新形势下如何做好水利档案管理工作

文·张枝

近几年来，国家高度重视水利建设，不断加大对水利工程建设的投资，使其在国民经济建设中发挥着越来越重要的作用。水利档案作为水利建设的重要组成部分，为水利建设提供了重要保障，在整个水利建设中发挥着越来越大的作用。但目前的水利档案管理工作整体水平比较落后，还存在很多亟待解决的问题。

一、水利档案工作主要存在的问题

（一）档案意识单薄，基层水利档案人员业务水平较低

与其他行业相比，水利系统开展档案管理的时间相对较短，水利档案管理队伍的建设，特别是基层水利档案管理队伍的建设及其水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出表现在档案管理人员的数量少，岗位不稳定。特别是不少基层档案管理人员都是半路出家，她们缺乏必要的专业知识，不能很好的适应工作的需要。

（二）水利档案管理制度不规范、未能有效落实

现阶段水利档案管理工作中，有些单位受到资金以及办公条件等影响，没有健全或者完善水利档案的各项规章制度，有些单位虽说建立了相关的规章制度，但没有严格合理的考核办法和健全的规章制度做保障，在实际档案管理中这些制度通常流于形式，并未真正落到实处。特别是一些大型重点水利工程，由于在建工期长，施工单位不一定是本单位，造成档案资料衔接不到位，致使档案管理工作深入程度不能符合相关制度的具体要求。

（三）水利档案信息化建设滞后

我们已经进入信息化时代，信息技术的发展日新月异，已经渗透到了社会的各行各业并且发挥着越来越重要的作用。但是目前来看很多单位存在水利档案信息化程度不高的现象。具体表现在信息化推进速度、技术手段、体制机制等与水利部的要求存在较大的差距。有些水利基层单位在档案管理上仅仅是内部使用一些小规模的管理软件，大部分仍然使用传统的方法获取档案数据，查询档案信息时也主要靠人工方法，所谓的推进档案信息化建设，也仅仅是将纸质文档扫描转变为电子文档。

二、应对目前水利档案工作中存在问题的对策

首先要从制度和思想认识上把水利档案工作的重要性体现出来，严格落实《档案法》《档案法实施办法》等法律法规要求，在资料整理保管、制度建设、业务协同、利用服务、信息化建设等方面加强建设，探索一套科学有效的管理机制，培养一批敬业专业的水利档案工作者。

（一）加强宣传，提高水利档案工作重要性的认识，建立档案领导管理体制

首先要解决领导的认识问题，这是水利档案管理工作能否顺利有效开展的关键。水利档案是一项服务型、专业性很强的工作，要形成由主要领导分管，部门领导主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系。领导的重视和支持是培养水利档案人才的重要保证。要把这一工作落到实处需要做好以下两点。一提高对水利档案工作的认识和重视，尤其是在利用上所起到的作用。举个最简单的例子。我们单位工程建设任务不断，我自从1999年从事档案管理工作至今，始终坚持深入一线，及时收集整理各项水利工程的第一手资料，仅去年一年就提供借阅档案1000余次，整理归档各种资料上万份，充分发挥了档案的基础作用，为工程建设和管理提供了第一手详实，可靠的资料。二提高水利档案管理水平、增强服务意识。通过学习，提高水利档案工作者队伍的整体素质和水平，水利档案为水利建设服务，要真正体现其应有价值，必须服务于水利建设，这就需要水利档案工作者加强宣传，增强水利档案服务意识。

（二）提高基层水利档案管理人员的业务水平和整体素质，加快培养一批水利档案管理人才

一开展继续教育，不断学习新的档案知识。可以联合普通高校、成人高校以及党校等多种办学形式举办档案专业人员的业务培训班。也可以聘请有经验的专家进行专题授课，为大家提供一个学习和交流的平台。二加强领导，纳入绩效考核。在所属业务管理部门的领导下，对水利档案管理人员进行定期考核。同时要以专业技术职务聘任为契机，真正建立起一种竞争机制，激励档案管理人员自发、自觉地去学习，使其不断提高自身的职业素质。三把培养水利档案人才工作列入重要议事日程。对那些热爱档案工作、业务成绩突出、职业素养高的档案人员要大胆提拔重用，这样不仅能鼓励优秀的人才脱颖而出，又能促进档案事业的进一步发展。档案事业要想向前发展，关键在于档案人才的培养，要从实际出发，制定专门的规划，确定近期和远期目标，建立高层次，全方位的档案人才业务交流，以促进档案工作者专业素质和技术水平的飞速发展。

（三）建立健全并严格执行档案管理的各项制度

在水利档案管理过程中，从水利建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的管理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。要依据《中华人民共和国档案法》和水利部颁布的《水利档案工作规定》以及《山东省档案条例》等档案法规文件精神，建立健全档案管理各项制度并认真贯彻执行，做到有章可循，有据可查。同时进行监督检查，发现问题及时解决，使档案工作向规范化、系统化、法制化方向迈进。

（四）新技术在水利档案工作中应用的思路

当今社会是一个快速发展的信息时代，大数据就是这个高科技时代的产物。大数据(big data)，指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据技术不仅能够有效提升信息利用精准度和实效性，还能极大地节约管理成本，已经吸引了社会各行业的关注和研究。水利档案作为国家档案资源的重要组成部分，在水利建设中发挥着越来越重要的作用，如何运用大数据思维，融合利用大数据技术加快水利档案信息化建设，促进水利档案工作转型升级，提质增效，全面实现水利档案管理数字化，不断增强现代水利和智慧水利建设，以水利信息化带动水利现代化，最终实现“民生水利、生态水利、资源水利、智慧水利、平安水利”，是水利档案工作面临的新课题。

1.加快构建新型水利档案综合管理系统

构建新型水利档案管理系统是我国现代档案事业发展的新目标，利用现代先进的科学技术，深度融合大数据思维，坚持统筹规划、创新驱动、注重实效，协同共享，打造集数据采集、数据处理、监测管理、可视化平台于一体的新型水利档案信息大数据平台，建立以利用为导向的数据管理模式，全面提升水利档案信息化建设水平。这不但是提高我国档案信息化管理的手段，还是现代档案管理事业发展的必然趋势和走向。因此要加快水利档案信息化建设和管理的步伐，使之在水利建设中发挥更大的作用。

2.完善水利档案信息化资源的开发和利用

大力开发水利档案信息资源，多层次、全方位、多角度的挖掘水利档案宝藏中一切有益于水利建设、社会进步的元素，使沉潜在各种水利档案中的信息能够充分释放，不仅是时代的要求，同时也是水利档案工作者的使命和责任。对于水利档案工作而言，就是要切实做好水利档案资源收集工作，不断丰富和完善水利档案馆（室）藏结构，确保各类水利档案数据齐全、完整与准确，努力建成一个与水利事业发展相适应，具有水利特色的门类齐全、结构合理的水利档案资源体系，为大数据技术应用提供数据资源。首先要做好日常的水利档案的收集、整理和归档工作，对收集到的档案及时分类、编号、入档。其次要坚持单位和业务科室分别立卷归档的制度，我们单位在建的水利工程比较多，水利建设特别是水利工程建设的周期都比较长，这就需要档案人员进行跟踪收集，保证档案的完全性和准确性。除了收集单位的重要文件归档入卷，还要重点把水利工程的档案分门别类的进行立卷整理。特别是重点工作、重大建设项目等档案收集；再次要积极开展档案资料收集与征集工作，将散存于社会、单位或个人手中，反映本流域、本地区、本单位治水兴水历史发展过程的相关文件材料作为收集与征集工作的重点。有作为才有地位，档案工作的最终目的就是为了利用。所以档案部门首先要抓丰富馆藏，又要抓档案信息开发利用，主动出击，在为上门利用者提供好优质服务的同时，还要搞好档案的编研与公布，要将珍藏的档案资料进行分析、加工、提炼、储藏、开发利用，把单位的科技成果以及取得的社会效益、研究课题进展情况、学术交流信息进行建设和优化，运用大数据思维，进一步加速水利档案信息化建设，让广大用户更加便利的获取和利用水利档案信息，实现水利档案信息的资源共享。把利用服务变成紧密联系外界的窗口和纽带。

3.健全水利档案信息化的安全体系

云计算专家李志宵博士说：“数据安全三分靠技术，七分靠管理”要保证水利档案大数据建设的安全工作，一需要建立规范的大数据安全管理制度。严格执行省局制定的《山东档案信息网管理办法》，通过制度规范档案信息的收集与整理、保存与利用等工作，借此来增强档案管理各个环节的安全性。二要做好档案信息安全管理。档案经过信息化加工处理形成的各类数据应确保安全，避免损坏和丢失，要加强对各类档案信息载体的管理，保证载体的有效性和安全性。三要处理好档案利用和保密的关系。档案工作者普遍存在着“重保轻用、利用不足”的现象，要转变观念，在严格绝密档案与非绝密档案分开保管，提高绝密档案管理人员的素质，加强绝密档案日常管理的同时，切实完善工作职能，机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值，所以要正确处理好两者的关系。要严格按照有关规定做好档案的审查工作，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析和审查，最终决定档案的开放与否，杜绝涉密档案信息接入互联网，严防失泄密事件的发生。四是技术保障，库房配备空调系统、消防系统、门禁系统、UPS系统，能有效保证设备的安全运行。要对计算机安装安全种类的软件，及时修复安全漏洞。采取在线实时备份方式、使用正版软件，强化预防病毒和杀毒的措施。对机要档案进行加密。在网络建设的同时，开展防火墙建设，确保设备安全运行。

党的十九大已经胜利闭幕，十九大报告作出了“中国特色社会主义进入新时代”的重大判断，具有划时代的里程碑意义，新的征程新的起点，我们的档案事业也要乘着十九大的东风，勇往直前！我们必须勇于探索，积极进取，努力使档案这一宝贵财富，适应社会发展的需要，更大程度上为社会发展提供利用价值，更好的为公众服务，充分发挥它存在的价值！