国家档案局档案科技项目——智慧档案馆构建研究

■ 云南省档案局课题组

云南省档案局课题组承担的国家档案局档案科技项目——《智慧档案馆构建研究》，局党组书记、局长黄凤平同志亲任课题组长，并于2016年11月通过国家档案局组织的课题评审。

《智慧档案馆构建研究》项目研究成果由课题研究的目的和意义、智慧档案馆建设现状分析、智慧档案馆功能架构研究、结语等4章节组成，共计62000余字。通过总结智慧档案馆研究现状，梳理智慧档案馆建设实践的总体情况和最新进展，提出智慧档案馆功能构架的核心是档案资源收集智慧化、档案管理智慧化、档案服务智慧化。在分析传统档案收集方法的基础上，以智慧档案馆资源建设为重点，提出智慧档案馆资源收集内容多元化方法，提出深化数字档案资源建设，体现资源特色，重视“新媒体”信息资源建设，加强馆际资源整合的智慧档案馆资源建设策略；研究新媒体信息价值鉴定的特点，提出新媒体信息价值鉴定的原则、程序、标准，新媒体信息，提出新媒体热点信息智能收集的模式和方法；分析智慧城市各系统数据分析结论性数据收集内容，提出建立多元化的数据库智能收集管理平台，实现智慧档案馆对城市各系统数据分析结论性数据和各类档案资源的智慧识别与收集。以档案实体管理、数据管理、安全管理现状分析为基础，提出馆藏实体档案管理智慧化的主要技术、实现方法、管理流程；提出离线数据和在线数据管理智慧化平台建设、管理流程、管理软件；提出以数据智慧化为基础，基于大数据挖掘实现档案修复、档案开发利用、征集、接收工作的自动推荐；提出环境管理智慧化的方法，实现数据中心及库房环境的智慧化管理；提出档案智慧化管理所需智慧档案馆系统安全、信息安全管理方法。以传统查阅利用方法研究分析为基础，总结档案服务智慧化的总体要求和基本前提，提出以档案利用需求为核心，构建多样化的智慧服务方式，重点是依托社交媒体，拓宽档案智慧服务方式。

第一章 课题研究的目的意义

本项目研究的目的就是通过深入研究和系统分析档案馆目前收集、管理、利用的现状和存在的不足，提出改进的措施，研究档案资源智慧化收集方法、档案智慧化管理方法、数据智慧化管理方法、环境智慧化管理方法、档案服务智慧化方法，实现新信息技术环境下馆藏资源智慧收集，实现实体档案和档案数据的智慧化、精确化管理，有效的降低维护及管理人员的工作量，使数据管理更加高效、安全；提高档案利用的便捷性、利用率。进而提出构建智慧档案馆的整体思路，为智慧档案馆构建提供参考和借鉴。

智慧档案馆的构建研究成果可以更好地服务于国家政治经济文化建设，推进智慧档案馆在档案管理及档案利用方式方法上的创新，丰富档案学理论和智慧城市的内容，为各级各类档案机构实施智慧档案馆建设初期提供一套参考解决方案，用于档案的创新利用、智慧利用，这也是本项目研究的目的与意义所在。

第二章 智慧档案馆建设现状分析

一是综合众多学者的概念，对智慧档案馆作以下定义：智慧档案馆是采用大数据、物联网、云计算等新兴技术对多元化的档案资源进行整合、感知、挖掘，并提供多方位、多层次、多渠道的档案共享利用服务的一种档案馆模式。提出了智慧档案馆应具备如下特征：

全面感知：智慧管理的第一要求就是能够感知，作为智慧档案馆，需要利用物联网技术实现内外部信息的交换，构成一个基于物联网的通信智慧系统。通过物联网，将档案实体、档案人员、档案设备等联系起来，进行信息交换和通讯，实现对档案实体、档案信息内容以及档案管理信息的感知。

资源多样：档案资源是智慧档案馆的信息基础，与数字档案馆比较，智慧档案馆的资源更加丰富和多元，主要由以下五种信息资源构成：档案内容信息资源、档案实体信息资源、城乡记忆资源、档案应用信息资源和档案档案楼宇管理信息资源。

互通互联：智慧档案馆的互通互联包括多个方面，有馆际之间的互联，馆室之间的互联，单个档案馆中的档案资源的互联，工作人员与公众之间的互联，这种互通互联既有互联网的，也有物与人、物与物、人与人之间互联。

高效利用：智慧档案馆提供服务利用的手段和范围更为广泛，智慧档案馆基于移动互联网和手机阅读建立档案信息服务平台，以社会公众需求为导向，形成一个多元化、多平台的全面完整的档案服务平台，提供高效便捷的档案资源利用。

持续创新：智慧档案馆注重从公众的角度出发，通过社交网络手段加强用户的参与度，汇集公众的集体智慧，实现以人为本的可持续创新。

二是在总结分析国内外智慧档案研究现状、工作实践的基础上，提出了项目研究目标：

第一，探讨如何实现档案资源收集智慧化。探讨如何运用智慧化的方法进行档案资源收集，构建多维、立体和丰富的历史记忆，为档案智慧化服务提供数据基础。

第二，对档案管理智慧化方法进行研究。主要从实体档案管理智慧化、数据管理智慧化、环境管理智慧化、基于数据挖掘的工作推荐、灾难预警恢复等几个方面来对档案管理智慧化的方法进行分析探讨。

第三，研究档案服务智慧化的实现途径。探索以档案利用需求为核心，构建多样化的智慧服务方式。

第三章 智慧档案馆功能架构研究

分别从收集、管理、服务三方面进行研究，并提出了智慧档案馆的功能构架。

一、研究并提出档案资源智慧化收集方法。

智慧档案馆管理对象是多元化的档案信息资源，根据其生成特点可分为：档案内容信息资源、社会记忆档案资源、民生档案资源。

档案内容信息资源：包含原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息的归档数据等；原生电子档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录。档案数字化成果是指通过利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术将各种载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息。经济社会运行及管理信息的归档数据社会记忆档案资源：包含新闻媒体信息、社交网站信息、非物质文化信息等。民生档案资源：可分为六大类，民主政治档案（包括公民参与各种民主选举、申诉个人利益等方面形成的档案）、社会保障档案（公民在生产、就业、工资福利、收入分配、养老保险等方面形成的档案）、国企改制档案（国企改制后企业转让、拍卖、评估、重组以及职工安置、政策处理等方面形成的档案）、教育卫生档案（学校教育收费、学生招录、教育安全以及群众就诊、医保、医患处理等方面形成的档案）、安居乐业档案（土地承包、拆迁征用、房屋权属、山林承包、移民安置、人口婚姻、转业复退、食品安全等方面形成的档案）、公共服务档案（公民出行、休闲、娱乐、办事等方面形成的档案）。

面对多元的档案资源，提出了智慧收集的策略:

第一、深化数字档案资源建设。一是传统馆藏资源的数字化，二是持续稳定地接收电子文件进馆，三是确保数字信息资源的系统化、标准化和结构化。

第二、体现资源特色。智慧档案馆资源建设既要丰富多彩，也要注重差异化，体现档案馆所独有的资源特色。智慧档案馆的资源结构不同于数字图书馆或者其他的信息平台，必须体现出地域文化特色、行业特色及原生态特色。

第三、重视“新媒体”信息资源建设。新媒体的发展是未来媒体发展的新趋势，传统意义上的媒体是通过电视、广播、报刊、杂志，单一形式的完成对于信息的传播，而新媒体是集传统意义的媒体的基础上运用数字媒体技术开发创意完成的对于信息的传播加工以及新的诠释的一种新的媒体概念。也可以称作是第五媒体。如数字杂志、数字报纸、数字广播、手机短信、移动电视、网络、数字电视、数字电影、触摸媒体、手机网络等都是在新的技术支撑体系下出现的新媒体形态。在移动互联网和网络融合大势的促推下，中国新媒体应用不断推陈出新，产业日趋活跃，新媒体的社会化水平日益提升，频频引发热点。新媒体信息已然成为社会和人类记录自身发展和进步的重要档案资料，因而智慧档案馆的资源建设应以新媒体为平台，在更广阔的范围内去收集档案信息，努力使智慧档案馆的资源建设得到最大程度的丰富和完善。

第四、加强馆际资源整合。在大数据生态环境下，单一的数字资源体无论在资源数量和质量上都很难满足社会广泛的信息需求。同时由于历史文化、地域经济、行业特色的限制，单个数字档案馆的档案信息资源必然存在一定的缺陷，因此，智慧档案馆资源建设必须打破地区地域、行业专业的壁垒，必要时运用行政和立法手段。在资源建设上统筹规划，加强资源的融合与互补，实现资源共享，让社会用户在任何一个智慧档案馆的利用平台上能够获取到所有档案馆的信息资源，全面提升智慧档案馆的智慧化。

针对新媒体热点资源，提出了价值鉴定原则、标准和方法。

新媒体信息价值鉴定一般遵循以下原则：

全面性原则。即有价值的都应妥善保存，新媒体信息价值鉴定时要综合考虑各种因素，从信息来源和发布者、信息内容所反映的主题或事件的重要性、信息间的关联性、信息的热门度、信息的互动度等方面考量信息的保存价值和档案价值，即新媒体信息的“质”，同时也应保证新媒体信息的“量”，新闻媒体信息是个性化的、碎片式的、社会性的，具有数据体量巨大、类型繁多、价值密度低、处理速度快的四个特点，即“大数据”特点，故只有汇聚起来才能发挥其意义。此外有价值的不真实信息也是现实的一种真实反映，新媒体上不真实信息的发布、讨论、纠正等一系列行为和痕迹也应该记录和保存下来，既能保证存后新媒体信息的齐全与完整，也能让“未来”看到更加丰满的“过去”与“现在”。

整体性原则：即同一主题或事件尽可能收存，不同主题或事件不可混淆。新媒体信息进行档案化鉴定时也应保持信息间的有机联系，反映同一主题或事件的信息应收存在一起，只要是同一主题或事件的信息，不论是发布性信息、评论互动性信息或其他类型信息都应尽可能收存；反映不同主题或事件的信息应分开收存，以保证存后新媒体信息便于保管和利用。

社会性原则：即社会择其所需。新媒体信息价值鉴定应坚持主体社会化，赋予新媒体用户参与鉴定的权利；鉴定时要充分考虑日常生活、娱乐性内容和互动性内容的社会意义和研究价值；鉴定信息时要符合档案要求，又要贴近社会需求。

个性化原则：即以用户和公众的意愿想法为重。新媒体信息的所有权属于发布者，档案部门应面向社会制定出既符合档案要求和社会需求又灵活自主、简单易懂的个性化鉴定标准。

开放性原则：新媒体信息价值鉴定的规章制度和标准应有包容性，鉴定工作应更加公开并鼓励社会参与，鉴定过程应更加透明。

效益性原则：新媒体信息价值鉴定追求全面和质量的同时要考虑投入与收效的平衡，新媒体信息保存在容量、费用、管理等方面的支出也应纳入考虑。

新媒体信息价值鉴定的标准包括：

理论性标准：（又分价值标准、来源标准、关联标准、年龄标准）一是价值标准。新媒体信息一经发布，用户便可快速分享，其行政价值、账务价值、法律价值、凭证价值、情报价值、科研价值等多种价值是重合交叉着的，不同信息有不同的价值，进行价值鉴定要根据现实情况灵活考量；二是来源标准。新媒体信息可能来自于任何一个社会公众和媒体，也可能是多个用户重复或类似发布，也有一条信息不是“一文一事”而含有不同的内容和主题。因而，其来源广泛，应按信息所反映的主题、事件或社会实践活动来看待；三是关联标准。关注度越高、追随者越多、人际网络越复杂的新媒体发布的信息越有价值；热度越高、联系越多、互动越多的新媒体信息越有价值；四是年龄标准。案卷越老越受到尊重，在新媒体信息价值鉴定中依然适用。尽管大量信息具有较强的实效性，但越早的信息越重要，如各类新媒体发布的第一条信息是最有意义的。

操作性标准：操作性标准是指导人们进行社交媒体信息档案化鉴定实际操作的相对具体的标准，细分为两种：一是普适性标准(政府版)适用于档案部门和档案工作者；二是个性化标准(公众版)，适用于社交媒体用户和公众。普适性标准(政府版)应由国家档案局制定颁布，国家档案局馆工作者实施，新媒体平台及其技术人员、第三方技术公司及其技术人员进行功能或系统设计时或工作内容涉及鉴定时应遵循该标准；在实际操作中几种鉴定标准难以割裂分离，而是相互交叉嵌套的。

新媒体热点信息智能收集的具体模式包括：

一是垂直模式。是指参照名人档案管理理念，确定应收集信息的新媒体，然后根据重大活动档案管理理念，确定收集的热点信息内容。随着社会的发展，任何具备一定设备和技术条件的个人和组织机构都可创办新媒体，面对数量越来越多的新媒体，不可能也没有必要将所有新媒体发布的所有热点信息收集归档。因此，我们可以借鉴参考名人档案的收集方法，选择具有名人效应的个人或组织机构创办的新媒体作为热点信息归档的主要来源。然后再借鉴重大活动档案的收集方法选择具有重大活动效应的相关信息作为收集归档的主要内容。在收集的过程中应注重以原创信息为主，将原创评论纳入归档范围。

二是平行模式。是指分别参照名人档案和重大活动档案的管理方法，确定新媒体热点信息收集的范围和内容。这种模式适用于组织机构主办的新媒体。组织机构通过新媒体发布的反映其职能活动的信息中涉及个人参与或与之相关的信息可借鉴名人档案的收集方法确定收集的范围和内容，由本机构或内部各机构主办、承办的各种活动或与之相关的网络信息可参考重大活动档案的收集方法确定其收集的范围和内容。

建设文档一体化的城市政务数据库收集管理平台、城市业务数据库收集管理平台、城市通讯系统数据库收集管理平台、城市组织（人）、交通、水和能源数据库收集平台，实现智慧档案馆对城市各系统数据分析结论性数据和各类档案资源的智慧识别与收集。

二、研究并提出档案管理智慧化方法。

分别从实体档案、档案数据、安全管理智慧化进行研究，提出了相应的管理策略。

在实体档案管理方面，提出了充分运用RFID技术，通过物联网技术的支持、应用RFID信息系统及人员的有效配合，可以监控每一册纸质档案的存放位置、安全状态，并在档案离开存放位置、环境发生较大改变时做出预警，提醒管理人员，可以较好的实现纸质档案的精确化、智慧化管理。

在档案数据管理方面，分别对离线数据和在线数据提出了管理策略。

离线存储的数据可以采用多种存储介质进行存储，比如：硬盘、磁带、胶片、光盘等。对实体档案与离线数据智慧化管理的区别在于，对于纸质档案的智慧化管理的电子标签张贴在档案盒上，而对于离线载体的智慧化管理，电子标签应张贴在离线存储介质上。考虑到离线存储介质大部分为磁性介质，RFID系统的信息获取是通过RFID读写器接收到的电磁脉冲，这种电磁脉冲达到一定的频率会影响磁性存储介质中的数据，造成数据破坏。因此在对离线存储介质张贴电子标签前，应将离线存储介质存放到相应的防磁盒中，从而避免电磁脉冲对离线存储介质中数据的破坏。

在对离线数据智慧化管理的过程中需要软硬件的支持，除了需要RFID管理系统支持外，还需要介质管理系统的支持。

在线数据是指在系统正常的情况下，拥有权限的用户可以通过内部局域网对数据进行访问和操作的数据。

在线数据包含在线的电子档案数据及软件系统数据库。在线的电子档案数据短期变化小，而软件系统数据库由于软件系统的频繁使用，对数据的访问频繁，时刻都有可能发生变化。无论是对实体档案的智慧化管理还是离线数据的智慧化管理，以及后面要研究的环境的智慧化管理，都要以软件系统的正常运行为基础。

除了需要有良好的硬件配套设施外，旅游地产开发建设还要有良好的住宿条件和度假环境，还需要有更多的休闲娱乐项目，要注重营造一种和谐、宁静、轻松的氛围，使游客在日常工作中释放压力，身体和心灵上都能得到解放。但大陆村的旅游地产休闲娱乐体验项目仍然较少，游客体验不足，回游率不高，旅游地产就难以发展。

研究中，分别从机房建设要求、软件功能需求、数据安全管理、智慧分析、智能监控等方面来研究做好在线数据的智慧化管理的方法。

在机房建设方面，对数据中心的建设级别及资源配置模式结构提出了建设有别于常规、创新型数据中心的新一代数据中心的理念，新一代数据中心应能够规范标准、安全可靠、资源共享、流程优化、技术先进；为了保障数据中心高可靠、高可用，可以选择全冗余、单点故障等级的基础设施；池化IT基础设施资源，资源可根据需要动态部署、分配和调整；资源整合共享，提高系统资源利用率，建设绿色数据中心，集成化管理。

在软件功能方面，也提出了满足智慧档案馆建设需求的功能要求。在数据中心建设的过程中，除了考虑数据中心资源配置模式结构及建设的基础设施等级要求，还需要软件的支持。首先是管理在线电子档案数据的软件和对庞大的数据库进行管理的数据库软件。另外还有用于实体档案智慧化管理的RFID管理软件、对环境进行智能监控的软件等。

在线数据除了电子档案数据外，还有支持各系统运行的、对数据进行管理的庞大的数据库需要管理。为了对这些数据进行智慧化管理，需要建立数据智慧化管理的解决方案，同时配合相关的管理软件及移动终端，对数据实现实时智慧管控。

在线数据的智慧化管理需要较高等级的数据中心基础设施的支持，同时也需要大量软件系统、移动终端设备及APP的支持。为了实现数据的智慧化管理，涉及的软件系统包括RFID管理系统、档案信息管理系统、自动检测设备、数据自动检测系统、赛门铁克软件、爱数数据解决方案、介质管理系统等系统支持。这些系统根据数据智慧化管理流程能够很好的协同工作，在高等级数据中心基础设施和移动终端及APP的支持下，做好包括数据安全自动监控、数据自动备份、系统自动恢复、实时数据监控的数据智慧化管理。

在数据分析方面，提出了采用数据挖掘技术，可以从大数据中发现重要的、需要开展的各项工作，为领导决策及工作开展提供支持。如档案修复工作，可以建设基于大数据挖掘的档案修复工作推荐系统。该系统可以减少人工翻阅档案、数据库管理员重新分析档案破损数据的繁重工作，同时也避免了档案修复工作完全根据加工需要或人为看法来确定本批次档案修复范围，而为综合考虑时间、利用的不全面性。从而使每一次档案修复工作更及时、更具意义。该系统根据查询利用档案所在全宗、档案信息类型综合考虑加工情况、各全宗档案损坏页数、工作时间等采用合适的方法建立数据挖掘模型，并定期执行数据挖掘过程，将各种类型的数据挖掘结果综合以图表的形式展示，定期将报告发送到相关工作人员终端设备中并提醒管理人员，管理人员可以根据当时注重的关键因素，比如利用、时间、加工等的紧急程度，选择对应的推荐修复全宗来开展档案修复的工作。

在环境管理智慧化方面，建议使用环境监测系统对数据中心的温度、湿度、光照、灰层、火警、水浸、网络、空调、UPS电源进行实时监控。相关指标走过设定阀值，及时通知管理人员，并启动相应的应急措施，保障数据中心的安全，减小由于异常造成的损失。

在智慧档案馆安全控制方面，分别从信息系统安全和信息安全方面提出了管理策略。

信息系统安全包括物理安全、运行安全、信息安全、安全保密管理等内容。

物理安全主要包括环境安全、设备安全、媒体安全等方面。一是建立日常巡检制度；二是数据中心环境能够智慧化管理，当机房环境各项的实际值与设定值不一致时，能够自动处置。

运行安全。运行安全主要包括备份与恢复、病毒的检测与消除、电磁兼容等。系统的主要设备、软件、数据、电源等应有备份，并具有在较短时间内恢复系统运行的能力。应采用国家有关主管部门批准的查毒杀毒软件适时查毒杀毒，包括服务器和客户端的查毒杀毒。

信息安全。确保信息的保密性、完整性、可用性和抗抵赖性是信息安全保密的中心任务。计算机信息系统的安全保密管理包括各级管理组织机构、管理制度和管理技术三个方面。为了保障信息安全，在系统设计阶段，就必须有一个系统的考虑，如“三元分立”，在运用阶段，要有完善的管理制度，同时要有强有力的维护保障。

数据库的正常运行是系统正常运行的基础。为了保障数据库的正常运行，在数据库的选择上要选择大容量的正版数据库软件，比如ORACLE数据库软件，并且在数据库的建立及维护上也应考虑到数据访问的高效便利，建立必要的索引、函数、存储过程、触发器、游标等优化数据读写操作。另外，要根据数据访问的特征，建立相对应的数据仓库，编写数据分析算法，也可以使用较好的数据挖掘软件，通过相应的数据挖掘算法，做好数据访问的特征分析，使得数据的访问更加方便快捷。

为了做好数据的安全管理，需要建立数据管理、安全管理制度并严格执行。此外对于数据的备份至关重要，当存在安全隐患或存在误操作时，可以通过备份将数据恢复，保障数据的完整、准确。

保障终端设备的安全是正常访问档案数据的基础。因为在终端的个人计算机、移动终端设备上安装了一些访问数据的应用程序或APP，在终端设备安全的情况下，可以通过对这些应用程序或APP的访问，从而访问到电子档案数据，并进行相应的允许的操作。为了保障终端设备的安全，需要制定相关的终端设备管理制度并遵照执行，在管理制度中应规定使用终端设备的人员，需要安装的规定的应用程序、杀毒软件、终端安全密码设置、设备应用环境等等。

三、研究并提出档案服务智慧化方法

首先，提出档案服务智慧化的总体要求和实现的基本前提:

总体要求：在智慧城市背景下，智慧档案馆应能够解决以下六个问题：（1）区域内民众能够通过各种终端设备不受时空限制获取需求的档案资源与服务；（2）城市档案部门能够有效地管理智能档案系统，确保其正常运行，保障数据安全；（3）档案信息资源能够很好地融入到智慧城市建设中；（4）区域内民众能够通过各种终端设备不受时空限制地实现与智慧档案馆的交流互动；（5）智慧档案馆能够通过大数据分析，向民众提供所需信息，围绕党委政府中心工作，向党委政府提供有参考价值的信息；（6）智慧档案馆能够向受众主动推送档案信息，宣传档案工作。

实现档案服务智慧化的基本前提：

1.具备丰富的、达到大数据分析条件的档案资源。

一是各级各类档案馆的馆藏档案。应将这部分档案数字化，并尽可能实现电子化，达到可以进行数据分析的条件；二是通过系统自动智能筛选接收的各网站数据；三是各行各业大数据中心数据，要进行集中整合，集中利用；四是档案管理过程中形成的档案资源。只有将上述四类集中整合，充分依托现有的软硬件及网络设备，构建全国性、区域性的档案大数据“档案云”平台，跨越不同地理位置实现协同合作，实现云内所有档案信息的统一管理，以私有云建设标准，统一档案资源池，以公有云建设规范，统一应用平台，从而创建海量档案资源的分布式管理模式，才能为档案服务智慧化奠定最基本的资源基础。

2.要消除信息孤岛，实现资源共享。

要真正实现档案资源共享，应该由国家档案局牵头，进行顶层设计，构建真正档案资源共享的构架：一是纵向共享，从中央档案馆、省级档案馆、州县档案馆之间建立档案资源共享机制；二是横向共享，同一层级档案馆之间实现资源共享；三是综合档案馆与其它档案馆之间建立档案资源共享机制；四是综合档案馆与各行业大数据中心建立资源共享机制；五是拓展各国档案馆开放档案资源共享。

3.大数据、云计算、物联网等技术得到充分运用

大数据、云计算、物联网等技术的运用是档案服务智慧化的技术基础。

4.具备满足需求的智慧档案馆智慧化服务平台

智慧档案馆通过物联网技术实现信息共享和交换，通过大数据和数据挖掘技术分析用户的需求，从而构建一个有丰富的资源基础，具有分析、处理、管理和决策能力的智慧服务系统。智慧档案馆以互联网和物联网技术以及全新的智能馆库与先进的设备为基础，实现了各种不同类型的档案都可以通过互联网开展不受时空限制的检索和利用。

5.相关技术标准得以规范统一

标准规范是智慧档案馆建设的基础支撑，标准不同将会出现各地重复建设的浪费现象，所以档案服务平台的建设应从标准规范体系建设入手，严格遵循国家制定和出台的相应档案标准规范和政策。

6.具备实现档案服务智慧化的人才队伍

分析了全国目前的人才现状，提出了人才队伍建设的思路：一是要在科技举国、人才强国战略的支持下，建立多层次的档案人才培养体系，在高等院校中增设档案大数据、云计算等相关课程、专业方向、学位点，充分发挥社会教育机构、培训机构的作用，鼓励企业与高校及培训机构合作培养人才；二要进一步做好吸引、聘用高级专门人才的工作，鼓励相关人才到档案部门工作；三要营造有利于高端人才脱颖而出的人才发展环境，建立高层次人才的评价体系、管理体系、保障体系，使之能在档案事业的发展中真正发挥作用。

其次，提出以档案利用需求为核心，构建多样化智慧服务方式

（一）通过服务条件和服务方式的改善，对传统服务体系加以充分利用，发挥其作用。

服务条件改善，指的是档案查阅利用环境、设备、服务平台的改善。

服务改善，主要是服务意识和服务质量的改善。一要加强对档案查阅利用工作者的培训，提高服务意识、服务水平和能力；二要从管理体制上着手，工作量与收益挂钩，投诉与收益挂钩，以促使档案工作者主动改善自己的服务；三，还可改善服务方式，进行预约服务、跨馆查阅、跨馆出证等。

（二）建设不同层次和内容的专题数据库

建设各类专题数据库，以满足不同受众需求。专题数据库的优点在于同一库内结构一致，内容相近，方便检索，方便查阅。如目前云南省档案馆已经建立的少数民族口述历史数据库，就实现了对少数民族口述历史档案数据进行科学管理，保持数据的高度统一，减少数据冗余，实现数据长期安全保存、信息资源共享，既保存重要资源，又为社会各界提供高效、便捷利用服务的目的，有利于解决以传统手工方式来收集档案、查阅、浏览、借阅实体档案所产生的损坏、丢失的问题；有利于提高工作效率。

（三）依托社交媒体，拓宽档案智慧服务方式

1.充分利用移动互联网，开展档案智慧化服务

（1）可以开通档案微信服务，实现适时互动

充分利用微信支持跨通信运营商、跨操作系统平台通过网络快速发送免费（需消耗少量网络流量）语音短信、视频、图片和文字的特点，为档案的宣传、查阅利用服务。

（2）开通微博

通过微博可以进行公共信息的发布、推送；促进档案学术交流；与档案用户实时互动，进一步了解用户需求等。

（3）手机信息

可以通过手机短信来开展各种档案信息咨询服务。通过彩信业务给用户传送图片、声音和文字等多媒体档案信息，使用户能够方便快捷地读取形象生动的多媒体档案信息。还可以通过系统发送短信到用户的手机上，来告知用户档案馆的相关公布、公告、通知等，并接收用户的各类反馈意见和建议。

2.以“互动多媒体技术”拓展档案展览方式

使用计算机交互式综合技术和数字通信网络技术，处理多种形式的媒体文本、图形、图像、视频和声音，使多种信息建立逻辑连接，集成为交互系统，被概括地称为“互动多媒体”。可借助数字科技，通过更多交互、更炫场景，拉近人们与档案的距离。通过网络使档案展览实现普通陈列手段难以做到的既有纵向深入解剖，又有横向关联扩展的动态形式，创造崭新的观展体验。

3.基于信息移动的主动推荐服务

通过对用户在大数据移动环境中的行为轨迹、服务需求进行分析、预测，发现用户真实的行为偏好和意愿，可以尽可能地还原大数据环境下用户的行为模式、需求与能力、档案利用方向等，从而更好地为信息移动推荐提供可靠而全面的情境，为用户推荐更合适的档案信息。

4.基于档案资源的APP应用

我们可以充分借鉴其它国家、其它行业的APP应用，开发出具档案服务特色的APP，实现档案宣传、自助查阅利用、信息互动、观看展览、休闲娱乐等功能，在各种移动终端上推广使用，以进一步拓宽档案服务渠道。

5.开展双向语音自助服务

借助移动终端上安装的APP，在完成身份识别后，只要查阅者用语音输入需要查阅的内容，系统能自动识别、自动查找、将所需档案信息以语音形式呈现给查阅者。

6.开展网上自助式档案专业培训

我们可以借助互联网，在网上开展各种层次的自助式培训，如档案基础知识培训、岗位培训、网络学历教育培训或一些技能技术培训，可以制作带有娱乐性质的培训影视、也可录制不同层次授课教师的讲授视频放在网络上，供学习者学习使用。

7.构建档案智慧服务O2O模式

在智慧档案馆服务系统上构建一种档案服务模式，自动记录、登记、存储用户的相关信息，并对每次查阅内容进行记录、分析，在查阅利用者完成登录识别后，能够主动、自动检索适合该查阅者的、其关心关注的档案信息，供利用者使用。

8.开展档案智慧自助式存档服务

在智慧档案服务平台上建设一个模块，该模块具有身份识别、认证、自动采取、储存、跟踪提醒、主动推送等功能，让有录制类似视频意愿的群体，通过各种终端，在进行身份识别认证通过的，可以自助录制、归档、保存，并定期跟踪提醒录制或扒送回放，这样既节省了人力、物力，又扩大了受众。

9.开展档案智慧自助式开发服务

在智慧档案馆智慧服务平台上专门开辟一个模块，实现自助式档案资源开发功能。该模块可在任何终端上使用，并可以实现用户（需身份认证）就某一题目或事件发表意见，上传史料应证音频、视频、图片、或其它资料，可以撰写自己的亲自经历，其它人也可认同可不认同，但应提供印证材料；历史事件的经历者也可就该事件再发表感受，或讲述经历；可以讲故事、写文章等。

第四章 结语

本项目研究形成如下结论：

一是智慧档案馆是档案工作主动适应社会信息技术进步要求，与社会信息化同步发展的必然结果，代表了今后一段时期档案工作发展、特别档案信息化建设推进的战略方向。档案工作的本质是信息收集、管理和利用，有什么样的信息就有什么样的档案工作。信息传播和记录方式，决定了档案工作的基本方法和手段。人类社会每一次信息技术革命，都会驱动档案工作的变化和发展。计算机技术的普及驱动了档案工作的数字化进程，催生了数字档案馆。今天，新一代智慧信息技术迅猛发展和广泛应用，也必然带动档案工作从数字化走向智慧化。

二是智慧档案馆是传统档案馆继数字档案馆后转型升级的必然选择。智慧档案馆以新兴信息技术为支撑，着力解决新信息技术环境下档案资源“收、管、用”问题，通过收集智慧可以在海量的信息资源中实现大海捞针精准归档、滴水不漏全方位归档；通过管理智慧可以科学有效维护档案载体，有效维护海量档案资源，延长档案寿命，长久安全保存档案信息；通过智慧服务可以为利用者提供前所未有及时便捷的档案服务；这些即为新型档案资源科学有效管理提供了可行的解决方案，又为改进和提升传统档案管理、保护、利用提供了新的路径。

三是智慧档案馆构建是长期实践，不断完善的过程。人类信息技术的发展日新月异，信息技术应用实践一日千里，在新信息技术与档案业务不断融合发展的过程中“需要一线档案工作人员，不断的辅佐智慧档案馆的理论建设；同时档案学者也要不断吸取来自实践的声音，再不断的充实和完善智慧档案馆的理论。真正做到以实践促理论，以理论谋发展的最佳状态和最终目标。最终，完成智慧档案馆的整体构建，让档案管理者能更高效的管理档案，让档案利用者能更便捷的利用档案”。

本项目研究以“智慧档案馆”既有理论研究和实践总结为基础，以档案“收、管、用”基础业务智慧应用入手，全面梳理和分析新信息技术背景下档案资源收集、管理、服务利用面临的问题及原因，提出智慧档案馆构建应以档案“收、管、用”需求为导向，以智慧技术为支撑，以实现档案收集智慧化、档案管理智慧化、档案智慧服务化为目标。首次明确提出智慧档案构建的核心的是档案收集智慧化、档案管理智慧化、档案智慧服务化。档案收集智慧化应以互联互通的泛在网络为平台，以存储在现实环境及网络环境中的档案资源为基础，以档案信息的自动抓取、分类和聚合，关键词智能分析为线索，实现热点档案智慧感知、档案内容智慧识别、档案资源智慧定位、档案资源智慧采集，全过程、全方位、多层次识别、定位、收集档案资源，构建线上、线下一体，传统档案接收、移交与数字档案网络采集相融合的智慧档案收集体系。档案智慧管理化应以物联网为基础，以档案管理保护知识库为支撑，通过对档案保管环境信息、档案实体信息、档案管理信息、档案内容信息、安全风险信息的感知、处理、智慧处置和数据挖掘，控制档案保管环境，延长档案寿命，保障档案安全，挖掘档案内容。档案服务智慧化应以智慧数据挖掘、用户智慧识别、需求智慧分析，信息智慧提供，通过传统及新媒体方式为档案信息用户提供智慧化的档案信息服务。首次提出基于大数据挖掘实现档案修复、档案开发利用、征集、接收工作的自动推荐；首次提出档案智慧服务O2O模式概念及应用场景；首次提出档案智慧自助式存档服务概念及应用场景；首次提出档案智慧自助式开发服务概念及应用场景。

本项目的研究成果为各级各类档案机构实施智慧档案馆建设提供了一套参考解决方案，可用于档案管理工作，也可用于档案的创新利用、智慧利用。