档案管理现代化的现状与对策分析

翟英姿

摘 要：随着我国经济建设和计算机技术的高速发展，更多的科学技术被广泛应用于实现生活和工作中。档案管理作为一种现代化管理数据的方式，摆脱了纸质版的不便与浪费，也促进了管理工作的现代化。为了能够满足档案管理工作不断变化的市场需求以及提高管理数据档案的效率，发展档案管理现代化已成为一个必选的工作方向。但随着我们经济建设的高速发展和经验不足等问题，在发展中还存在着很多问题和隐患。以下，笔者将对档案管理现代化的现状进行简单的分析。

关键词：档案管理；现代化；现状；分析

档案管理现代化的内容简述

档案管理现代化是利用计算机技术在传统档案管理基础上发展出来的。一般来讲，档案信息管理现代化主要包括档案管理的信息化和档案管理的标准化。首先是档案管理信息化，这也是作为档案管理的核心思想。它应用了范围更大的现代信息技术和先进的设备，将档案设备资源和档案基础平台联系在一起。通过这两者的联系，不仅可以解决传统档案资源很难进行共享的问题，还可以保证管理工作的进一步发展；其次是档案管理的标准化。标准化档案管理是实施档案管理现代化较为重要的内容。其目的是把档案数据的信息传递、交换、共享进行规范的管理。一方面可以提升档案管理工作的效率，另一方面可以保证档案管理工作的进一步发展。

档案管理现代化工作中存在的问题

首先，是基层档案管理人员认识不到位的问题。一部分管理人员认为档案管理现代化就是买入光盘、计算机等先进的管理设备。但在实际的操作过程中，很多管理人员因为对设备不熟悉、缺乏经验等，在日常的档案工作中就会搁置下来这些设备，造成了经济和设备的巨大损失。另一部分基层管理人员由于长期使用传统的档案管理方法，随着其在日常生活中对工作熟练度和认识的加深而取得了较大的进步并积累了大量的工作经验，他们从内心深处认为这种传统的档案管理方法已经是先进的方法进而抵触现代化的档案管理方法，而且就算大多数档案管理人员对档案管理现代化有了一定的认识并想运用此技术提高工作的效率，但大部分档案管理单位没有及时将更多资金投入到档案管理人员的工作培训中，或者由于专业知识缺少的原因他们也很难利用设备实现档案管理现代化。

其次，是档案管理基础工作薄弱的问题。档案管理现代化的主要内容是实现文书档案工作的标准化与规范化。在实际工作中，由于人为原因档案管理工作常常存在很大的随意性，缺乏标准的文案层出不穷，这种情况大大降低了数据检索与录入的准确性，这一环節更会影响到整个档案管理工作的质量。因此，档案管理基础的薄弱也是影响档案管理现代化发展中的重要因素。

再者，档案管理现代化准备不充分也是其存在的问题之一。虽然现在一些基层档案管理人员和档案管理部门已经开始进行培训方面的工作，但其准备工作仍做得不够充分。由于高质量的数据输入是实现档案管理现代化的保证，但从实际操作来看，很多基层档案管理工作者并不能短期内完成高质量的数据输入。因此，也就决定了档案管理现代化在工作中很难真正地实行下去。而且数据输入在档案管理现代化中十分复杂还需要手动输入，所以工作效率在其准备不足的情况下很难提高。然后是档案管理缺少统一的管理标准问题。部分企业会因为资金不足等原因控制原材料成本更多地会从经济视角去选取计算机设备，而不同机构的计算机设备在工作过程中会存在一定的差异性。成本较低的设备性能较低，工作效率缺乏一定的保证。若每个单位之间应用不同的计算机设备，便造成了档案管理现代化工作通用性低的问题。因此可以看出，档案管理现代化缺少统一的管理标准也是一个重要因素。

解决档案管理现代化的问题

解决档案管理基础工作是较为重要的问题。第一，健全数据共享和软件共享是档案管理现代化同一文档一体化的重要步骤。由此可以减轻工作人员的工作量，减少工作人员的浪费和经济资源的浪费。第二，需要自动的文书互相分离和转变档案的管理模式，可以促进文档一体化的发展[2]。第三，因为不同的档案工作需要互相之间的联系。因此强化对档案工作的管理是加强行文文件联系过程中的重要步骤；其次，是对基层档案工作人员加强定期培训。第一，为了保证采购设备后档案管理现代化的质量，对基层工作人员进行培训是非常重要的。通过一系列的专业设备的培训，不仅能提高档案工作人员使用计算机进行现代化档案管理和操作机器的熟练度，也能加快工作人员对档案管理现代化的认识和降低他们对现代化技术的抵触心理，同时也能让基层管理人员明确档案管理现代化的意义及内涵，更好地提升档案管理人员的专业管理技术。通过定期的培训，也可以及时发现管理工作人员在实际操作过程中的问题，进而寻找解决问题的方法，以帮助他们在以后的工作过程中能够避免同样问题的发生。第二，是加强档案管理现代化工作的准备。很多单位对于前期的准备工作不够扎实，导致导入的档案数据不够充分，而且很多工作人员并不知道实现档案管理现代化的前期是需要手工录入数据的。最后，是档案管理现代化的统一标准。由于档案管理发展的极不平衡，单位与单位之间计算机设备管理工作的不同，对档案文件的查找仍离不开人工查阅，这就致使一些设备处于无法实用的状态，造成了资源的浪费。

（作者单位：信阳市平桥区档案局）

【参考文献】

[1]刘丽莎.我国档案管理现代化的现状与对策分析[J].中国科技博览，2015（41）.

[2]李福来.议档案管理信息化建设的现状及应对措施[J].才智，2017，2（19）.