、内部档案的保管

智库内部档案的保管需要规范智库内部档案的存放秩序，其目的在于延长内部档案的使用期限和防止内部档案的损坏。内部档案的保管重点应从保管主体和保管环境两方面来考虑。

（一）保管主体

为了确保内部档案的有序管理，智库机构应划分不同的档案保管主体。对于大部分智库机构来说，通常存在三个层次的保管主体，即个体保管者、档案室和档案馆。例如，从个体保管者来看，个体意识决定了内部档案保管的科学性和有效性。若保管主体缺乏科学的保管意识且智库机构没有建立相应的保管制度，势必会出现保管无序的情况，甚至出现内部档案的缺失和损坏，容易引起严重的后果。与个体保管不同，拥有档案室或者档案馆的智库机构通常会有一套较为严格的档案保管标准，可以较好地确保内部档案的完整性、安全性与保密性。然而，目前我国大部分智库机构都是通过个体保管者进行保管，具有档案室或者档案馆的智库机构较少。同时，许多智库机构也没有建立相应的保管制度，对于保管主体的职责没有明确的规定。有些具有保管制度的智库机构，也没有严格按照保管制度来对内部资料进行保管。

（二）保管环境

除了保管主体之外，智库内部档案的保管环境也非常重要。对于具有档案馆的智库机构来说，可从两方面来营造良好的保管环境。一方面，档案馆需要为工作人员提供相应的物质空间，包括存储内部资料所需的各种工具、设备等。另一方面，档案馆需要制定一套科学、合理的保管制度。从整体上来看，当前我国各种智库内部档案的保管环境不容乐观。这主要表现在：第一，保管主体层次多，权责不明，对于那些需要移交给档案室的内部资料并没有明确的规定。另一方面，未建立严格的内部档案保管制度。许多智库机构内部档案的保管基本上依靠保管人员的主观经验[6]。在这方面，南京大学图书馆内部档案的保管经验非常值得借鉴，这所大学的档案馆不仅为内部档案的保管预留了较大的保存空间，而且通过拍照等方式对重要的纸质内部档案资料做了电子化处理，增加内部档案保管环境的安全性。此外，南京大学图书馆还制定了专门的内部档案管理制度，所有内部档案都按照这一制度要求的流程进行保管，充分保证了内部档案资料保管的有效性和安全性。

四、结束语

综上所述，内部档案的鉴定与保管是智库建设过程中的重要工作。智库机构要规范内部档案资料的收集工作，保证来源的可靠性，然后做好内部档案属性和价值的鉴定。在内部档案保管上，智库机构必须提供相应的保管空间，明确保管主体的职责，建立严格的保管制度。